CALL CENTER & CLIENT SERVICES REPRESENTATIVE Locations: Maison Aqua Spa
Employment Type: Full-Time / Part-Time
Department: Call Center / Client Services
Reports to: Management
POSITION OVERVIEW We are looking for a professional, friendly, organized, and sales-oriented Call Center & Client Services Representative to join our team at Maison Aqua Spa.
This position is responsible for creating an exceptional experience for clients from their very first phone call. You will be responsible for answering incoming calls, responding to client inquiries, booking appointments, recommending services and packages, following up with clients, and helping increase bookings and sales.
The ideal candidate is confident on the phone, enjoys speaking with people, has strong customer service and sales skills, and is able to multitask in a fast-paced spa environment.
KEY RESPONSIBILITIES Client Service & Communication
Answer incoming calls in a professional, warm, and welcoming manner.
Respond to client questions regarding services, treatments, pricing, promotions, memberships, packages, and availability.
Provide knowledgeable recommendations based on the client's needs and interests.
Create a positive and professional client experience during every interaction.
Handle client concerns, questions, and complaints professionally and elevate issues to management when required.
Maintain a high level of professionalism and confidentiality at all times.
Appointment Booking & Scheduling
Book, modify, confirm, and reschedule client appointments.
Optimize schedules by filling cancellations and available appointment times.
Recommend additional services or treatments when appropriate.
Help maximize bookings across both Maison Aqua Spa and Nuance Medi Spa.
Contact clients when appointments become available due to cancellations.
Follow up with clients who have inquired about services but have not yet booked.
Sales & Revenue Growth
Actively promote spa services, packages, memberships, gift cards, and promotions.
Identify opportunities to increase sales through service recommendations and upgrades.
Convert phone inquiries into confirmed appointments.
Follow up on leads and potential clients.
Encourage clients to return and book future appointments.
Support management initiatives designed to increase bookings, client retention, and overall revenue.
Meet or exceed established booking and sales targets.
Client Follow-Up
Follow up with new clients after their first visit when appropriate.
Contact existing clients who have not visited recently.
Promote seasonal promotions, new services, special events, and packages.
Maintain accurate client notes and information in the booking system.
Assist with client recall and rebooking campaigns.
Administrative & Team Support
Maintain accurate client information and appointment records.
Communicate significant client information to Reception, Spa, and Management teams.
Assist with daily call lists, follow-ups, promotions, and other administrative tasks.
Work closely with management to identify opportunities to improve the client experience and increase sales.
Follow all company procedures regarding client communication, booking, cancellations, payments, and confidentiality.
QUALIFICATIONS & EXPERIENCE Previous experience in a call center, customer service, reception, hospitality, spa, hotel, medical spa, clinic, or sales environment is an asset.
Excellent verbal communication and interpersonal skills.
Professional and confident telephone manner.
Strong sales and customer service skills.
Ability to confidently recommend services and close bookings.
Strong organizational and multitasking abilities.
Ability to remain calm and professional in a busy environment.
Comfortable working with booking and computer systems.
Strong attention to detail.




Excellent English communication skills; French is an asset.
Ability to work independently while also being an effective team player.
Previous spa, hotel, luxury hospitality, or medi-spa experience is considered a strong asset.
PERSONALITY & ATTRIBUTES We are looking for someone who is:
Warm, friendly, and welcoming
Confident and professional on the phone
Sales-driven and motivated by results
Positive and energetic
Highly organized
Reliable and punctual
Patient and solutions-oriented
Comfortable speaking with a wide variety of clients
Detail-oriented
A strong team player
Able to multitask in a fast-paced environment
WHAT WE OFFER Prospect to work with two established luxury spa businesses
Professional and supportive team environment
Employee spa and treatment benefits
Opportunities for growth and advancement
Training on spa services
Opportunities to develop customer service and sales skills
Competitive compensation based on experience
Potential performance-based incentives and bonuses
REPRÉSENTANT(E) DU CENTRE D’APPELS ET SERVICE À LA CLIENTÈLE Lieux de travail : Maison Aqua Spa
Type d’emploi : Temps plein / Temps partiel
Département : Centre d’appels / Service à la clientèle
Supérieur(e) immédiat(e) : Direction
APERÇU DU POSTE Nous sommes à la recherche d’une personne professionnelle, dynamique, organisée, chaleureuse et axée sur les ventes pour se joindre à notre équipe de Maison Aqua Spa et Nuance Medi Spa à titre de Représentant(e) du centre d’appels et service à la clientèle.
La personne choisie sera responsable d’offrir une expérience exceptionnelle à nos clients dès leur premier contact téléphonique. Elle devra répondre aux appels, répondre aux questions des clients, prendre et gérer les rendez-vous, recommander des services et forfaits, effectuer des suivis et contribuer activement à l’augmentation des réservations et des ventes.
La personne idéale est à l’aise au téléphone, aime communiquer avec les gens, possède d’excellentes aptitudes en service à la clientèle et en vente et est capable de gérer plusieurs tâches dans un environnement de spa dynamique.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Service à la clientèle et communications
Répondre aux appels entrants de façon professionnelle, chaleureuse et accueillante.
Répondre aux questions des clients concernant les services, soins, prix, promotions, abonnements, forfaits et disponibilités.
Recommander les services et soins appropriés selon les besoins et les intérêts du client.
Offrir une expérience client positive et professionnelle lors de chaque interaction.
Gérer les questions, préoccupations et plaintes des clients de façon professionnelle et transmettre les situations complexes à la direction au besoin.
Respecter en tout temps les normes de professionnalisme et de confidentialité.
Prise de rendez-vous et gestion des horaires
Prendre, modifier, confirmer et déplacer les rendez-vous des clients.
Optimiser les horaires en comblant les annulations et les plages horaires disponibles.
Recommander des services ou soins supplémentaires lorsque pertinent.
Contribuer à maximiser les réservations pour Maison Aqua Spa et Nuance Medi Spa.
Communiquer avec les clients lorsqu’une disponibilité se libère à la suite d’une annulation.
Effectuer le suivi auprès des clients qui ont demandé de l’information sans avoir encore pris de rendez-vous.
Ventes et augmentation des revenus




Promouvoir activement les services, soins, forfaits, abonnements, cartes-cadeaux et promotions.
Identifier les occasions d’augmenter les ventes grâce à la recommandation de services complémentaires ou de soins additionnels.
Transformer les demandes téléphoniques en rendez-vous confirmés.
Effectuer le suivi des prospects et des clients potentiels.
Encourager les clients à reprendre rendez-vous et à revenir régulièrement.
Soutenir les initiatives de la direction visant à augmenter les réservations, la fidélisation de la clientèle et les revenus.
Atteindre ou dépasser les objectifs de réservation et de vente établis.
Suivi auprès des clients
Effectuer un suivi auprès des nouveaux clients après leur première visite, lorsque pertinent.
Communiquer avec les clients qui n’ont pas visité nos établissements depuis un certain temps.
Informer les clients des promotions saisonnières, nouveaux services, événements spéciaux et forfaits.
Maintenir des notes et renseignements précis dans le système de réservation.
Participer aux campagnes de rappel et de reprise de rendez-vous.
Soutien administratif et travail d’équipe
Maintenir les renseignements et dossiers des clients à jour.
Communiquer les informations importantes aux équipes de la Réception, du Spa, et à la direction.
Effectuer les listes d’appels, suivis, communications promotionnelles et autres tâches administratives requises.
Collaborer étroitement avec la direction afin d’identifier des façons d’améliorer l’expérience client et d’augmenter les ventes.
Respecter toutes les procédures de l’entreprise concernant les réservations, annulations, paiements, communications avec les clients et confidentialité.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE Expérience dans un centre d’appels, en service à la clientèle, réception, hôtellerie, spa, hôtel, clinique ou vente, un atout.
Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.
Très bonne communication et attitude professionnelle au téléphone.
Excellentes aptitudes en vente et en service à la clientèle.
Capacité à recommander des services avec confiance et à conclure une réservation.
Excellentes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs tâches simultanément.
Capacité à demeurer calme et professionnel(le) dans un environnement dynamique.
À l’aise avec les systèmes informatiques et les logiciels de réservation.
Grande attention aux détails.
Excellente communication en français et en anglais.
Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe.
Une expérience dans le domaine du spa, de l’hôtellerie et du médi-spa constitue un atout important.
PROFIL RECHERCHÉ Nous recherchons une personne qui est :
Chaleureuse, accueillante et souriante
Confiante et professionnelle au téléphone
Axée sur les ventes et motivée par l’atteinte des résultats
Positive et énergique
Très organisée
Fiable et ponctuelle
Patiente et axée sur la recherche de solutions
À l’aise de communiquer avec différents types de clients
Soucieuse des détails
Une excellente joueuse d’équipe
Capable de gérer plusieurs tâches dans un environnement rapide et dynamique
CE QUE NOUS OFFRONS L’opportunité de travailler au sein de deux entreprises établies dans le domaine du spa et du médi-spa haut de gamme
Un environnement professionnel et une équipe dynamique
Des avantages sur les soins et services du spa
Des possibilités d’avancement professionnel
De la formation sur les services et soins offerts au spa
Des possibilités de développer vos compétences en service à la clientèle et en vente
Une rémunération concurrentielle selon l’expérience
Possibilité de primes et d’incitatifs basés sur la performance

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📌 Call Center & Client Services Representative - REPRÉSENTANT(E) DU CENTRE D’APPELS ET SERVICE À LA CL (Quebec City)
🏢 Maison Aqua
📍 Quebec City