Information sur l'entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si vous cherchez à ajouter un nouveau défi à une carrière déjà enrichissante, au sein d’une équipe œuvrant en faveur de la justice par des moyens innovants dans un milieu positif offrant des modalités de travail souples, songez aux possibilités énoncées ci-dessous :

Sommaire du poste La personne qui occupe ce poste est chargée d’assurer un soutien administratif, d’effectuer des tâches confidentielles, de gérer les horaires et d’exercer d’autres fonctions visant à soutenir la division des Services généraux ainsi que le vice-président et directeur général de l’administration. La personne choisie fera preuve d’un comportement professionnel et respectera en toutes circonstances une stricte confidentialité. Son sens de la diplomatie dans ses relations avec le personnel, les parties prenantes et le public, associé à sa capacité à gérer efficacement des projets et son temps, permettra à cette personne de réussir dans ses fonctions.

Lieu de travail principal : Bureau provincial de Toronto

Lieu de travail secondaire : S.O.

Superviseur immédiat : Chef de service, Services généraux

Fonctions

Les services administratifs comprennent, sans s’y limiter :

- Gérer l’horaire et les conflits et assurer la préparation des réunions et des événements au nom du vice-président et directeur général de l’administration
- Tenir à jour les registres du flux de travaux et des actions, faire le suivi des dates d’échéances et des approbations
- Collaborer avec les chefs de service des Services généraux pour assurer le suivi des mesures à mettre en œuvre issues des réunions et des discussions
- Revoir, enregistrer et faire le suivi de l’ensemble de la correspondance et des documents et établir l’ordre de priorité des approbations
- Aider à la préparation et à la révision de la correspondance, des notes d’information, des rapports et des présentations, comme demandé
- Effectuer des recherches pour aider à la préparation des dossiers de décision
- Coordonner les réunions, les conférences téléphoniques et les réunions publiques virtuelles, y compris les ordres du jour, la distribution des documents, la rédaction des comptes rendus, l’animation, la mise à disposition de l’équipement nécessaire et la réservation des salles, lorsque permis




- Faire le suivi et traiter les demandes de remboursement de frais, notamment la réconciliation mensuelle de la carte de crédit corporative
- Établir et maintenir des systèmes de classement de documents numériques et sur papier
- Coordonner les préparatifs de voyage (lorsque les déplacements sont autorisés)
- Préparer l’horaire, planifier et aider dans le cadre d’événements professionnels, dont la formation, les initiatives de motivation du personnel et les réunions de planification
- Apporter son assistance dans le cadre de projets spéciaux et d’autres tâches qui seront assignées.
- Communiquer régulière avec le bureau du PDG concernant le suivi et l’approbation des documents importants.

Exigences

- Faire preuve de compétences en matière de prise de décisions, de gestion du calendrier et de conflits d’horaire entre réunions et avoir une excellente maîtrise des pratiques et procédures administratives et de bureau, et de l’expérience avec des responsabilités croissantes dans un environnement de bureau
- Expérience démontrée en matière de coordination et d’enregistrement de réunion, ainsi que de rédaction de procès-verbaux.
- Solides compétences en gestion de temps avec expérience avérée de gestion de plusieurs tâches simultanées, de gestion de projets et de soutien administratif au sein d’une équipe
- Excellentes compétences en matière de communications et de relations interpersonnelles et organisationnelles
- Souplesse pour s’adapter aux priorités changeantes dans un environnement exigeant et aptitude à gérer des échéances multiples souvent incompatibles
- Compétences démontrées en service à la clientèle
- Bon jugement, esprit d’initiative et capacité à gérer les informations confidentielles de manière appropriée
- Maîtrise de niveau intermédiaire à avancé des applications Microsoft Office (la maîtrise d’Adobe Acrobat Pro est considérée comme un atout)
- La connaissance des services d’AJO, de ses programmes et de sa structure est un atout
- Disponibilité pour travailler avant ou après les heures d’ouverture habituelles, si nécessaire

Pour postuler, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation par http://www.legalaid.on.ca/fr/careers Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue.

Les candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification du casier judiciaire.





Les personnes désirant postuler ce poste sont encouragées à fournir une adresse courriel qui servira pour la correspondance. Elles recevront une correspondance écrite concernant cette offre d’emploi directement à l’adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidature si elles ont posé leur candidature par l’entremise de Njoyn.

Il incombe aux personnes qui ont posé leur candidature de vérifier régulièrement leur courrier électronique.

S’agit-il de votre première demande d’emploi à Aide juridique Ontario? Vous devrez créer un profil AVANT de postuler. Vous avez déjà un compte Njoyn? Il vous suffit d’ouvrir une séance et de sélectionner « my jobs » pour soumettre votre candidature.

Après que vous avez soumis votre candidature, vous recevrez un accusé de réception par courriel.

Éprouvez-vous des difficultés? [email protected]. Appelez au 1 (phone hidden) pour obtenir du soutien au téléphone, ou envoyez un courriel à : [email protected].

Equity Statement La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.

📌 Adjoint exécutif (Toronto)
🏢 Legal Aid Ontario
📍 Toronto