Adjoint(e) administratif(ve) et coordination – Alambika

Salaire : 24 $ à 27 $ / heure, selon l'expérience Horaire : 4 jours par semaine – environ 30 heures, de jour Poste permanent – en présentiel à Montréal (Petite-Italie / Mile Ex)

Le poste

Tu es la personne qui sait toujours où en est chaque dossier. Tu aimes qu'une journée touche à cinq choses différentes : relancer un client, préparer une liste pour l'équipe des ventes, passer des paiements, aider une gestionnaire à boucler un projet, répondre à un professionnel qui passe au showroom. Le tout dans un bureau aéré, ensoleillé avec une petite équipe sympathique!

Alambika cherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) polyvalent(e) qui devient le point d'ancrage administratif de l'entreprise : celle ou celui qui garde les choses en ordre pour que le reste de l'équipe puisse avancer.

Ce poste comprend des tâches liées à la comptabilité, surtout dans les premiers mois : notre chère assistante comptable sera absente de novembre à janvier pour un congé de maternité, et nous aurons besoin de ton soutien pendant cette période. Mais l'ensemble du poste est beaucoup plus large. Ce n'est pas un poste de comptable : on cherche d'abord une personne organisée, structurée et à l'aise avec les gens, pas quelqu'un dont la carrière est la comptabilité.

Qui sommes-nous?

Depuis 2011, Alambika équipe les bars, restaurants, hôtels et professionnels de l'hospitalité partout au Canada : verrerie, équipement de bar, ingrédients à cocktail et produits spécialisés.

Aujourd'hui, Alambika, c'est :

- deux boutiques, à Montréal et à Québec;
- des showrooms professionnels à Montréal et à Toronto;
- Bar Crocodile, notre bar laboratoire;
- une équipe d'une vingtaine de personnes;
- des clients professionnels d'un océan à l'autre.

On est une PME : les responsabilités sont variées, les décisions se prennent vite et tout le monde travaille proche les uns des autres.

Ce que tu feras

Coordination et soutien aux équipes

- Préparer des listes de clients à contacter et faire certains suivis auprès de clients, fournisseurs et partenaires;
- Répondre aux demandes des clients professionnels du showroom (courriel, téléphone, sur place);




- Soutenir les gestionnaires dans leurs projets : recherche, tableaux, documents, suivi des échéances;
- Compiler et transmettre les heures de l'équipe à la comptabilité;
- Mettre à jour nos systèmes et portails transactionnels;
- Faire le lien entre l'entrepôt, les ventes, les achats et les boutiques quand un dossier le demande;
- Aider à améliorer nos façons de faire administratives.

Paiements et suivi financier (en collaboration avec notre responsable comptable)

- Passer les paiements fournisseurs et suivre les factures;
- Rassembler et organiser les pièces justificatives;
- Faire un suivi des comptes à payer et à recevoir;
- Préparer l'information dont la comptabilité a besoin.

Un coup de main quand c'est nécessaire

- Accueillir un client ou un fournisseur;
- Répondre au téléphone et diriger les demandes;
- Garder les espaces et dossiers administratifs en ordre;
- Prêter main-forte à l'équipe quand une situation le demande.

Le remplacement de novembre à janvier Notre responsable comptable, Anna, part en congé de maternité de novembre à janvier. Pendant cette période, tu prendras le relais sur une partie de ses tâches courantes, avec une formation avant son départ et le soutien de la direction et de notre comptable externe tout au long. On ne te demande pas de tenir la comptabilité de l'entreprise seul(e) : on te demande d'être assez à l'aise avec les factures, les paiements et les chiffres pour assurer la continuité, avec du support.

Après le retour d'Anna, le poste reste le même : administration, coordination, paiements et soutien aux gestionnaires.

Le profil qu'on cherche

- Très organisé(e), méthodique et « carré(e) » : rien ne tombe entre deux chaises;
- De l'entregent : à l'aise pour parler à un client, relancer un fournisseur ou coordonner avec un collègue;
- Autonome et débrouillard(e) : tu cherches la réponse avant de la demander;




- Capable de mener plusieurs petits dossiers de front sans en perdre un;
- À l'aise avec les chiffres, les factures et les paiements;
- Rapide pour apprendre de nouveaux outils;
- Qui aime la variété et la réalité d'une PME.

Qualifications

Essentielles

- Expérience en administration, en coordination, en service à la clientèle ou dans un poste similaire;
- Français impeccable à l'écrit comme à l'oral; anglais professionnel fonctionnel pour nos clients et fournisseurs du reste du Canada;
- Bonne maîtrise d'Excel ou Google Sheets et aisance générale avec les outils informatiques;
- Compréhension des factures, paiements et opérations administratives courantes;
- Excellent sens de l'organisation.

Atouts

- Expérience avec un ERP, un CRM, Shopify ou un logiciel de gestion;
- Expérience avec QuickBooks ou un autre logiciel comptable;
- Expérience dans une PME, en distribution, en commerce de détail ou en hospitalité;
- Formation en administration, coordination ou gestion.

Tu ne connais pas notre industrie? Ce n'est pas nécessaire. On t'apprendra nos produits, nos systèmes et nos façons de travailler.

Ce qu'on offre

- Une semaine de 4 jours, de jour;
- Un poste permanent avec des responsabilités variées et de l'autonomie;
- Une équipe agréable, jeune et à taille humaine, dans un environnement décontracté;
- De la formation sur nos systèmes et nos processus;
- Des possibilités d'évolution selon tes forces et tes intérêts;
- Assurances collectives (maladie, dentaire, vision, vie, invalidité) après la période d'admissibilité;
- Rabais employés, congés payés, événements d'entreprise;
- Tenue décontractée.

Conditions
- Poste permanent – 4 jours / semaine, environ 30 heures
- En présentiel – Montréal, Petite-Italie / Mile Ex
- Entrée en fonction : dès que possible
- Salaire : 24 $ à 27 $ / heure, selon l'expérience

Rémunération : 24,00$ à 27,00$ par heure Heures prévues : 30.0 par semaine

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve) et coordination
🏢 Alambika
📍 Montreal