Adjoint(e) exécutif(ve) junior

Lieu de travail : Vieux-Port, Montréal, QC

Horaire: Temps plein (lundi au vendredi – 9 h à 17 h)

Compensation : 50 000 $ à 65 000 $

À propos de l’opportunité

Nous recherchons une personne hautement organisée, autonome et proactive pour soutenir deux professionnels très occupés.

Ce nouveau poste jouera un rôle clé dans le succès de ces deux personnes au quotidien.

Le poste est disponible uniquement en présentiel.

À propos de VA Capital

VA Capital est l’une des firmes de courtage hypothécaire commercial connaissant la plus forte croissance au Québec. Nous sommes spécialisés dans les financements assurés par la SCHL ainsi que dans les prêts conventionnels, couvrant l’ensemble des classes d’actifs.

Notre mission est de redéfinir l’art du financement immobilier commercial en bâtissant des relations durables et loyales avec les professionnels de l’industrie. Grâce à notre rigueur et à notre passion, nous incarnons pleinement notre approche « Value-Add », en allant toujours plus loin pour livrer des résultats exceptionnels.

VA Capital est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engage à promouvoir l’inclusion et la diversité. Nous prenons des mesures concrètes afin d’assurer l’égalité d’accès à l’emploi, sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Nous offrons également des mesures d’adaptation raisonnables aux personnes en situation de handicap physique ou mental.

Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez en informer notre équipe dès que possible.

VA Capital est fière d’être une entreprise certifiée B Corp, répondant aux normes les plus élevées en matière d’impact social et environnemental.

Soutien exécutif

- Gérer et coordonner les calendriers, réunions, rendez-vous et engagements
- Gérer et prioriser les courriels et les correspondances
- Coordonner les rencontres internes et externes et assurer les suivis appropriés
- Agir comme point de contact lorsque requis
- Anticiper les besoins et gérer de façon proactive les priorités administratives
- Assurer le suivi des dossiers en cours, des échéances et des actions à compléter

Soutien aux affaires et aux transactions

- Coordonner la documentation et les suivis liés aux dossiers clients
- Soutenir les exigences administratives et documentaires en matière de conformité AML (LBA)
- Maintenir les informations du CRM à jour et exactes
- Organiser et gérer la documentation dans Box
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des clients, courtiers, prêteurs et autres parties prenantes
- Aider à la planification de la diffusion du contenu marketing
- Coordonner les initiatives, incluant les cadeaux corporatifs et les activités de développement des relations, au besoin

Soutien administratif et financier

- Coordonner les demandes de facturation et assurer le suivi des factures
- Organiser les reçus, factures et documents financiers à des fins comptables
- Participer aux tâches administratives liées à la tenue de livres
- Maintenir des systèmes de classement et d’archivage structurés

Soutien administratif personnel

- Assister dans les tâches administratives liées à l’AMF
- Organiser la documentation et les dossiers financiers personnels à des fins comptables
- Fournir un soutien administratif personnel occasionnel, selon les besoins
- Aider à la gestion d’horaires personnels, de rendez-vous, de déplacements et d’autres dossiers administratifs, au besoin





Qualifications · Minimum d’un (1) an d’expérience dans un rôle similaire de soutien professionnel.

· Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités.

· Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.

· Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word et PowerPoint).

· Expérience avec les systèmes CRM et les plateformes de gestion documentaire.

· Expérience auprès de cadres supérieurs ou de propriétaires d’entreprise considérée comme un atout important.

· Connaissance de la conformité, de la lutte contre le blanchiment d’argent (LBA) ou du secteur des services financiers considérée comme un atout.

· Solides compétences en analyse, résolution de problèmes et prise de décision.

· Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité dans le traitement d’informations sensibles.

· Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à faire preuve d’initiative et à anticiper les besoins dans un environnement dynamique et en constante évolution.

· Grand souci du détail et excellente capacité à assurer le suivi des dossiers.

Profil recherché La personne idéale est proactive, digne de confiance et capable de prendre des initiatives. Elle aime aider les autres à rester organisés, est à l’aise avec les responsabilités variées et traite les renseignements personnels avec la plus grande confidentialité.

Si vous aimez créer de la structure, simplifier le quotidien des autres et contribuer concrètement à leur succès, nous aimerions vous rencontrer.

Travailler chez VA Capital c'est :

- Évoluer dans un environnement dynamique
- Potentiel de croissance
- Profiter d’avantages gratuits offerts sur place : déjeuners, repas, collations
- Jouer un rôle clé dans la croissance de l’entreprise

Comment postuler Envoyez votre CV à Paméla Chevrier avant le lundi 14 septembre, 2026 au [email protected].

- English version below -

Associate Executive Assistant Location: Old Port, Montreal, QC

Schedule: Full-time (Monday to Friday – 9:00 AM to 5:00 PM)

Salary Range: $50k to $65k

About the Opportunity

We're looking for a highly organized, proactive, and motivated Associate Executive Assistant to support selected executives.

This newly created role will play a key part in supporting two leaders’ day-to-day operations.

This is an in-office role.

About VA Capital

VA Capital is one of the fastest-growing commercial mortgage brokerage firms in Quebec. We specialize in CMHC-insured and conventional loans across every asset class. Our goal is to redefine the art of commercial real estate lending by building lasting loyal relationships with professionals in the industry. Through our hard work and passion, we stand behind our “Value-Add” approach by going the extra mile and delivering unprecedented results.

VA Capital is an equal-opportunity employer that is committed to inclusion and diversity. We take affirmative action to ensure equal opportunity for all applicants without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or other legally protected characteristics.



We are committed to working with and providing reasonable accommodation to applicants with physical and mental disabilities.

If you require accommodation, please let our team know as soon as possible. VA Capital is proud to be a certified B Corp, meeting the highest standard in verified social and environmental impact.

Responsibilities

Executive Support

- Manage and coordinate the executive's calendar, meetings, appointments, and commitments
- Manage and prioritize emails and correspondence
- Coordinate internal and external meetings and ensure appropriate follow-up
- Act as a point of contact when appropriate
- Anticipate the executive's needs and proactively manage administrative priorities
- Track outstanding items, deadlines, and follow-ups

Business & Transaction Support

- Coordinate documentation and follow-ups related to client files
- Support AML documentation and administrative requirements
- Maintain accurate and up-to-date information in the CRM
- Organize and maintain documents in Box
- Help with planning a posting schedule of social media and marketing content
- Follow up with clients, brokers, lenders, and other stakeholders as required
- Help coordinate initiatives and client-related activities
- Prepare gifts for client, when needed

Administrative & Financial Support

- Coordinate invoice requests and follow up
- Organize receipts, invoices, and financial documentation for accounting purposes
- Assist with bookkeeping-related administrative tasks
- Maintain organized records and filing systems

Personal Administrative Support

- Provide occasional personal administrative support to the executive
- Help with AMF requirements and deadlines
- Assist with personal scheduling, appointments, travel arrangements, and other administrative matters as required
- Organize personal financial documentation and records for accounting purposes

Qualifications

- 1+ year of experience in an Executive Assistant or similar professional support role.
- Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Excellent verbal and written communication skills in both English and French.
- Strong proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
- Experience working with CRM systems and document management platforms.
- Experience supporting senior executives or business owners is considered a strong asset.
- Familiarity with compliance, AML documentation, or financial services is an asset.
- Strong analytical, problem-solving, and decision-making skills.
- High degree of professionalism, discretion, and confidentiality when handling sensitive information.
- Proven ability to work independently, take initiative, and anticipate needs in a fast-paced environment.
- Strong attention to detail and follow-through.

What We're Looking For The ideal candidate is proactive, extremely well-organized, trustworthy, and ambitious. They enjoy helping others stay organized, are comfortable managing a variety of responsibilities, and handle confidential information with the utmost discretion. If you enjoy creating structure, simplifying the daily lives of others, and making a meaningful impact, we'd love to hear from you.

Working with VA Capital means:

- Evolving in a dynamic environment
- Growth opportunities
- Free office perks; breakfast, lunches and snacks offered every day of the week
- Playing a meaningful role in the continued growth and success of the company

How to apply

- Send a cover letter and resume to Paméla Chevrier by Monday, September 14, 2026 at [email protected].

Pay: $50,000.00-$65,000.00 per year

Perks

- Dental care
- Discounted or free food
- Life insurance
- Vision care

Work Location: In person

📌 Adjoint(e) exécutif(ve) junior
🏢 Solimancorp
📍 Montreal