HR Assistant

International Shared Warehouse Ltd. (ISW) is a growing third-party logistics and warehousing company operating multiple warehouse locations across Canada. We provide warehousing, fulfillment, distribution, inventory management, and logistics services for our customers.

We are looking for a responsible, organized, and people-oriented HR Assistant to support our growing warehouse operations and HR team. The successful candidate will assist with recruitment, onboarding, employee records, attendance, payroll coordination, employee relations, and HR administration.

This is a great chance for someone who wants to develop a career in Human Resources within a fast-paced warehouse and logistics environment.

Job Responsibilities

1. Recruitment & Staffing

- Assist with recruiting warehouse operators, forklift operators, order pickers, warehouse supervisors, administrative staff, and other positions.
- Post job openings on Indeed and other recruitment platforms.
- Screen resumes and conduct initial candidate interviews.
- Schedule interviews and communicate with candidates throughout the recruitment process.
- Assist with seasonal and peak-season staffing needs.
- Maintain and update the candidate database and talent pool.

2. Employee Onboarding & Offboarding

- Assist with preparing Offer Letters, Employment Agreements, and other employment documents.
- Collect and maintain new employee information and required documentation.
- Coordinate onboarding activities and employee orientation.
- Assist with company policy, safety, and job-specific training.
- Support employee transfers, promotions, wage changes, leaves, and terminations.
- Assist with employee offboarding and required documentation.

3. Employee Records & HR Administration

- Maintain accurate and confidential employee files and HR records.
- Update employee information in HR systems and databases.
- Track employee status, probation periods, training records, and certifications.
- Assist with preparing HR reports and administrative documents.
- Ensure HR documentation is complete, organized, and up to date.

4. Attendance, Timekeeping & Payroll Coordination

- Track employee attendance, working hours, overtime, absences, and vacation records.
- Review timesheets and identify discrepancies.
- Coordinate with payroll/finance to support accurate payroll processing.
- Respond to employee questions regarding hours worked, wages, vacation balances, and related matters.
- Maintain accurate payroll-related employee information.

5. Employee Relations

- Assist with responding to employee questions and workplace concerns.
- Support managers with employee communication and workplace issues.
- Assist with disciplinary documentation, written warnings, and performance-related records.
- Maintain professional and confidential communication with employees.

6. Safety & Training Support

- Assist with new employee safety orientation and job-specific training.
- Maintain records of safety training and equipment certifications.
- Coordinate forklift, order picker, and other equipment training as required.
- Assist with PPE issuance and records, including safety shoes, hard hats, high-visibility vests, and harnesses.
- Follow up on safety training and corrective actions.

7. HR Policies & Compliance Support

- Assist in maintaining the Employee Handbook, Code of Conduct, Attendance Policy, Safety Policy, and other HR documents.
- Support compliance with applicable Canadian and provincial employment standards.
- Maintain confidential employee documentation.
- Assist the HR team and management with HR-related administrative matters.

Qualifications
- 1–2 years of experience in Human Resources, recruitment, administration, or a related field is preferred.
- Experience in warehouse, logistics, manufacturing, or other hourly-worker environments is an asset.
- Previous experience with high-volume recruitment is an asset.
- Good understanding of HR administration and employee documentation.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Strong attention to detail and ability to maintain confidentiality.
- Proficiency in Microsoft Office, especially Excel and Outlook.
- Experience with HRIS or payroll systems is an asset.
- Fluent in English and Chinese (Mandarin or Cantonese).
- French communication skills are an asset, particularly for Quebec-based positions.




- Ability to work in a fast-paced warehouse environment and support seasonal staffing requirements.
- Ability to work independently while also being a strong team player.

What We Offer
- Opportunity to develop a career in Human Resources within a growing logistics company.
- Exposure to multi-location warehouse operations across Canada.
- Hands-on experience in recruitment, employee relations, payroll coordination, HR administration, and workplace safety.
- A fast-paced and supportive working environment.
- Opportunities for professional growth and increased responsibilities based on performance.

Job Type Full-time

Schedule

Monday to Friday

Some flexibility may be required during peak seasons and periods of high recruitment activity.

Work Environment

Warehouse / Office

If you are organized, responsible, detail-oriented, and interested in building a career in HR, we would love to hear from you.

Please submit your resume through Indeed. We thank all applicants for their interest; however, only candidates selected for an interview will be contacted.

Adjoint(e) aux ressources humaines

International Shared Warehouse Ltd. (ISW) est une entreprise canadienne en pleine croissance spécialisée dans l'entreposage, la distribution, l'exécution des commandes, la gestion des stocks et les services logistiques. Nous opérons plusieurs entrepôts à travers le Canada.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) aux ressources humaines organisé(e), responsable et axé(e) sur les personnes afin de soutenir nos opérations d’entreposage et notre équipe RH.

La personne retenue participera notamment au recrutement, à l'intégration des nouveaux employés, à la gestion des dossiers des employés, au suivi des présences et des heures de travail, à la coordination de la paie, aux relations avec les employés et à diverses tâches administratives en ressources humaines.

Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne souhaitant développer sa carrière en ressources humaines dans un environnement dynamique lié à l'entreposage et à la logistique.

Responsabilités principales

1. Recrutement et dotation

- Participer au recrutement des opérateurs d'entrepôt, caristes, préparateurs de commandes (Order Pickers), superviseurs d'entrepôt, employés administratifs et autres postes.
- Publier les offres d'emploi sur Indeed et d'autres plateformes de recrutement.
- Effectuer le tri des CV et les premières entrevues avec les candidats.
- Planifier les entrevues et assurer les communications avec les candidats tout au long du processus de recrutement.
- Participer au recrutement saisonnier et aux besoins de main-d'œuvre durant les périodes de pointe.
- Maintenir et mettre à jour la banque de candidats.

2. Intégration et départ des employés

- Participer à la préparation des lettres d'offre, contrats de travail et autres documents d'emploi.
- Recueillir et maintenir les renseignements et documents requis pour les nouveaux employés.
- Coordonner les activités d'accueil et d'intégration des nouveaux employés.
- Participer à la présentation des politiques de l'entreprise, des règles de sécurité et de la formation liée au poste.
- Soutenir les processus de transfert, promotion, modification salariale, congé et cessation d'emploi.
- Participer aux procédures de départ et à la préparation des documents requis.

3. Dossiers des employés et administration RH

- Maintenir les dossiers des employés et les documents RH de façon précise et confidentielle.
- Mettre à jour les renseignements des employés dans les systèmes et bases de données RH.
- Effectuer le suivi des périodes de probation, des formations et des certifications.
- Préparer différents rapports et documents administratifs RH.
- S'assurer que les dossiers et documents RH sont complets, organisés et à jour.

4. Présences, heures de travail et coordination de la paie

- Effectuer le suivi des présences, heures travaillées, heures supplémentaires,



absences et vacances.
- Vérifier les feuilles de temps et identifier les écarts.
- Collaborer avec le service de la paie et/ou les finances afin de soutenir un traitement exact de la paie.
- Répondre aux questions des employés concernant les heures travaillées, le salaire, les vacances et les dossiers connexes.
- Maintenir à jour les renseignements nécessaires au traitement de la paie.

5. Relations avec les employés

- Participer au traitement des questions et préoccupations des employés.
- Soutenir les gestionnaires dans la communication avec les employés et dans la résolution de situations en milieu de travail.
- Participer à la préparation et au classement des avis disciplinaires, avertissements écrits et documents liés à la performance.
- Assurer des communications professionnelles et confidentielles avec les employés.

6. Soutien à la santé et sécurité et à la formation

- Participer à l'accueil en matière de santé et sécurité des nouveaux employés ainsi qu'à la formation liée aux postes.
- Maintenir les dossiers de formation en santé et sécurité et les certifications liées aux équipements.
- Coordonner les formations pour les chariots élévateurs, Order Pickers et autres équipements, au besoin.
- Assurer le suivi de la distribution des EPI et des registres, notamment pour les chaussures de sécurité, casques, gilets haute visibilité et harnais.
- Effectuer le suivi des formations correctives et des mesures liées à la sécurité.

7. Politiques RH et conformité

- Participer à la mise à jour du manuel de l'employé, du Code de conduite, de la politique d'assiduité, de la politique de santé et sécurité et des autres documents RH.
- Soutenir le respect des normes du travail canadiennes et provinciales applicables.
- Assurer la confidentialité des dossiers et renseignements des employés.
- Soutenir l'équipe RH et la direction dans diverses tâches administratives liées aux ressources humaines.

Qualifications
- 1 à 2 ans d'expérience en ressources humaines, recrutement, administration ou dans un domaine connexe, un atout.
- Expérience dans le secteur de l'entreposage, de la logistique, de la fabrication ou dans un environnement comptant des employés rémunérés à l'heure, un atout.
- Expérience en recrutement à volume élevé, un atout.
- Bonne connaissance de l'administration RH et de la gestion des dossiers des employés.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Grand souci du détail et capacité à traiter des renseignements confidentiels.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook.
- Expérience avec un système RH (HRIS) ou un système de paie, un atout.
- Maîtrise de l'anglais et du chinois (mandarin ou cantonais).
- La connaissance du français est un atout, particulièrement pour les postes basés au Québec.
- Capacité à travailler dans un environnement d'entrepôt dynamique et à répondre aux besoins de recrutement durant les périodes de pointe.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec l'équipe.

Ce que nous offrons
- Une possibilité de développer une carrière en ressources humaines au sein d'une entreprise de logistique en pleine croissance.
- Une expérience concrète dans la gestion des ressources humaines pour plusieurs entrepôts au Canada.
- Une expérience diversifiée en recrutement, relations avec les employés, coordination de la paie, administration RH et santé et sécurité au travail.
- Un environnement de travail dynamique et collaboratif.
- Des possibilités d'évolution et d'élargissement des responsabilités selon la performance.

Type d'emploi

Temps plein

Horaire

Du lundi au vendredi

Une certaine flexibilité peut être requise pendant les périodes de pointe et les périodes de recrutement intensif.

Environnement de travail

Entrepôt / Bureau

Si vous êtes organisé(e), responsable, attentif(ve) aux détails et souhaitez développer votre carrière en ressources humaines, nous aimerions vous connaître.

Veuillez soumettre votre CV par l'intermédiaire d'Indeed. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Pay: From $20.00 per hour

Work Location: In person

📌 HR Assistant (Boucherville)
🏢 INTERNATIONAL SHARED WAREHOUSE
📍 Boucherville