Bras droit de la directrice générale, la personne titulaire du poste agit comme une véritable partenaire de la direction générale et joue un rôle central dans la coordination, la préparation et le suivi des dossiers relevant de la haute direction.

Elle assure une gestion proactive des priorités de la directrice générale, veille à la fluidité de son agenda et de ses activités, coordonne les rencontres et déplacements et s’assure que l’information pertinente est disponible au bon moment pour soutenir la prise de décision.

En lien étroit avec la directrice générale, le conseil d’administration, les membres de la direction et différents partenaires, elle assure le suivi de dossiers stratégiques et opérationnels, coordonne les actions requises, fait progresser les échéanciers et assure la circulation efficace de l’information.

Curieuse, à l’affût des nouvelles tendances et des technologies émergentes, elle joue également un rôle actif dans l’évolution des façons de faire de l’organisation. Elle sera notamment appelée à piloter des projets d’optimisation des processus administratifs, incluant l’intégration d’outils d’intelligence artificielle afin d’accroître l’efficacité, la qualité et la fluidité des opérations.

Reconnue pour son jugement, sa discrétion, sa rigueur et sa capacité à anticiper les besoins, elle agit avec une grande autonomie et sait naviguer dans un environnement où les priorités évoluent rapidement. Par son rôle transversal, sa proximité avec la direction générale et sa capacité à faire évoluer les pratiques, elle contribue directement à l’efficacité de la haute direction et au développement de l’organisation.

RESPONSABILITÉS (un descriptif plus détaillé sera transmis en cours de processus)

Administration et soutien opérationnel à la direction générale

- Gestion de l'agenda et logistique : Planifier, coordonner et optimiser l'agenda, les déplacements, les rendez-vous et les événements de la DG.
- Gestion documentaire et rédaction : Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents officiels (correspondances, présentations, synthèses, comptes rendus).
- Rigueur administrative : Traiter le courrier/messages, assurer le classement et l'archivage numérique/physique (respect des arborescences et de la nomenclature) et vérifier la conformité des contrats avant signature.

Gouvernance et soutien au conseil d’administration (CA)

- Organisation des instances : Assurer la logistique, la préparation et l'envoi des ordres du jour, convocations et cahiers de réunion pour le CA et ses comités.
- Suivi et procès-verbaux :



Rédiger les procès-verbaux, assurer le suivi administratif des décisions et tenir à jour les registres corporatifs.

Suivi des dossiers stratégiques et relations partenaires

- Suivi des priorités : Mettre en place des outils de suivi pour les dossiers prioritaires, les échéances partenaires, bailleurs de fonds et rapports institutionnels.
- Interface et représentation : Agir comme point de contact privilégié et courtois auprès des membres de l'équipe, des administrateurs, des partenaires institutionnels, donateurs et acteurs du milieu.
- Projets spéciaux : Piloter le projet d'optimisation des processus administratifs et d'intégration des technologies (notamment l'IA) au sein de l'organisation.

Collaboration et coordination interne

- Fluide circulation de l'information : Faciliter la liaison administrative entre la DG, l'équipe de direction et les différents départements (Finances, RH, Communications, Production, etc.).
- Réunions de gestion : Participer aux réunions d’équipe/de gestion et prendre en charge les suivis administratifs qui en découlent.
- Comités internes (ex : comité SST, comité développement durable)

EXIGENCES DU POSTE

- Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique, gestion ou dans une discipline pertinente. Formation ou baccalauréat universitaire, un atout.
- Posséder un minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un poste administratif ou de soutien à une direction;
- Expérience dans un environnement culturel, institutionnel, communautaire ou dans le secteur des OBNL, un atout;
- Connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration bénévole;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit, et bonne capacité à communiquer en anglais, un atout;
- Être agile et avoir une facilité avec l’apprentissage de l’utilisation de nouveau logiciel;
- Excellentes aptitudes en rédaction, en révision et en mise en page de documents avec de la suite Microsoft 365 en mode collaboratif;
- Connaissance d’outils d’intelligence artificielle, un atout.
- Expérience avec la préparation de réunions et le suivi d’instances, un atout.
- Posséder un excellent sens de l’organisation, le souci du détail et la rigueur;
- Être autonome,



proactif.ve et capable d’anticiper les besoins;
- Respecter les procédures et processus;
- Être dotée d’un excellent jugement et d’un grand sens de la discrétion;
- Avoir de la facilité à communiquer et à établir des relations de proximité avec les clients, partenaires et collègues;
- Être à l’aise dans un environnement où les priorités évoluent rapidement;
- Être sensible à la mission culturelle et au rôle d’un diffuseur dans sa communauté.

CONDITIONS

- Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
- Horaire de jour, du lundi au vendredi;
- Présence occasionnelle requise en soirée et les fins de semaine selon les activités.
- Avantages sociaux distinctifs (dont des assurances et une généreuse politique de vacances)

Qui sommes-nous Depuis 35 ans, le Théâtre de la Ville participe activement à la vie culturelle de Longueuil et de la Rive-Sud en proposant à la population une grande variété de spectacles. Théâtre, musique, danse, cirque, conte ou humour : sa programmation audacieuse propose une centaine de spectacles par année et répond aux goûts variés des publics.

Pourquoi travailler au Théâtre de la Ville ?

Notre milieu de vie unique ! Tout commence par une petite équipe tissée serrée résolument dévouée à la diffusion de la culture. Ensuite, avec plus de 120 spectacles annuellement : Travailler chez-nous, c’est être aux premières loges de la diffusion de créations artistiques exceptionnelles !

Joignez-vous à une équipe passionnée qui contribue chaque jour à faire rayonner les arts de la scène et à offrir une expérience culturelle exceptionnelle à des milliers de spectateurs.

Les candidatures seront analysées au fur et à mesure qu’elles seront reçues. Nous contacterons rapidement les candidats qui se distingueront puisque nous voulons combler le poste le plus rapidement possible.

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages

- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Réductions Tarifaires

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Longueuil, QC J4J 5B6: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Formation:
- DEC (Obligatoire)

Expérience:
- soutien administratif: 5 ans (Obligatoire)
- fonctionnement d'un conseil d'administration: 2 ans (Obligatoire)

Langue:
- français (impeccable) (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Longueuil, QC J4J 5B6

📌 Partenaire à la direction générale / soutien exécutif (Longueuil)
🏢 Théâtre de la Ville
📍 Longueuil