SommaireRelevant du VP Finance, le(la) secrétaire administratif(ve) assure un soutien essentiel aux opérations comptables, administratives et documentaires de l’entreprise. Elle contribue à la fluidité des communications internes et externes, au traitement rigoureux des dossiers, ainsi qu’à la conformité des processus administratifs. Son rôle est au cœur du bon fonctionnement du bureau et du département comptable, notamment pour les comptes payables, recevables, la gestion documentaire et divers suivis liés aux opérations quotidiennes (papeterie, réception de marchandise).ResponsabilitésÉquilibrer les états de compte fournisseursComptes payables (A/P)Trier les courriels et identifier les factures à traiterAcheminer les factures en approbation aux personnes responsablesFaire le classement des payables selon les procédures établiesPréparer les enveloppes de chèques et en assurer la distribution interne ou l’envoi postalRegrouper et classer les bons de livraison / packings provenant des chantiersCopier et classer les factures d’achats de l'atelier pour les projetsAssister à la réception et à la création des bons de commande (PO) pour le département mécaniqueCompléter les ouvertures de comptes fournisseurs (informations bancaires, taxes, licences, documents requis, etc.)Effectuer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs (volume key via ERP)Participer au processus de fin de mois :Envoyer les demandes de factures manquantesCommuniquer avec les fournisseurs pour faire corriger les informations (nom, adresse, courriel,



etc.)Comptes recevables (A/R)Faire les copies des factures de vente et des pièces justificatives pour la comptabilitéGestion documentaire et suivis administratifsRegrouper les informations nécessaires pour les relevés de cartes de crédit (factures, preuves, etc.)Maintenir à jour le fichier cumulatif d’essence par équipe/compagnieMettre à jour le fichier de suivi des achats de repasParticiper à la préparation des dossiers et fichiers de fin d’annéeRassembler les copies de facturesPréparer les fiches fournisseursEffectuer le classement mensuel requisAssister la responsable RT au besoinAppuyer la saisie de temps dans le système comptableQualificationsDEP en secrétariat ou DEC en bureautique, administration ou domaine connexeMinimum 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif ou comptable (milieu industriel ou construction : un atout)Maîtrise de la suite Office (particulièrement Excel)Aisance avec les logiciels administratifs ou ERP (Prextra : un atout)Excellente organisation, rigueur et autonomieCapacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamiqueBon sens du service client interne et facilité de communicationNous offronsActivités sociales organisées par l’entrepriseRégime REER/RPDBAssurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire)Congés mobilesEnvironnement de travail stimulant et en pleine croissanceSeniority levelEntry levelEmployment typeFull-timeJob functionFinance#J-18808-Ljbffr

📌 Secrétaire Administratif(Ve) (Salaberry-de-Valleyfield)
🏢 Groupe Tremblay
📍 Salaberry-de-Valleyfield