Facturation QuickBooks Service à la clientèle Prise de commandes

Dolce Sapore – Laval, Québec

Dolce Sapore est à la recherche d’une personne organisée, fiable, minutieuse et polyvalente pour se joindre à notre équipe administrative.

La personne recherchée sera principalement responsable des comptes recevables, de la facturation des clients avec QuickBooks, du suivi des paiements, du service à la clientèle et de la prise de commandes. Elle travaillera également directement avec les propriétaires afin de les assister dans diverses tâches administratives et personnelles.

RESPONSABILITÉS

COMPTES RECEVABLES

- Enregistrer les factures de ventes dans QuickBooks;
- Préparer et envoyer les factures aux clients;
- Faire la facturation quotidienne des clients;
- Préparer et envoyer les états de compte à la fin du mois;
- Faire le suivi des comptes clients et des paiements en retard;
- Communiquer avec les clients concernant leurs factures et paiements;
- Enregistrer les paiements reçus;
- Faire la réconciliation des paiements dans QuickBooks;
- Garder les comptes clients à jour;
- Faire le classement des factures de ventes et documents connexes.

FACTURATION – QUICKBOOKS

- Préparer les factures clients directement dans QuickBooks;
- Vérifier les informations de facturation avant l’envoi;
- Envoyer les factures par courriel;
- Effectuer les corrections ou ajustements nécessaires;
- Assurer le suivi des factures impayées;
- Maintenir un système de facturation organisé et à jour.

SERVICE À LA CLIENTÈLE ET TÉLÉPHONE

- Répondre aux appels téléphoniques;
- Répondre aux clients par téléphone, courriel et en personne;
- Prendre les commandes des clients;
- Entrer les commandes dans le système;
- Répondre aux questions concernant les produits, commandes, prix, factures et paiements;
- Faire les suivis avec les clients;
- Offrir un service professionnel, courtois et efficace.

SOUTIEN AUX PROPRIÉTAIRES

- Travailler directement avec les propriétaires;
- Assister les propriétaires dans diverses tâches administratives;
- Effectuer certains suivis et commissions à leur demande;
- Aider à organiser des rendez-vous, appels, documents et autres tâches;
- S'occuper de certaines tâches personnelles des propriétaires lorsque nécessaire;
- Faire preuve d’une discrétion et d’une confidentialité absolues;
- Être une personne de confiance capable de gérer des demandes variées.

PROFIL RECHERCHÉ
- Expérience en comptes recevables et facturation;
- Excellente connaissance de QuickBooks;
- Expérience en service à la clientèle;




- À l’aise pour répondre au téléphone et prendre des commandes;
- Excellent sens de l’organisation;
- Souci du détail;
- Bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
- Autonomie et débrouillardise;
- Fiabilité et ponctualité;
- Discrétion, confidentialité et honnêteté essentielles;
- Bon français et anglais fonctionnel;
- Expérience dans le domaine alimentaire, restauration, pâtisserie ou commerce de détail — un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL
- Poste permanent
- 35 à 40 heures par semaine
- Horaire de jour, du lundi au vendredi
- Lieu : Laval, Québec
- Salaire selon expérience et qualifications

PROFIL IDÉAL Nous recherchons une personne qui est plus qu’un simple commis à la facturation.

La personne idéale est organisée, débrouillarde et capable de prendre des initiatives. Elle doit être à l’aise avec les chiffres et QuickBooks, mais également avec les clients, les appels téléphoniques et la prise de commandes.

Comme la personne travaillera directement avec les propriétaires, la confiance, la discrétion et la capacité à gérer des tâches personnelles et professionnelles sont très importantes.

Si vous êtes une personne fiable, organisée et polyvalente, nous aimerions vous rencontrer!

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Billing QuickBooks Customer Service Order Taking

Dolce Sapore – Laval, Quebec

Dolce Sapore is looking for a reliable, organized, detail-oriented, and versatile individual to join our administrative team.

The successful candidate will be primarily responsible for accounts receivable, customer billing through QuickBooks, payment follow-ups, customer service, and order taking. The position will also involve working directly with the owners and assisting them with various administrative and personal tasks.

RESPONSIBILITIES

ACCOUNTS RECEIVABLE

- Enter sales invoices into QuickBooks;
- Prepare and send customer invoices;
- Handle daily customer billing;
- Prepare and send monthly customer statements;
- Follow up on customer accounts and overdue payments;
- Communicate with customers regarding invoices and payments;
- Record payments received;
- Reconcile payments in QuickBooks;
- Keep customer accounts accurate and up to date;
- File and organize sales invoices and related documents.

BILLING – QUICKBOOKS





- Prepare customer invoices directly through QuickBooks;
- Verify billing information before invoices are sent;
- Email invoices to customers;
- Make necessary corrections and adjustments;
- Follow up on outstanding and unpaid invoices;
- Maintain an organized and up-to-date billing system.

CUSTOMER SERVICE & PHONE

- Answer incoming phone calls;
- Respond to customers by phone, email, and in person;
- Take customer orders;
- Enter orders into the system;
- Answer questions regarding products, orders, pricing, invoices, and payments;
- Follow up with customers when required;
- Provide professional, courteous, and efficient customer service.

SUPPORT TO THE OWNERS

- Work directly with the owners;
- Assist the owners with various administrative tasks;
- Handle follow-ups and errands as requested;
- Assist with appointments, phone calls, documents, and other tasks;
- Handle certain personal tasks and errands for the owners when required;
- Maintain absolute discretion and confidentiality;
- Be a trustworthy individual who can handle a variety of skilled and personal requests.

QUALIFICATIONS
- Previous experience in accounts receivable and billing;
- Strong knowledge of QuickBooks;
- Customer service experience;
- Comfortable answering phones and taking customer orders;
- Excellent organizational skills;
- Strong attention to detail;
- Ability to multitask and prioritize;
- Independent and resourceful;
- Reliable and punctual;
- Discretion, confidentiality, and honesty are essential;
- Good French and functional English;
- Experience in the food, restaurant, bakery, or retail industry is an asset.

EMPLOYMENT CONDITIONS
- Permanent position
- 35–40 hours per week
- Daytime schedule, Monday to Friday
- Location: Laval, Quebec
- Salary based on experience and qualifications

IDEAL CANDIDATE We are looking for someone who is more than just a billing clerk.

The ideal candidate is organized, resourceful, and able to take initiative. They must be comfortable working with numbers and QuickBooks, while also being confident dealing with customers, answering phones, and taking orders.

Since this person will work directly with the owners, trust, discretion, confidentiality, and the ability to handle both professional and personal tasks are extremely important.

If you are reliable, organized, trustworthy, and versatile, we would love to meet you!

Type d'emploi : Temps Plein

Heures prévues : de 35.0 à 40.0 par semaine

Avantages

- Stationnement sur place

Expérience:
- Expérience administrative: 5 ans (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Pâtisserie Dolce Sapore
📍 Laval