Raison d’être du poste

Se rapportant directement à la Direction générale, l’adjoint exécutif à la direction générale assure un soutien administratif, organisationnel au Directeur général et au comité exécutif de Direction afin de favoriser la fluidité des communications et le suivi rigoureux des dossiers.

La personne titulaire agit comme point de coordination central de la Direction générale, ainsi que du Conseil d’administration, en coordonnant les agendas, les communications, les réunions, les événements, tout en préparant la documentation requise et en effectuant les suivis administratifs appropriés.

Elle contribue également à la qualité des relations avec les partenaires externes en fournissant des renseignements, en coordonnant les échanges et en assurant un service professionnel et proactif qui soutient la prise de décision et l’atteinte des objectifs organisationnels.

La personne titulaire possède la stature professionnelle, le discernement, le sens du protocole et les habiletés relationnelles nécessaires pour représenter avec crédibilité la Direction générale auprès des diverses parties prenantes de l'institution.

Responsabilités principalesGestion de l’agenda et des priorités exécutives

- Coordonner l’agenda du Directeur général et de l’équipe exécutive en assurant les ajustements requis selon les urgences, les priorités et les imprévus.
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, événements, allocutions et activités de représentation interne ou externe du Directeur général.
- Réviser et mettre en forme les projets d’allocution et les documents destinés au Directeur général.

Gestion des communications et relations professionnelles

- Recevoir, filtrer et traiter les appels téléphoniques, courriels et visiteurs, répondre aux demandes d’information ou effectuer les recherches nécessaires afin de transmettre les renseignements demandés.
- Agir comme personne-ressource auprès du personnel et des partenaires externes en transmettant l’information requise, en orientant les demandes et en assurant un suivi approprié.
- Rédiger des projets de lettres,



courriels et autres communications à partir de directives verbales ou écrites.

Coordination des réunions et événements

- Organiser les réunions en coordonnant les disponibilités des participants, en préparant les ordres du jour, en préparant et transmettant la documentation et les convocations, notamment relatives aux travaux du conseil d’administration.
- Préparer le matériel et distribuer la documentation nécessaire aux participants pour l’étude des dossiers.
- Participer, au besoin, aux réunions afin de prendre des notes, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
- Coordonner l’organisation matérielle de conférences, colloques, congrès et autres activités institutionnelles.

Soutien administratif et gestion documentaire

- Assurer un support administratif à l’équipe exécutive pour les dossiers institutionnels.
- Gérer les systèmes de classement physiques et numériques ainsi que la mise à jour régulière des dossiers et fichiers de la Direction générale.

Soutien à la gouvernance et conformité organisationnelle

- Effectuer des recherches, analyses et vérifications à partir des politiques, procédures, règlements et conventions collectives pour soutenir les projets de la Direction générale
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de politiques, procédures ou autres documents institutionnels.
- Communiquer avec les ministères, organismes publics, établissements d’enseignement et autres partenaires afin d’obtenir ou de transmettre l’information nécessaire à la gestion des activités.
- Collaborer à la réalisation des processus conventionnés, administratifs et réglementaires relevant du Directeur général ou de la direction concernée.

Autres responsabilités





- Résoudre les situations relevant de son champ de compétence ou les référer aux personnes appropriées lorsque nécessaire.
- Accomplir toute autre tâche compatible avec les responsabilités de la fonction d’adjoint exécutif à la Direction générale.

Exigences et compétences clés

Qualifications

- Diplôme d’études collégiales (DEC) en Bureautique ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
- Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
- Expérience en milieu scolaire un atout.

Compétences techniques

- Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des applications Google;

Compétences comportementales

- Capacité d’analyse, de synthèse et de prise de décisions;
- Organisation et rigueur dans la gestion des priorités, des projets et des budgets;
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, tact et diplomatie
- Esprit analytique, critique, excellent jugement;
- Aisance à travailler dans un environnement rapide et en transformation;
- Capacité à travailler sous pression et de façon autonome, à rencontrer des délais serrés et être axé sur les résultats;
- Sens de la discrétion et forte sensibilité à l’importance de la confidentialité;
- Rigueur et souci de l’excellence;
- Tact et diplomatie.

Langues

- Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit
- Forte capacité rédactionnelle en français et en anglais.

Identification du poste

- Catégorie d’emploi : Personnel de soutien
- Supérieur immédiat : Directeur général
- Groupe d'emploi : Soutien administratif (non syndiqué)
- Échelle salariale : entre 62,000$ et 91,000 $ selon l’expérience

Rémunération : 62 000,00$ à 91 000,00$ par an

Avantages

- Stationnement sur place

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Montréal, QC H4A 3K4: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Formation:
- DEC (Obligatoire)

Expérience:
- adjoint exécutif: 5 ans (Obligatoire)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint.e exécutif.ve (Montreal)
🏢 Collège Villa Maria
📍 Montreal