SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la direction des ressources humaines, le Spécialiste en procédés administratifs – volet horaire participe à l’élaboration des horaires, à la gestion des remplacements et à la planification de la main-d’œuvre. Il agit à titre d’expert-conseil dans l’application de la convention collective relativement à la gestion des horaires et des remplacements. Grâce à son expertise, il assure le contrôle de la qualité des opérations relevant de ses responsabilités, contribue à l’efficacité et à l’efficience du volet horaire de la direction des ressources humaines, veille à la disponibilité d’une main-d’œuvre suffisante pour soutenir la mission de la CPO et favorise une expérience de service à la clientèle satisfaisante et de qualité.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

- Agir à titre d’expert-conseil dans l’application de la convention collective en matière de gestion des horaires.
- Exercer une vigie et effectuer le contrôle de la qualité des horaires afin de favoriser la disponibilité d’une main-d’œuvre suffisante au maintien des services offerts.
- Contribuer à l’amélioration continue des services et offrir un service à la clientèle professionnel, courtois et de grande qualité.
- Réaliser tout projet ou toute tâche connexe applicable à la gestion des horaires et des remplacements.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Gestion et contrôle

- Exercer une vigie sur l’exécution des travaux et des projets sous sa supervision.
- Participer activement à la gestion et au contrôle des activités de remplacement.
- Développer des stratégies visant à combler les besoins de main-d’œuvre des différents services.
- Assumer un rôle de leadership lors des premières interventions auprès des employés, lorsque requis, notamment en cas de non-respect des disponibilités ou de l’horaire, ainsi qu’en présence de problématiques d’assiduité ou d’absence.
- Maintenir une communication continue avec les intervenants des différents services afin de répondre à leurs besoins de main-d’œuvre.

Planification de la main-d’œuvre

- Analyser les besoins de remplacement afin d’assurer une main-d’œuvre suffisante.
- Identifier les besoins en recrutement et effectuer les suivis nécessaires.




- Déterminer, en collaboration avec les chefs aux opérations, les mesures de remplacement à mettre en place lors de situations de pénurie de ressources.
- Assurer la communication avec les partenaires afin de soutenir la prestation des services de la CPO.
- Offrir le soutien nécessaire aux travaux liés à la main-d’œuvre indépendante.
- Participer à l’accueil des nouveaux employés embauchés à la CPO.

Expert en matière de gestion des horaires et des activités de remplacement

- Agir à titre d’expert relativement aux outils de remplacement, veiller à leur déploiement et soutenir les utilisateurs afin de favoriser une saine gestion des horaires.
- Participer, à titre d’expert, aux projets ayant une incidence sur les horaires et les activités de remplacement.
- Maintenir et développer ses connaissances en matière de gestion des activités de remplacement.
- Agir à titre d’expert dans l’amélioration des processus et l’implantation de pratiques efficaces en matière de remplacement.

Gestion des horaires

- Être responsable de la production des horaires de travail et de la planification des vacances, conformément à la convention collective en vigueur.
- Assurer la gestion quotidienne des présences, des absences et des congés des employés de la CPO.
- Procéder aux remplacements à court et à long terme des employés de la CPO.
- Maintenir à jour ses connaissances de la convention collective, des procédures, des politiques et de l’utilisation du système informatique afin de soutenir et de faciliter la gestion des horaires.

Responsable qualité

- Analyser les litiges et proposer des solutions favorisant l’amélioration continue des processus.
- Créer et mettre à jour les outils de travail afin d’assurer un fonctionnement optimal des mécanismes de remplacement.




- Déterminer les outils nécessaires à la confection et à la gestion efficace des horaires à la CPO.

Volet – Ressources humaines

- Assurer le suivi administratif de différents dossiers RH, notamment les absences, invalidités, lésions professionnelles (CNESST), congés sans solde et autres types de congés.
- Accueillir et accompagner les employés lors de leur départ en absence et de leur retour au travail, en assurant les suivis administratifs requis.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des employés, des gestionnaires et des différents intervenants dans le cadre des dossiers d’absence et d’invalidité.
- Effectuer diverses tâches administratives en ressources humaines, selon les besoins de l’équipe et les priorités du service.
- Assurer la mise à jour des dossiers et systèmes RH, notamment en lien avec les absences, les congés et les changements de statut.
- Collaborer avec les membres de l’équipe RH afin d’assurer la continuité des services et le respect des procédures et politiques en vigueur.

Responsabilités additionnelles Assumer toute autre tâche ou responsabilité connexe liée à ses fonctions, à la demande de la direction des ressources humaines, afin de contribuer à la qualité, à la sécurité et à l’efficacité des services préhospitaliers.

EXIGENCES ACADÉMIQUES

- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou Attestation d’études collégiales (AEC) en gestion des ressources humaines ou toutes autres formations jugées pertinentes.
- Bonne connaissance de la suite Office (ex. : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).
- Avoir au moins cinq (5) années d’expérience en administration. L’expérience en ressources humaines est considérée comme un atout.
- Avoir de bonnes capacités de communication orale et écrite.

COMPÉTENCES

- Autonomie
- Capacité d’adaptation
- Capacité d’analyse
- Collaboration (travail d’équipe)
- Gestion du stress
- Habilités communicationnelles
- Orientation vers la clientèle
- Prise de décision/jugement
- Savoir prioriser
- Savoir organiser

Rémunération : 34,78$ à 41,50$ par heure Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages

- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Spécialiste en procédés administratifs - volet horaire (contrat) (Gatineau)
🏢 Coopérative des paramédics de l'Outaouais
📍 Gatineau