ADJOINTE ADMINISTRATIVE

RTSI – Division Montréal/Rive-Nord | Joliette

Sommaire du poste

Relevant du Directeur de l’unité d’affaire Montréal/Rive-Nord, l’adjointe administrative joue un rôle central dans le soutien aux opérations et la gestion administrative du bureau de Joliette.

Elle est responsable de prendre en charge les différents intrants administratifs, d’assurer le suivi des demandes et de coordonner les tâches qui ne relèvent pas directement d’un département spécifique. Elle agit comme un véritable point de référence administratif afin de s’assurer que rien ne tombe entre deux chaises.

Principales responsabilités

Administration générale et soutien à la division

- Assurer la gestion et le suivi des différents intrants administratifs;
- Traiter, classer et acheminer les demandes aux bonnes personnes ou aux bons départements;
- Effectuer les suivis nécessaires afin d’assurer que les demandes sont prises en charge dans les délais requis;
- Soutenir la direction dans la gestion administrative quotidienne;
- Assurer la mise à jour et le classement des dossiers, documents et informations administratives;
- Effectuer diverses tâches de secrétariat, de coordination et de suivi selon les besoins de la division;
- Agir comme personne-ressource pour certaines demandes administratives provenant des employés, fournisseurs, clients ou partenaires.

Gestion des demandes de soumissions et soutien aux estimations

- Recevoir et trier les demandes de soumissions;
- Effectuer une première analyse des demandes afin de déterminer leur nature et leur cheminement;
- Procéder à l’ouverture des dossiers d’estimation et s’assurer que les informations nécessaires sont disponibles;
- Acheminer les demandes aux estimateurs concernés;
- Assurer les suivis administratifs liés aux dossiers de soumission;




- Maintenir les dossiers d’estimation à jour et assurer leur classement;

Soutien aux opérations et aux départements

- Collaborer avec les différents départements afin de faciliter la circulation de l’information;
- Effectuer les suivis administratifs nécessaires auprès des équipes de service, de projets, d’estimation et de gestion;
- Identifier les situations ou demandes qui nécessitent une intervention de la direction;
- Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus administratifs de la division.

Profil recherché Nous recherchons une personne organisée, autonome et débrouillarde, qui aime que les choses soient bien faites.

La personne recherchée devra être capable de :

- Gérer plusieurs demandes simultanément et établir ses priorités;
- Faire preuve d’initiative et de jugement;
- Être rigoureuse et avoir un excellent souci du détail;
- Assurer des suivis efficaces;
- Communiquer facilement avec différents intervenants;
- S’adapter rapidement aux imprévus;
- Travailler de façon autonome tout en collaborant avec les différentes équipes;
- Être à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent changer rapidement.

Qualifications et compétences

- Expérience pertinente en administration, secrétariat ou coordination;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word et Excel;
- Excellentes capacités organisationnelles;
- Très bonne communication orale et écrite en français;
- Expérience dans le domaine de la construction ou dans un environnement similaire, un atout;
- Connaissance des processus de soumission et d’estimation, un atout.

Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 RTSI
📍 Joliette