Informations générales

Assiste la vice-rectrice et les vice-recteurs adjoints rattachés au Vice-rectorat dans l'accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques, par une prise en charge de l'organisation, de la coordination et du suivi de divers dossiers administratifs du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante, notamment ceux en lien avec les études supérieures.

Responsabilités

- Participe à l'administration du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante : collabore à la gestion d'agendas, à la prise de rendez-vous, à l'organisation de rencontres et réunions en fonction des priorités du Vice-rectorat.
- Reçoit, collige adéquatement l'information et dirige les appels téléphoniques aux intervenantes et intervenants appropriés, répond aux demandes des interlocutrices et interlocuteurs, prend connaissance du courrier et gère la boite courriel du Vice-rectorat relative aux études supérieures, fournit des renseignements et des réponses, écrites et verbales, à partir des politiques, des règles et des pratiques administratives en vigueur ou de toute autre documentation pertinente.
- Prépare et recueille les documents requis relativement à la tenue de réunions et d'assemblées diverses, notamment le conseil des études, et voit à l'organisation matérielle et logistique de celles-ci.
- Assure le suivi du cheminement des dossiers relatifs à l'offre de formation et à son financement, incluant leur suivi dans les instances internes de même qu'avec les instances décisionnelles externes concernées (BCI, MES).
- Reçoit les demandes, les analyse,



formule les réponses et gère les programmes de soutien financier relatifs aux études supérieures qui sont de niveau institutionnel. Tient à jour la comptabilité relative à ces programmes, traite les transactions, en utilisant les systèmes financiers et les applications informatiques institutionnelles et de bureautique.
- Maintient un procédurier et documente les échéanciers couvrant les activités importantes du poste afin d'assurer la continuité des opérations du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante et une relève immédiate en cas de situations urgentes ou d'absences prolongées, en plus de veiller à l'amélioration continue des méthodes de travail.
- Assiste la vice-rectrice et les vice-recteurs adjoints rattachés au Vice-rectorat dans le contrôle et le suivi des engagements en cours, l'exécution et la mise en œuvre de mandats ou de certaines tâches et dispositions retenues par les instances, les comités institutionnels ou par d'autres intervenants.
- Assiste la vice-rectrice est et les vice-recteurs adjoints rattachés au Vice-rectorat dans l'application de processus administratifs liés à son mandat.
- Coordonne la mise en œuvre de projets variés tels réaménagements, organisation de rencontres, événements sociaux, et occasionnellement, participe à des comités institutionnels.




- Assume toute autre responsabilité relevant de sa compétence confiée par la vice-rectrice est et les vice-recteurs adjoints rattachés au Vice-rectorat.

Qualifications Requises

- Scolarité: Détenir un diplôme d'études collégiales en bureautique (DEC) ou un diplôme d'études professionnelles en secrétariat (DEP) ou l'équivalent, combiné à une vaste expérience dans le domaine du secrétariat impliquant des cadres de direction.

Exigences Requises

- Le poste requiert l'utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office, SOFE-Finances ainsi que SOFE-GRH.
- Démontrer une maitrise ou une ouverture à maitriser différents outils d'intelligence artificielle générative pertinents aux tâches.
- Démontrer du jugement dans la prise de décision relative à divers dossiers de soutien aux études supérieures et au suivi de ceux-ci.
- Démontrer de l'initiative et de l'ouverture à proposer et adopter des façons de faire efficientes.
- Démontrer une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite ainsi qu'une bonne connaissance de l'anglais. La connaissance ou la maîtrise de l'anglais est requise, car la personne aura à échanger avec divers organismes ou partenaires de l'étranger.
- Faire preuve d'autonomie et de discrétion dans le traitement de dossiers confidentiels.

Conditions de travail Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8

(5 échelons répartis entre 66 372 $ et 79 957 $)

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

📌 Assistante administrative ou assistant administratif (Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante) (fonction non syndiquée)
🏢 Université de Sherbrooke
📍 Sherbrooke