Principales fonctions En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous travaillerez sous la responsabilité de la Directrice exécutive Talents, diversité et expérience employé. Dans votre quotidien, vous êtes responsable d’assister votre supérieur dans l’exécution de ses fonctions et assurez le support administratif dans la réalisation des objectifs.

Contribuer à la réalisation des priorités, des objectifs et des dossiers stratégiques, sensibles et confidentiels de la Direction exécutive en assurant un soutien administratif et organisationnel de haut niveau.

Soutenir l'efficacité et la fluidité des activités de la Direction exécutive en veillant à la qualité, à la cohérence et à l'accessibilité de l'information essentielle à la prise de décision et aux opérations.

Participer à l'amélioration continue de la performance organisationnelle de la Direction exécutive en optimisant les pratiques administratives, les outils de gestion et les modes de collaboration.

Planifiez les rencontres et contribuez au bon fonctionnement des comités en assurant une collaboration étroite avec les assistants(es) administratifs(ves) des directions exécutives partenaires.

Assurez la préparation et le suivi administratif des rencontres des différentes instances décisionnelles et consultatives reliées à la Direction exécutive, notamment les comités de gestion, les comités relevant du conseil d'administration et les forums de gouvernance interne, incluant les convocations, l'élaboration des ordres du jour, la préparation de la documentation, les comptes rendus ainsi que le suivi des décisions et des actions découlant des rencontres.





Vous assurez que toutes les fonctions d’ordre administratif assumées par la direction exécutive soient bien remplies par les personnes responsables à l’intérieur de celle-ci.

Agissez à titre de gardien(ne) de la documentation et des espaces collaboratifs de la Direction exécutive, notamment en assurant l'organisation, l'intégrité, l'accessibilité et la mise à jour des répertoires, des fichiers et des sites SharePoint.

Produisez, mettez à jour ou consolidez divers indicateurs de gestion, tableaux de bord et outils de suivi afin de soutenir la reddition de comptes et la prise de décision de la Direction exécutive.

détenez un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;

Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente peut être considérée.

Rigueur, priorisation, collaboration, sens client, gestion du stress, autonomie, centré résultats, qualité des décisions.

Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Power BI et SharePoint.

Bonne compréhension des principes de gestion documentaire, de gouvernance de l'information et d'organisation des espaces collaboratifs.

Connaissance en gestion, compilation et analyse de données administratives ainsi qu'en production de tableaux de bord et d'outils de suivi.

Compréhension des principes d'amélioration continue, d'optimisation des processus et d'efficacité opérationnelle.

Un régime de retraite à prestations déterminées vous assurant une tranquillité d’esprit.

Un programme d’aide aux employés donnant accès à différents services de soutien.

Des horaires de travail flexibles pour favoriser la conciliation vie personnelle et professionnelle.

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📌 Assistant(e) travaux et administratif (Montreal)
🏢 STM
📍 Montreal