AVENS Montréal, cabinet d’avocats spécialisé en droit des affaires et en litige, recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir la direction générale et contribuer au bon fonctionnement du cabinet.
Le ou la titulaire du poste joue un rôle polyvalent en soutien à la DG, aux opérations, à l’administration financière et aux ressources humaines.
Rôle et responsabilités
1. Soutien à la direction générale et au cabinet
- Soutenir la DG dans ses suivis administratifs, réunions, documents et outils de gestion
- Participer à certaines initiatives et projets du cabinet
- Effectuer l’entretien courant du site Web
- Coordonner les demandes avec l’agence marketing
2. Opérations et dossiers clients
- Effectuer les ouvertures de dossiers, vérifications de conflits et préparation des lettres de mandat
- Maintenir à jour les informations et documents administratifs dans le logiciel de gestion du cabinet
- Offrir un soutien informatique de premier niveau à l’équipe
- Coordonner l’inventaire et les besoins liés au parc informatique et agir comme lien avec le fournisseur TI
- Coordonner les demandes ponctuelles avec le gestionnaire de l’immeuble.
- Assurer le remplacement à la réception lors des absences
3. Soutien financier et facturation
- Traiter les déboursés et dépenses
- Participer à la réconciliation des cartes de crédit
- Effectuer les suivis liés à la refacturation aux clients
- Soutenir le processus de facturation
- Assurer certains suivis administratifs liés aux dépenses et à la facturation
4. Soutien RH
- Coordonner les tâches administratives liées à l’arrivée et au départ des employés
- Donner la formation de base sur le logiciel de gestion du cabinet
- Maintenir à jour certaines informations RH
- Soutenir certaines activités de recrutement
Qualités recherchées
- Excellente organisation et gestion des priorités
- Débrouillardise, autonomie et initiative
- Forte capacité d’apprentissage
- Très bonne aisance avec les outils technologiques
- Rigueur, discrétion et professionnalisme
- Capacité à gérer plusieurs dossiers et suivis simultanément
- Esprit de collaboration et attitude orientée vers les solutions
Exigences du poste
- Formation en administration, bureautique, gestion ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Très bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office.
- Français et anglais fonctionnels, à l’oral et à l’écrit.
- Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.
Expérience
- De 0 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien aux opérations.
- Une expérience dans un cabinet d’avocats ou un environnement de services professionnels constitue un atout.
- Expérience avec le logiciel de gestion de cabinet Clio, un atout.