REPORTS TO: Manager, Sponsorship & Content

ROLE AND OBJECTIVE

Reporting to the Manager, Sponsorship & Content the Coordinator, Operations will support the national championships as well as coordinate and organize office administration procedures. This position will require regular attendance at the national office in Richmond

Hill, Ontario. The objective of this position is to support the execution of deliverables for the U SPORTS national championships and ensuring servicing to hosts and member institutions. This role will work closely with all aspects of U SPORTS business and will interact with sport, communications, and operations departments.

CORE RESPONSIBILITIES AND PRIORITIES The Coordinator, Operations will be responsible for performing the following roles and/or delivering the following outcomes:

National Championships Support:

- Review graphics approval for the purposes of marketing and social media,

merchandise, printed materials, etc.;
- Support the creation and updating of event websites;
- Execute fan survey activation process;
- Support general U SPORTS social medial planning and content creation;
- Support with U SPORTS sponsor coordination;
- Creation of internal assets such as host announcements and logo use;
- Review and edit host scripts, decks, and digital assets for awards and in-game use;
- Post game presentation oversight with respect to branding, layout, execution planning, scripting;
- Manage pageantry shipments to hosts and back;
- Tracking and assessment of pageantry inventory for the purposes of upkeep and repair or replacement.

National Office Administration:

- Maintain office administration and equipment contracts and assist in centralized contract registry, identifying key dates and deliverables;• Monitor and maintain office supplies inventory;
- Oversee general shipping and receiving function for all departments (including Sport;

Marketing & Communications; and Operations);
- Assist in continuing improvement of office-related business processes;

DESIRED QUALIFICATIONS AND SKILLS

- Undergraduate degree in sport management, communications, business or another relevant field;
- Knowledge of the Canadian university sport sector;
- Strong organizational skills, time management skills and attention to detail required
- Ability to build and maintain strong relationships with colleagues and stakeholders;
- Ability to work effectively with multiple and conflicting priorities;
- Excellent communication skills (both written and verbal);
- Proficient in using MS Office (Microsoft, Excel, Word, PowerPoint and Outlook);
- Exceptional workplace cooperation skills
- Bilingualism is an asset

SALARY RANGE: $54,540 – $66,155

TERM: One (1) year full time term employment

LOCATION: Requirement to work in-person 4 days per week (Richmond Hill office) and potential to work remotely 1 day per week within Canada

HOURS OF WORK: 37.5 hours weekly, with flexibility to adapt for non-regular work schedule (overtime as required) during busy operational periods

APPLICATION DEADLINE:



Interested applicants should submit a cover letter and resume to [email protected] by Monday, November 23, 2026 @ 5:00 p.m EDT.

EXPECTED START DATE: Monday, January 4, 2027

CONTACT PERSON: Tara Hahto U SPORTS is committed to employment equity and diversity in the workplace and welcomes applications from women, racialized/visible minorities, Indigenous Peoples, persons with disabilities and LGBTQ2IA persons. We are committed to providing accessible employment practices are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (‘AODA’).

Accommodation is available upon request for applicants with disabilities.

We thank applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

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COORDINATEUR(TRICE) DES OPÉRATIONS

(MANDAT D’UN AN)

SUPERVISEUR(E) IMMÉDIAT(E) : Gestionnaire, commandites et contenu

RÔLE ET OBJECTIF

Relevant du ou de la gestionnaire, commandites et contenu, la personne titulaire du poste de coordonnateur(rice) des opérations veillera au soutien des championnats nationaux ainsi qu’à la coordination et à l’organisation des procédures administratives du bureau. Ce poste nécessite une présence régulière au bureau national situé à Richmond Hill, en Ontario.

L’objectif de ce poste est d’appuyer la réalisation des livrables liés aux championnats nationaux de U SPORTS et d’assurer le service aux hôtes et aux établissements membres.

Le ou la titulaire de ce poste travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs d’activité de U SPORTS et collaborera avec les départements des sports, des communications et des opérations.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES ET PRIORITÉS

Le ou la coordonnateur(rice) des opérations sera responsable des fonctions et des résultats suivants :

Soutien aux championnats nationaux :

- Réviser et approuver les visuels destinés au marketing, aux médias sociaux, aux produits dérivés, aux imprimés, etc. ;
- Participer à la création et à la mise à jour des sites Web des événements ;
- Mettre en œuvre le processus de sondage auprès des partisans ;
- Contribuer à la planification générale des médias sociaux et à la création de contenu pour U SPORTS ;
- Participer à la coordination des commanditaires de U SPORTS ;
- Élaborer des ressources internes telles que les annonces des hôtes et les directives d’utilisation du logo ;
- Vérifier et réviser les scripts des animateurs, les présentations et les ressources numériques pour les remises de prix et l’animation pendant les matchs ;
- Superviser les présentations d’après-match en ce qui concerne l’image de marque,

la disposition,



la planification de l’exécution et la rédaction des scripts ;• Gérer les expéditions et les retours du matériel d’habillage événementiel avec les organisateurs ;
- Veiller au suivi et à l’évaluation du matériel d’habillage événementiel à des fins d’entretien, de réparation ou de remplacement.

Administration du bureau national :

- Gérer les contrats administratifs et d’équipement du bureau national et contribuer à la gestion centralisée du registre des contrats en identifiant les dates clés et les livrables ;
- Suivre et maintenir l’inventaire des fournitures de bureau ;
- Superviser les opérations générales d’expédition et de réception pour tous les départements (notamment ceux des sports, du marketing et des communications,

puis celui des opérations) ;
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs du bureau national ;

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

- Diplôme de premier cycle en gestion du sport, en communications, en commerce ou dans une autre discipline pertinente ;
- Connaissance du sport universitaire canadien ;
- Excellentes aptitudes organisationnelles, excellente capacité à gérer son temps et grand souci du détail ;
- Capacité à établir et à entretenir d’excellentes relations avec les collègues et les intervenants ;
- Capacité à travailler efficacement malgré des priorités multiples et contradictoires ;
- Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite ;
- Maîtrise de MS Office (Microsoft, Excel, Word, PowerPoint et Outlook) ;
- Excellentes aptitudes à la coopération au sein de l’équipe ;
- Le bilinguisme constitue un atout.

ÉCHELLE SALARIALE : 54 540 $ à 66 155 $

DURÉE DU CONTRAT : Contrat à durée déterminée d’un (1) an à temps plein

LIEU DE TRAVAIL : Présence obligatoire au bureau quatre journées par semaine (bureau de Richmond Hill) et possibilité de télétravail une journée par semaine au CanadaHORAIRES DE TRAVAIL : 37,5 heures par semaine, avec une certaine flexibilité pour s’adapter à des horaires irréguliers (heures supplémentaires si nécessaire) pendant les périodes plus occupées

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Les personnes intéressées doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae à [email protected] avant le lundi 23 novembre 2026 à 17 h (HE).

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION PRÉVUE : Le lundi 4 janvier 2027

PERSONNE RESSOURCE : Tara Hahto U SPORTS souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et à la diversité en milieu de travail et encourage les candidatures des femmes, des personnes racisées/minorités visibles, des peuples autochtones, des personnes handicapées et des personnes LGBTQ2IA+. Nous nous engageons à mettre en place des pratiques d’emploi accessibles conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats ayant des besoins particuliers.

Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt. Toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.

📌 COORDINATOR, OPERATIONS (ONE-YEAR TERM) (Richmond Hill)
🏢 U SPORTS
📍 Richmond Hill