Résumé du poste La personne titulaire du poste est responsable d’offrir un soutien organisationnel et administratif de haut niveau à la vice-principale associée (Services financiers) et de contribuer au bon fonctionnement et à l’efficacité du bureau afin de soutenir la réalisation de ses priorités.

Agir à titre de principale responsable de la planification et de la gestion de l’agenda de la vice-principale associée afin d’optimiser l’utilisation de son temps. Anticiper les besoins et fournir un soutien complet en matière d’horaire, de préparation de dossiers d’information, de logistique, de déplacements et d’autres aspects administratifs afin de permettre à la vice-principale associée d’exercer pleinement ses fonctions et de faire progresser les priorités de son portefeuille.

Veiller à l’exactitude, à la qualité et au respect des délais. Coordonner la distribution, le suivi et l’archivage des documents nécessitant la signature de la vice-principale associée (factures, contrats, ententes, etc.).

Collaborer étroitement avec les autres membres du bureau et les unités concernées afin de veiller à ce que la vice-principale associée soit adéquatement préparée et informée pour toutes les réunions et activités, y compris les activités liées à la gouvernance et les rencontres externes. Ces unités comprennent notamment le Bureau du principal, le Bureau du vice-principal (Administration et finances), le Bureau du provost, les Services universitaires, les facultés ainsi que des organismes externes tels que d’autres universités, le ministère de l’Enseignement supérieur (MES), Financement Québec, BCI, des institutions bancaires, des agences de notation de crédit et des cabinets d’audit.

Participer à la préparation de divers rapports et états financiers, notamment les rapports institutionnels, le rapport d’analyse des états financiers et les rapports financiers destinés au Conseil des gouverneurs. Assurer la mise en page, la révision des textes, la coordination et la production finale des documents.

Participer à des projets spéciaux en effectuant des recherches, des analyses et des synthèses portant notamment sur les coûts indirects de la recherche financés par le gouvernement fédéral, les coûts d’enseignement hospitalier, le financement du MES,



le projet de loi 95, le RFA, les rapports énergétiques, le rapport de l’ACPAU (CAUBO) et d’autres initiatives connexes.

Établir des procédures et des mécanismes de contrôle liés aux systèmes de classement, d’archivage et à la gestion documentaire des comités.

Assurer la tenue à jour de la documentation des comités et veiller à l’exactitude des renseignements, notamment les ordres du jour et les documents connexes.

Préparer ou contribuer à l’élaboration de présentations et de documentation destinées à la vice-principale associée, notamment pour Moody’s, Standard & Poor’s, les retraites d’accueil des nouveaux doyens et directeurs, le Conseil des gouverneurs, les comités de vérification et des finances, le Sénat et le groupe P7.

Gérer le système de suivi de tous les documents nécessitant l’approbation de la vice-principale associée, du vice-principal (Administration et finances) et des Services de l’approvisionnement.

Fournir, au besoin, un soutien aux autres membres de l’équipe de direction des Services financiers dans la coordination de réunions impliquant de nombreux participants.

Superviser l’ensemble des activités administratives et opérationnelles des Services financiers, en agissant comme point central de coordination pour les horaires, les réunions, les communications, les déplacements, les événements spéciaux, les activités de gouvernance et les processus administratifs. Faire preuve d’un jugement sûr, de discrétion et d’initiative afin de soutenir l’efficacité organisationnelle et les priorités de la direction.

Excellente maîtrise de l’environnement Windows ainsi que des logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de Banner, Minerva, Workday et d’autres applications connexes.

Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Un régime complet d’avantages sociaux (soins de santé,



soins dentaires, assurance vie), lorsque admissible.

Un régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur pouvant atteindre 10 %), lorsque admissible.

Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et un compte d’épargne libre d’impôt (CELI).

Une politique de vacances concurrentielle.

Neuf (9) « vendredis d’été » rémunérés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail.

Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque les fonctions du poste le permettent.

Veuillez noter que, pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé.

Connaissance de l’anglais

L’Université McGill est une université de langue anglaise où les responsabilités quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4 sur une échelle de 0 à 4.

Formation Et Expérience Minimales Requises

MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)

33.75 (Temps plein)

Équité, diversité et inclusion

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.

📌 Assistant(e) administratif(ve) et gestion H/F (remote)
🏢 McGill University
📍 Montreal