Vous êtes un professionnel de l'administration expérimenté à la recherche d'un nouveau défi ? Le domaine de la gestion immobilière vous intéresse ? Voulez-vous travailler pour une entreprise de grande réputation qui gère des immeubles de prestige au cœur du centre-ville de Montréal ? Si c'est le cas, ce poste pourrait être pour vous

Notre client, l'un des plus importants propriétaires d'immeubles, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique et polyvalente, pour une entrée en poste immédiate.

Avantages

- Poste temporaire, 35 heures/semaine
- Poste au bureau du lundi au vendredi 100% présentiel
- Demi-journées d'été
- Horaires de travail flexibles
- Salaire compétitif
- 2 semaines de vacances, 3 jours personnels

Responsabilités

Collaboration avec les locataires :

- Coordonner les visites de maintenance, les visites de locataires potentiels et les interventions des assureurs et autres autorités.
- Répondre aux demandes des locataires et coordonner avec l'équipe de maintenance.
- Rédiger des lettres et courriels (avis, demandes, etc.).
- Suivre les demandes et renouvellements d'assurances des locataires.
- Organiser les travaux des entrepreneurs et des professionnels avec les locataires et le gestionnaire.
- Mettre à jour les ententes de services des locataires.
- Administrer le système GMAO (création de bons de travail, demandes de services, rapports de performance).

Collaboration avec l'équipe de sécurité, d'entretien ménager et mécanique :

- Organiser des réunions trimestrielles avec les responsables de chaque département.
- Assurer la coordination avec les services technologiques.




- Informer quotidiennement toutes les équipes des événements en cours ou à venir.

Service de comptabilité :

- Créer et envoyer des bons de commande (PO) via Yardi.
- Saisir les paiements de factures et suivre les soumissions des services externes.

Collaboration avec les fournisseurs :

- Demander des soumissions et suivre les dates de livraison/travaux.
- Mettre à jour les inventaires et les contrats.
- Assurer le suivi des maintenances périodiques et vérifier la conformité des dossiers fournisseurs (assurances, RBQ, etc.).

Support à la gestionnaire :

- Effectuer des tâches administratives (agenda, courrier, classement, correspondance).
- Apporter un soutien pour la préparation des offres, demandes et rapports.
- Inspecter les lieux et signaler les réparations nécessaires à l'équipe de maintenance.
- Gérer les commandes de papeterie et breuvages en respectant le budget.
- Remplacer la gestionnaire en son absence et produire divers documents.
- Gérer la correspondance et effectuer toutes autres tâches connexes demandées.

Qualifications

- Avoir un niveau d'anglais intermédiaire, tant à l'écrit qu'à l'oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients anglophones
- Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC - administration) ; ou être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles (DEP - secrétariat) et posséder deux (2)années d'expérience pertinente ;
- Connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
- Connaissance d'Adobe (pour g

📌 Adjoint-e administratif-ve (Montreal)
🏢 Randstad Deutschland
📍 Montreal