Affichage de poste – Adjointe administrative

L’adjointe administrative assure un soutien administratif, financier, organisationnel et logistique essentiel au bon fonctionnement de L’Autre Chez-Soi. Elle appuie la direction générale, l’équipe de travail et les instances de gouvernance dans la réalisation de la mission de l’organisme, tout en respectant l’approche féministe, la confidentialité, la rigueur administrative et les valeurs de solidarité, de respect et de sécurité envers les femmes et les enfants hébergés.

Principales responsabilités

1. Soutien administratif et secrétariat

· Gérer la correspondance, le courrier et les courriels de la direction.

· Rédiger, corriger, mettre en page et classer divers documents administratifs.

· Assurer le classement physique et électronique des dossiers administratifs, financiers, ressources humaines, fournisseurs, contrats, assurances, dons et autres dossiers organisationnels.

· Mettre à jour les bases de données, les statistiques et les outils de suivi de l’organisme.

· Gérer l’agenda de la direction, les réservations de salles et certains suivis administratifs quotidiens.

· Tenir à jour l’inventaire du matériel de bureau, de l’équipement, des meubles et des fournitures, et effectuer les achats nécessaires.

· Contribuer au bon fonctionnement des équipements informatiques et de télécommunication en effectuant les suivis requis auprès des fournisseurs spécialisés.

2. Gestion financière et comptable

· Soutien la direction dans la tenue de livres

· Préparer les dépôts, concilier les comptes bancaires et assurer le suivi des paiements.

· Produire les comptes fournisseurs et les comptes clients, préparer les paiements et faire le suivi des factures.

· Collaborer à la préparation des budgets, des rapports financiers et des redditions de comptes.

· Compiler les données financières requises par les ministères, bailleurs de fonds et partenaires.

· Gérer les dons et produire les reçus de charité lorsque requis.

· Coordonner la vérification comptable annuelle et assurer la liaison avec le vérificateur-comptable, en collaboration avec la direction générale.

3. Soutien aux ressources humaines

· Assurer le suivi administratif des dossiers des employées, de l’embauche à la fin d’emploi.

· Tenir à jour les dossiers du personnel, les banques de congés et vacances, les formations obligatoires et les documents liés aux ressources humaines.

· Assurer le suivi administratif des avantages sociaux, incluant les adhésions, modifications, cessations, paiements et remboursements.

· Produire la paie et effectuer les suivis nécessaires avec les outils ou fournisseurs concernés.

· Coordonner les vérifications d’antécédents des employées embauchées.

· Soutenir les processus de recrutement : affichage de postes, réception des candidatures, questionnaires pré entrevue, planification des entrevues, accueil des candidates et préparation logistique.





· Maintenir une gestion documentaire rigoureuse et confidentielle des dossiers RH.

4. Soutien à la gouvernance

· Assurer le soutien administratif au conseil d’administration et aux instances de gouvernance.

· Préparer la documentation liée aux rencontres, assemblées et suivis officiels.

· Participer à la préparation de l’assemblée générale annuelle.

· Assurer l’archivage des procès-verbaux, résolutions, politiques et autres documents officiels de l’organisme.

5. Gestion matérielle et logistique

· Assurer le suivi avec les fournisseurs de services pour l’entretien, les réparations et le maintien des équipements de la maison.

· Effectuer les achats de fournitures de bureau et de matériel nécessaire au fonctionnement administratif.

· Assurer le suivi des contrats de services, des assurances, des équipements et des besoins matériels.

· Maintenir à jour l’inventaire du matériel, des meubles, des équipements et des fournitures.

· Coordonner certaines activités administratives, logistiques ou événements de l’organisme.

· Effectuer l’inventaire des trousses de premiers soins et veiller à ce que le matériel requis soit disponible sur chaque étage.

6. Gestion de la confidentialité et de la conformité

· Assurer la protection des renseignements personnels des femmes hébergées, des enfants, des employées et de l’organisme.

· Soutenir la direction en lien au respect des politiques, procédures et obligations légales applicables aux organismes communautaires.

· Contribuer à la préparation des rapports exigés par les ministères, bailleurs de fonds et autres instances.

· Soutenir la direction dans le suivi des obligations légales et réglementaires, notamment celles liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

· Maintenir à jour les politiques, procédures, registres de conformité et outils de gestion documentaire.

· Agir comme personne ressource pour la conservation, l’archivage et la gestion documentaire de l’organisme.

Exigences

· Diplôme postsecondaire en administration, bureautique, comptabilité, secrétariat ou toute combinaison pertinente de formation et d’expérience.

· Deux à quatre années d’expérience dans le domaine.

· Expérience au sein d’un organisme communautaire ou d’un milieu à vocation sociale.

· Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les outils informatiques.

· Bonne maîtrise du français écrit et parlé.

· Respect et sensibilité à la réalité des femmes et des enfants hébergés.

· Adhérer à la mission, aux valeurs et à la philosophie féministe de la maison d’hébergement.

Compétences recherchées





· Excellent sens de l’organisation, rigueur et souci du détail.

· Autonomie, jugement professionnel et capacité à gérer les priorités.

· Grande discrétion et respect strict de la confidentialité.

· Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs.

· Esprit d’initiative, polyvalence et capacité d’adaptation.

· Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.

Atouts

· Connaissance d’un logiciel comptable, de Sage ou d’un outil équivalent.

· Connaissance du système Employeur D.

· Connaissance fonctionnelle de l’anglais.

· Connaissance du milieu communautaire.

· Connaissance des obligations légales applicables aux organismes communautaires et de la Loi 25.

Conditions particulières

· Signer et respecter un engagement de confidentialité.

· Pouvoir travailler occasionnellement en dehors des heures régulières pour certaines activités ou besoins organisationnels.

Conditions de travail

- Poste permanent, à temps partiel, 28 heures par semaine
- Horaire de jour, jours flexibles entre le lundi et vendredi,
- Lieu de travail : Gatineau (secteur Aylmer). Portion divisée entre les modes (télétravail et présentiel) variable selon les besoins.
- 3 à 4 jours par semaine, selon les besoins de l’organisme et après la période de probation.

Salaire d’entrée Entre 24,68 $ et 27,15 $ de l’heure, selon l’expérience et l’échelle salariale en vigueur.

Avantages sociaux

- Régime de retraite des groupes communautaires et de femmes
- REER collectif, avec contribution de l’employeur
- 2 semaines de vacances annuelles
- 8 journées personnelles par année
- 12 jours fériés payés
- Journée d’anniversaire payée
- Horaire versatile favorisant la conciliation travail-vie personnelle
- Possibilité de télétravail partiel, selon les besoins de l’organisme
- Remboursement des frais de déplacement liés au travail
- Stationnement gratuit
- Milieu de travail engagé, féministe et humain, au sein d’une équipe solidaire

Date d’entrée en fonction Mi-janvier 2027

Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation expliquant votre intérêt pour le poste à [email protected] au plus tard le 6 décembre 2026 à 23h59, en indiquant « Candidature – Adjointe administrative » dans l’objet du courriel.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les candidates retenues pour une entrevue seront contactées.

Le féminin est utilisé dans cette offre afin de refléter la réalité de notre milieu.

Rémunération : 24,68$ à 27,15$ par heure

Heures prévues : de 24.0 à 28.0 par semaine

Avantages

- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Indemnité kilométrique
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Aylmer, QC

📌 Adjoint(e) administrative - Comptabilité (Aylmer)
🏢 L'Autre Chez-Soi
📍 Aylmer