Principales responsabilitésService aux copropriétaires et gestion des demandes

- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des copropriétaires et des résidents.
- Prendre en charge les demandes, les plaintes et les problèmes signalés dans les immeubles.
- Coordonner les interventions nécessaires lors de bris, d’infiltrations d’eau, de problèmes d’entretien ou de toute autre situation nécessitant un suivi.
- Communiquer avec les copropriétaires concernés afin de les informer des interventions et de l’évolution des dossiers.
- Rédiger et transmettre les avis et les communications aux copropriétaires.
- Assurer un service professionnel et courtois, même lors de situations délicates ou urgentes.

Coordination des fournisseurs et suivi des travaux
- Effectuer les demandes de soumissions auprès des entrepreneurs et des fournisseurs.
- Assurer le suivi des soumissions, des travaux autorisés et des échéanciers.
- Coordonner les rendez-vous et les interventions des entrepreneurs dans les immeubles.
- Accueillir les entrepreneurs sur place, lorsque nécessaire.
- Effectuer les relances auprès des fournisseurs et vérifier l’avancement des travaux.
- Informer les copropriétaires des travaux prévus et des interventions qui les concernent.
- Signaler à la gestionnaire les retards, les problèmes d’exécution ou les situations nécessitant une attention particulière.
- Participer au suivi des sinistres et à la coordination des travaux correctifs.

Facturation et suivi administratif
- Recevoir, vérifier, numériser et saisir les factures des fournisseurs.
- Vérifier la concordance des factures avec les soumissions, les contrats et les travaux effectués.
- Préparer les documents nécessaires au traitement des paiements.
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs concernant les factures et les paiements.




- Effectuer les relances concernant les charges communes impayées.
- Assurer la mise à jour des dossiers et des bases de données des copropriétaires.
- Classer et archiver les documents électroniques et papier.

Soutien à la gestion des copropriétés
- Planifier et coordonner les réunions des conseils d’administration.
- Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
- Participer à la préparation des assemblées générales, des convocations et des documents nécessaires.
- Préparer et vérifier les documents relatifs aux transactions immobilières, notamment les DRCOP.
- Assurer les communications et les suivis administratifs auprès des conseils d’administration.
- Effectuer toute autre tâche connexe liée à la gestion quotidienne des immeubles.

Profil recherché

Exigences obligatoires

- Expérience préalable en gestion de copropriété.
- Bilinguisme français et anglais obligatoire, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin de communiquer quotidiennement avec une clientèle francophone et anglophone.
- Expérience dans la coordination et le suivi des travaux d’entretien et de réparation des immeubles.
- Expérience dans la vérification, le traitement et le suivi des factures des fournisseurs.
- Expérience dans la gestion des demandes et des problèmes rencontrés par les copropriétaires.




- Bonne connaissance du fonctionnement des syndicats de copropriété et des relations avec les conseils d’administration.
- Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel et Outlook.
- Disponibilité occasionnelle en soirée pour participer aux réunions des conseils d’administration ou aux assemblées générales.

Qualités et compétences recherchées

- Excellent sens du service à la clientèle et de la communication.
- Autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative.
- Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Rigueur dans les suivis et souci du détail.
- Capacité à résoudre les problèmes et à trouver des solutions efficaces.
- Diplomatie, patience et professionnalisme dans les échanges avec les copropriétaires.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec l’équipe.
- Sens des responsabilités et capacité à mener les dossiers jusqu’à leur résolution.

Conditions de travail et avantages
- Poste permanent de 30 heures par semaine.
- Horaire versatile favorisant la conciliation travail-vie personnelle.
- Possibilité de travail hybride.
- Salaire horaire de 19,23 $ à 26,44 $, selon l’expérience et les compétences.
- Stationnement gratuit sur place.
- Environnement de travail professionnel et collaboratif.
- Responsabilités variées et stimulantes.
- Équipe à dimension humaine où l’autonomie, l’initiative et le travail bien fait sont valorisés.

Type d'emploi : Permanent Rémunération : 19,23$ à 26,44$ par heure

Avantages

- Congés payés
- Stationnement sur place

Question(s) de présélection:
- Attentes salariales

Expérience:
- Gestion de copropriété: 2 ans (Obligatoire)
- administration: 2 ans (Obligatoire)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) au gestionnaire (Montreal)
🏢 Gestion TL
📍 Montreal