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Procurement & Inventory Specialist / Buyer

You will be responsible for the purchasing and inventory function for raw materials, packaging, supplies, equipment and parts, and logistics services. We are looking for a value creator who finds the right suppliers, materials, and terms to make our products more competitive and better positioned in the market. You’ll work closely with production, R&D;, quality/regulatory, sales, and finance, keep our costing model accurate, and coordinate the procurement and costing side of new product launches.

Key Responsibilities

Purchasing & Replenishment

- Source and reorder chemical raw materials (surfactants, solvents, actives, fragrances, preservatives, etc.), packaging (bottles, pails, drums, caps, labels, cartons), accessories, and plant supplies.
- Issue and follow up on purchase orders, confirm delivery dates, and expedite when necessary to avoid production interruptions.
- Resolve discrepancies in quantity, quality, pricing, or invoicing with vendors and accounts payable.

Inventory Management

- Set, review, and optimize min/max levels and reorder points based on consumption, lead times, MOQs, and seasonality.
- Coordinate with Director of Production to align purchases with the production schedule.
- Monitor stock levels, slow-moving and obsolete inventory, and shelf-life or expiry-sensitive materials.
- Support cycle counts and physical inventories and investigate variances.

Strategic Sourcing
- Identify and qualify alternate suppliers for critical materials to reduce supply risk.
- Negotiate pricing, volume commitments, and payment terms with a focus on total value, including quality, service, lead times, and supplier innovation that can improve our products.

New Product Coordination

- Act as the procurement and costing point of contact for new product launches and private-label projects, working with sales, R&D;, regulatory, and production.
- Source raw materials, packaging, labels, and components for new products, including samples, quotes, lead times, and MOQs.
- Build launch costings using our costing model, and update them as specifications, suppliers, or volumes change.
- Create new items, BOM components, and suppliers in the ERP system ahead of first production.
- Plan initial inventory for launch quantities and set min/max levels once the product is in regular production.

Costing Model Maintenance

- Maintain and update the inputs of the company’s costing model, including inputs that will be provided by Finance, Operations or Sales:

o raw material and packaging costs, based on current supplier pricing, MOQs, and currency; o labour rates and production time standards;

o overhead allocation rates;

o inbound and outbound transport costs;

o sales commission rates;

o client terms packages, including rebates, volume incentives, and other program allowances.

- Update cost inputs promptly when supplier price increases or decreases, surcharges, freight rate changes, or new client agreements take effect.
- Ensure costing inputs in the model and the ERP system are consistent and accurate.
- Flag significant cost changes to management and sales so that pricing can be reviewed.
- Work with Finance, Operations, and Sales to validate cost assumptions and keep the model current.

Equipment & MRO Purchasing

- Source and purchase production and plant equipment (mixing tanks, pumps, filling and capping equipment, labelers, conveyors, IBC and drum handling equipment, etc.) in collaboration with operations and maintenance.
- Obtain and compare quotes, review specifications, and negotiate pricing, delivery, installation, warranty, and service terms for capital purchases.
- Source and maintain stock of critical spare parts and maintenance, repair, and operations (MRO) supplies to minimize equipment downtime.
- Build and maintain a supplier network for equipment parts, mechanical and electrical components, and maintenance services.
- Track equipment purchase and service history, and support capital expenditure requests with cost and supplier information.

Supplier & ERP Administration
- Create and maintain new items and supplier records in our ERP system, ensuring accurate costs, units of measure, lead times, and vendor part numbers.
- Formalize vendor terms through supply agreements covering pricing, payment terms, lead times, MOQs, Incoterms, rebates, quality requirements, and change notification obligations, for both new and existing vendors.
- Maintain an approved supplier list and evaluate vendor performance (on-time delivery, quality, responsiveness).

Regulatory & Quality Support

- Obtain and maintain current SDS, Certificates of Analysis, and technical data sheets from suppliers, and pass them to the regulatory team.
- Ensure purchased materials meet applicable certification requirements (e.g., EcoLogo, DIN, MK).
- Coordinate with quality on incoming inspection and nonconforming material.

Logistics Sourcing & Freight Management
- Source and negotiate with carriers, freight brokers, and courier services for inbound and outbound shipments (LTL, FTL, LCL, FCL and parcel).
- Request and compare freight quotes, maintain carrier rate agreements, and monitor freight costs against budget.
- Evaluate carrier performance (on-time pickup and delivery, damage claims, billing accuracy) and manage freight claims.
- Coordinate with customs brokers on imported materials, including duties, tariff classification, documentation, and cross-border shipments.
- Source warehousing or 3PL services as needed.

Qualifications

- 3+ years of purchasing or procurement experience, ideally in chemical, cosmetic, food, or other process manufacturing.
- Working knowledge of inventory management principles (min/max, reorder points, safety stock, lead time planning).
- Experience with an ERP or MRP system.
- Strong analytical skills: comfortable working with data, building and maintaining costing models in Excel, and turning numbers into transparent recommendations.
- Strong people skills and a talent for building lasting relationships with suppliers, carriers, and internal teams; you see suppliers as partners, not just vendors.
- A value-creation mindset: you look beyond the lowest price to total value, including quality, reliability, service,



innovation, and how sourcing choices can strengthen our products’ positioning in the market.
- Comfortable using AI tools (such as Claude, or Copilot) to speed up analysis, supplier research, reporting, and everyday tasks, and curious about new ways to work smarter.
- You enjoy solving problems and thrive in a fast-paced environment where priorities can shift quickly.
- Experience supporting new product introductions in a manufacturing environment is an asset.
- Experience purchasing freight services and/or industrial equipment and spare parts is an asset.
- Organized, detail-oriented, and able to manage multiple priorities.
- Mandatory bilingual French and English, spoken and written.
- Post-secondary education in supply chain, business, or a related field; SCMP or APICS/ASCM (CPIM) designation is an asset.

What We Offer

- Competitive salary:

- Group insurance
- Summer Friday’s schedule
- A key role with real impact in a growing Canadian manufacturer located in a brand-current Carbon Zero certified facility

Please indicate your desired compensation for the role and your available date to start in case you are hired for the role. Spécialiste des achats et des stocks / Acheteur

Vous serez en charge des achats et de la gestion des stocks de matières premières, d’emballages, de fournitures, d’équipements, de pièces détachées et de services logistiques. Nous recherchons une personne capable de créer de la valeur ajoutée, qui saura identifier les bons fournisseurs, les matériaux adaptés et les conditions les plus avantageuses afin de rendre nos produits plus compétitifs et mieux positionnés sur le marché. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services de production, de R&D;, de qualité/conformité réglementaire, des ventes et des finances ; vous veillerez à la précision de notre modèle de calcul des coûts et coordonnerez les aspects liés aux achats et au calcul des coûts lors du lancement de nouveaux produits.

Responsabilités clés

Achats et réapprovisionnement

- S'approvisionner et passer les commandes de matières premières chimiques (tensioactifs, solvants, principes actifs, parfums, conservateurs, etc.), d'emballages (flacons, seaux, fûts, bouchons, étiquettes, cartons), d'accessoires et de fournitures d'usine.
- Émettre et assurer le suivi des bons de commande, confirmer les dates de livraison et accélérer les procédures si nécessaire pour éviter toute interruption de la production.
- Résoudre les divergences de quantité, de qualité, de prix ou de facturation avec les fournisseurs et le service de la comptabilité fournisseurs.

Gestion des stocks

- Définir, réviser et optimiser les niveaux minimum/maximum et les seuils de réapprovisionnement en fonction de la consommation, des délais de livraison, des quantités minimales de commande et de la saisonnalité.
- Assurer la coordination avec le directeur de production afin d’aligner les achats sur le calendrier de production.
- Surveiller les niveaux de stock, les stocks à rotation lente et obsolètes, ainsi que les matériaux sensibles à la durée de conservation ou à la date de péremption.
- Participer aux inventaires tournants et aux inventaires physiques, et analyser les écarts constatés.

Approvisionnement stratégique

- Identifier et qualifier des fournisseurs alternatifs
- Négocier les prix, les engagements de volume et les conditions de paiement en mettant l’accent sur la valeur globale, notamment la qualité, le service, les délais de livraison et l’innovation des fournisseurs susceptible d’améliorer nos produits.

Coordination des nouveaux produits

- Servir de point de contact pour les achats et le calcul des coûts dans le cadre des lancements de nouveaux produits et des projets de marques de distributeur, en collaboration avec les équipes commerciales, de R&D;, de conformité réglementaire et de production.
- S'approvisionner en matières premières, emballages, étiquettes et composants pour les nouveaux produits, notamment en gérant les échantillons, les devis, les délais de livraison et les quantités minimales de commande (MOQ).
- Établir les coûts de lancement à l'aide de notre modèle de calcul des coûts, et les mettre à jour en fonction de l'évolution des spécifications, des fournisseurs ou des volumes.
- Créer de nouveaux articles, composants de nomenclature et fournisseurs dans le système ERP avant le début de la production.
- Planifier le stock initial correspondant aux quantités de lancement et définir les niveaux minimum/maximum une fois que le produit est en production régulière.

Gestion du modèle de calcul des coûts

- Gérer et mettre à jour les données d’entrée du modèle de calcul des coûts de l’entreprise, y compris celles fournies par les services financiers, opérationnels ou commerciaux :

o coûts des matières premières et des emballages, sur la base des tarifs actuels des fournisseurs, des quantités minimales de commande (QMC) et du taux de change ; o taux horaires de main-d’œuvre et temps de production standard ;

o taux de répartition des frais généraux ;

o coûts de transport entrants et sortants ;

o les taux de commission sur les ventes ;

o les conditions commerciales accordées aux clients, y compris les remises, les primes de volume et autres avantages liés aux programmes.

- Mettre à jour rapidement les données de coûts lorsque des hausses ou baisses de prix des fournisseurs, des surcoûts, des modifications des tarifs de fret ou de nouveaux accords clients entrent en vigueur.
- S’assurer que les données de calcul des coûts dans le modèle et l’ERP
- Signaler les variations de coûts significatives à la direction et au service commercial afin que la tarification puisse être réexaminée.
- Collaborer avec les services financiers,



opérationnels et commerciaux pour valider les hypothèses de coûts et maintenir le modèle à jour.

Achats d’équipements et de matériel d’entretien, de réparation et d’exploitation (MRO)

- Rechercher et acheter des équipements de production et d’usine (cuves de mélange, pompes, équipements de remplissage et de bouchage, étiqueteuses, convoyeurs, équipements de manutention des IBC et des fûts, etc.) en collaboration avec les services opérationnels et de maintenance.
- Obtenir et comparer des devis, examiner les cahiers des charges et négocier les conditions de prix, de livraison, d’installation, de garantie et de service pour les achats d’immobilisations.
- S’approvisionner et gérer les stocks de pièces de rechange essentielles ainsi que des fournitures de maintenance, de réparation et d’exploitation (MRO) afin de minimiser les temps d’arrêt des équipements.
- Constituer et entretenir un réseau de fournisseurs pour les pièces d’équipement, les composants mécaniques et électriques, ainsi que les services de maintenance.
- Suivre l’historique des achats et des interventions sur les équipements, et étayer les demandes de dépenses d’investissement à l’aide d’informations sur les coûts et les fournisseurs.

Gestion des fournisseurs et du système ERP

- Créer et mettre à jour les fiches des nouveaux articles et fournisseurs dans notre système ERP, en veillant à l’exactitude des coûts, des unités de mesure, des délais de livraison et des références fournisseurs.
- Formaliser les conditions des fournisseurs par le biais de contrats d’approvisionnement couvrant les prix, les conditions de paiement, les délais de livraison, les quantités minimales de commande (MOQ), les Incoterms, les remises, les exigences de qualité et les obligations de notification des changements, tant pour les nouveaux fournisseurs que pour les fournisseurs existants.
- Tenir à jour une liste des fournisseurs agréés et évaluer leurs performances (respect des délais de livraison, qualité, réactivité).

Conformité réglementaire et qualité

- Obtenir et tenir à jour les FDS, les certificats d’analyse et les fiches techniques fournis par les fournisseurs, puis les transmettre à l’équipe chargée de la conformité réglementaire.
- S’assurer que les matériaux achetés répondent aux exigences de certification applicables (par exemple, EcoLogo, DIN, MK).
- Assurer la coordination avec le service qualité concernant le contrôle à la réception et les matériaux non conformes.

Approvisionnement logistique et gestion du fret

- Rechercher et négocier avec les transporteurs, les courtiers en fret et les services de messagerie pour les expéditions entrantes et sortantes (LTL, FTL, LCL, FCL et colis).
- Demander et comparer des devis de fret, gérer les accords tarifaires avec les transporteurs et contrôler les coûts de fret par rapport au budget.
- Évaluer les performances des transporteurs (respect des délais d’enlèvement et de livraison, réclamations pour dommages, exactitude de la facturation) et gérer les réclamations liées au fret.
- Assurer la coordination avec les courtiers en douane concernant les matières premières importées, notamment les droits de douane, le classement tarifaire, la documentation et les expéditions transfrontalières.
- Rechercher des services d’entreposage ou de logistique tierce partie (3PL) selon les besoins.

Qualifications

- Au moins 3 ans d’expérience dans les achats ou l’approvisionnement, de préférence dans l’industrie chimique, cosmétique, agroalimentaire ou dans d’autres secteurs de fabrication par processus.
- Connaissance pratique des principes de gestion des stocks (niveaux minimum/maximum, seuils de réapprovisionnement, stock de sécurité, planification des délais d’approvisionnement).
- Expérience avec un système ERP ou MRP.
- Solides compétences analytiques : aisance dans le traitement des données, la création et la mise à jour de modèles de calcul de coûts sous Excel, et la capacité à transformer des chiffres en recommandations claires.
- Un sens aigu des relations humaines et un talent pour nouer des relations durables avec les fournisseurs, les transporteurs et les équipes internes ; vous considérez les fournisseurs comme des partenaires, et non comme de simples prestataires.
- Un état d’esprit axé sur la création de valeur : vous ne vous limitez pas au prix le plus bas, mais vous prenez en compte la valeur globale, notamment la qualité, la fiabilité, le service, l’innovation et la manière dont les choix d’approvisionnement peuvent renforcer le positionnement de nos produits sur le marché.
- Vous maîtrisez les outils d’IA (tels que Claude ou Copilot) pour accélérer les analyses, la recherche de fournisseurs, la création de rapports et les tâches quotidiennes, et vous êtes curieux de découvrir de nouvelles façons de travailler plus efficacement.
- Vous aimez résoudre des problèmes et vous vous épanouissez dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement.
- Une expérience dans l’accompagnement du lancement de nouveaux produits dans un environnement industriel est un atout.
- Une expérience dans l’achat de services de fret et/ou d’équipements industriels et de pièces détachées est un atout.
- Organisé(e), soucieux(se) du détail et capable de gérer plusieurs priorités à la fois.
- Completement bilingue français et anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Formation postsecondaire en chaîne d’approvisionnement, en commerce ou dans un domaine connexe ; la certification SCMP ou APICS/ASCM (CPIM) est un atout.

Ce que nous offrons

- Salaire compétitif :

- Assurance collective
- Horaires d’été le vendredi
- Un poste clé avec un réel impact au sein d’un fabricant canadien en pleine croissance, situé dans une toute nouvelle usine certifiée « Carbon Zero »

Veuillez indiquer vos prétentions salariales pour ce poste ainsi que votre date de disponibilité pour prendre vos fonctions si votre candidature est retenue.

Benefits

- Casual dress
- Dental care
- Life insurance
- On-site parking

Application question(s):
- Please state your desire compensation/SVP indiquez vos pretensions salariales

Work Location: In person

📌 Procurement & Inventory Specialist - Buyer/Spécialiste des achats et des stocks / Acheteur (Montreal)
🏢 Chemotec (PM
📍 Montreal