Coordonnateur(trice) – Support aux ventes

Langues : Français et anglais (bilinguisme requis)

À propos d'Art Woods

Chez Art Woods, nous accompagnons les entreprises et les organisations dans leurs besoins en mobilier, en aménagement, en équipements et en fournitures de bureau. Présents à Gatineau et à Ottawa, nous misons sur une approche personnalisée, des relations durables et un service à la clientèle de qualité. Dans le cadre de notre croissance, nous sommes à la recherche d'une personne organisée, proactive et polyvalente pour se joindre à notre équipe à titre de Coordonnateur(trice) – Support aux ventes.

Votre rôle

Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre équipe des ventes en assurant un soutien administratif, commercial et opérationnel.

En collaboration avec nos représentants et nos différentes équipes internes, vous contribuerez à la préparation des soumissions, à la gestion des demandes clients et à la coordination des projets. Votre contribution permettra à nos représentants de consacrer davantage de temps au développement des affaires et aux relations avec leurs clients, tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers et une expérience client fluide, efficace et professionnelle.

Vos principales responsabilités

- Soutien aux ventes et administration
- Assister les représentants dans la gestion des comptes clients, des demandes et des opportunités.
- Assurer le suivi des courriels et diriger les demandes vers les personnes concernées.
- Préparer des soumissions, des propositions commerciales et divers documents de vente.
- Participer à la préparation de soumissions pour les clients réguliers et les contrats existants.
- Remplir et assurer le suivi des formulaires internes et des documents requis par les fabricants.
- Contribuer à la rapidité de traitement des demandes et au bon déroulement des activités de vente.

Coordination et suivi des projets

- Effectuer le suivi des commandes, des délais de production, des livraisons et des échéanciers.
- Assurer le suivi des dates estimées d'expédition et des étapes clés des projets.
- Collaborer avec les équipes internes pour coordonner les commandes, les livraisons et les installations.
- Participer à la planification des installations, des visites et des différentes étapes des projets.
- Anticiper les besoins, identifier les situations nécessitant une attention particulière et proposer des
- solutions.

Service à la clientèle et suivi après‐vente

- Répondre aux demandes clients et effectuer les suivis nécessaires en collaboration avec les représentants responsables des dossiers.
- Assurer une communication claire, professionnelle et efficace en français et en anglais.
- Contribuer à une expérience client positive tout au long des projets.
- Participer à la coordination des demandes de service et des suivis après-vente.
- Le poste comprend également toute autre tâche connexe visant à soutenir l'équipe des ventes et à assurer le bon
- déroulement des projets.

Le profil recherché

- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
- Excellentes capacités d'organisation,



de planification et de gestion des priorités.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et autonomie.
- Attitude proactive, esprit d'initiative et approche orientée vers les solutions.
- Bonnes aptitudes en communication, en collaboration et en service à la clientèle.
- Aisance avec les outils informatiques, notamment Microsoft Office et Outlook.
- Souci du détail et capacité à s'adapter à un environnement dynamique.

Des atouts :

- Expérience en soutien aux ventes, en coordination de projets ou en administration.
- Connaissance du secteur du mobilier de bureau, de l'aménagement commercial ou des fournitures de bureau.
- Expérience dans la préparation de soumissions ou le suivi de commandes.

Ce que nous offrons

- Un poste permanent au sein d'une entreprise locale en croissance.
- Un environnement de travail collaboratif et dynamique.
- La possibilité de participer à des projets variés auprès d'une clientèle diversifiée.
- Un rôle stimulant offrant de l'autonomie et des responsabilités.
- Des occasions d'apprentissage et de développement professionnel.
- Des possibilités d'évolution selon les intérêts et les forces de la personne, que ce soit en coordination ou éventuellement en représentation des ventes.

Envie de faire partie de notre équipe ? Nous recherchons avant tout une personne fiable, motivée et organisée, qui aime collaborer, trouver des solutions et contribuer au succès d'une équipe.

Faites-nous parvenir votre CV et venez contribuer à la croissance d'Art Woods !

Languages: French and English (bilingualism required)

About Art Woods

At Art Woods, we help businesses and organizations meet their workplace needs through office furniture, space planning, equipment, and office supplies.

With offices in Gatineau and Ottawa, we pride ourselves on personalized service, long-term relationships, and delivering an excellent customer experience.

As our company continues to grow, we are looking for an organized, proactive, and versatile individual to join our team as a Sales Support Coordinator.

Your Role

You will play a key role in supporting the day-to-day operations of our sales team by providing administrative, sales, and project coordination support. Working closely with our sales representatives and internal teams, you will assist with preparing quotations, managing client requests, and coordinating projects. Your contribution will help our sales representatives dedicate more time to business development and client relationships while ensuring efficient follow-ups, smooth project execution, and an excellent customer experience.

Key Responsibilities

Sales and Administrative Support

- Assist sales representatives with managing client accounts, inquiries, and sales opportunities.




- Monitor incoming emails and direct inquiries to the appropriate team members.
- Prepare quotations, sales proposals, and supporting documentation.
- Assist with recurring quotations and existing client contracts.
- Complete and track internal forms and manufacturer documentation.
- Help ensure timely responses to client requests and support the overall sales process.

Project Coordination and Follow‐Up

- Track orders, production lead times, deliveries, and project schedules.
- Follow up on estimated shipping dates and key project milestones.
- Work with internal teams to coordinate orders, deliveries, and installations.
- Assist with scheduling installations, site visits, and various project activities.
- Anticipate needs, identify potential issues, and proactively suggest solutions.

Customer Service and After‐Sales Support

- Respond to client inquiries and provide timely follow-ups in collaboration with the responsible sales representatives.
- Maintain clear, professional, and effective communication in both French and English.
- Contribute to a positive customer experience throughout every stage of a project.
- Assist with service requests and after-sales coordination.

Responsibilities also include other related duties that support the sales team and ensure smooth project execution.

What We're Looking For

- Excellent written and verbal communication skills in both French and English.
- Strong organizational, planning, and time-management skills.
- Ability to manage multiple priorities with accuracy and independence.
- Proactive attitude, initiative, and a solution-oriented mindset.
- Strong interpersonal, teamwork, and customer service skills.
- Proficiency with Microsoft Office, Outlook, and general office technology.
- Attention to detail and the ability to adapt to a dynamic work environment.

Assets:

- Experience in sales support, project coordination, or administration.
- Familiarity with office furniture, commercial interiors, or office supplies.
- Experience preparing quotations or coordinating orders.

What We Offer

- An annual salary depending on experience.
- A permanent position with a growing local company.
- A team-oriented and supportive work environment.
- Opportunities to work on a wide variety of projects with diverse clients.
- A rewarding role with autonomy and meaningful responsibilities.
- Professional learning and development opportunities.
- Career growth opportunities based on individual interests and strengths, whether in coordination or potentially transitioning into a sales representative role.

Interested in Joining Our Team? Above all, we're looking for someone reliable, motivated, and organized who enjoys working with others, solving problems, and contributing to a team's success.

Send us your résumé and become part of the continued growth of Art Woods!

Pay: From $50,000.00 per year

Benefits

- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Vision care
- Wellness program

Education:
- Secondary School (required)

Language:
- French & English (required)

Work Location: In person

📌 Sales Support Coordinator (Ottawa)
🏢 Art Woods Office Supplies
📍 Ottawa