Résumé du poste

La personne titulaire du poste est responsable d’offrir un soutien organisationnel et administratif de haut niveau à la vice-principale associée (Services financiers) et de contribuer au bon fonctionnement et à l’efficacité du bureau afin de soutenir la réalisation de ses priorités.

Principales responsabilités

- Agir à titre de principale responsable de la planification et de la gestion de l’agenda de la vice-principale associée afin d’optimiser l’utilisation de son temps. Organiser l’horaire en tenant compte des priorités stratégiques; exercer un jugement éclairé dans la réorganisation ou le report de réunions lors de situations urgentes et orienter les demandes et requêtes vers les unités appropriées pour assurer un traitement rapide.
- Anticiper les besoins et fournir un soutien complet en matière d’horaire, de préparation de dossiers d’information, de logistique, de déplacements et d’autres aspects administratifs afin de permettre à la vice-principale associée d’exercer pleinement ses fonctions et de faire progresser les priorités de son portefeuille.
- Gérer la correspondance entrante et sortante de la vice-principale associée ainsi que les activités connexes.
- Répondre au nom de la vice-principale associée, recommander des solutions, signaler les échéances et les informations urgentes, et effectuer les suivis requis. Veiller à l’exactitude, à la qualité et au respect des délais. Coordonner la distribution, le suivi et l’archivage des documents nécessitant la signature de la vice-principale associée (factures, contrats, ententes, etc.).




- Collaborer étroitement avec les autres membres du bureau et les unités concernées afin de veiller à ce que la vice-principale associée soit adéquatement préparée et informée pour toutes les réunions et activités, y compris les activités liées à la gouvernance et les rencontres externes. Ces unités comprennent notamment le Bureau du principal, le Bureau du vice-principal (Administration et finances), le Bureau du provost, les Services universitaires, les facultés ainsi que des organismes externes tels que d’autres universités, le ministère de l’Enseignement supérieur (MES), Financement Québec, BCI, des institutions bancaires, des agences de notation de crédit et des cabinets d’audit.
- Assurer, de façon autonome et jusqu’à leur conclusion, le suivi de nombreux dossiers découlant d’événements, de réunions et de demandes de renseignements.
- Rédiger les procès-verbaux de réunions lorsque requis.
- Participer à la préparation de divers rapports et états financiers, notamment les rapports institutionnels, le rapport d’analyse des états financiers et les rapports financiers destinés au Conseil des gouverneurs. Assurer la mise en page, la révision des textes, la coordination et la production finale des documents.
- Participer à des projets spéciaux en effectuant des recherches, des analyses et des synthèses portant notamment sur les coûts indirects de la recherche financés par le gouvernement fédéral, les coûts d’enseignement hospitalier, le financement du MES, le projet de loi 95, le RFA, les rapports énergétiques, le rapport de l’ACPAU (CAUBO) et d’autres initiatives connexes.




- Établir des procédures et des mécanismes de contrôle liés aux systèmes de classement, d’archivage et à la gestion documentaire des comités.
- Assurer la tenue à jour de la documentation des comités et veiller à l’exactitude des renseignements, notamment les ordres du jour et les documents connexes.
- Préparer ou contribuer à l’élaboration de présentations et de documentation destinées à la vice-principale associée, notamment pour Moody’s, Standard & Poor’s, les retraites d’accueil des nouveaux doyens et directeurs, le Conseil des gouverneurs, les comités de vérification et des finances, le Sénat et le groupe P7.
- Gérer le système de suivi de tous les documents nécessitant l’approbation de la vice-principale associée, du vice-principal (Administration et finances) et des Services de l’approvisionnement.
- Fournir, au besoin, un soutien aux autres membres de l’équipe de direction des Services financiers dans la coordination de réunions impliquant de nombreux participants.
- Superviser l’ensemble des activités administratives et opérationnelles des Services financiers, en agissant comme point central de coordination pour les horaires, les réunions, les communications, les déplacements, les événements spéciaux, les activités de gouvernance et les processus administratifs. Faire preuve d’un jugement sûr, de discrétion et d’initiative afin de soutenir l’efficacité organisationnelle et les priorités de la direction.

Autres compétences et aptitudes requises

- Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
- Capacité éprouvée à gérer simultanément plusieurs priorités

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 McGill University
📍 Montreal