Titre du poste: Adjoint(e) administratif(ve)Lieu: LavalSupérieur hiérarchique: Directeur(trice) principal(e) de la stratégieHoraire de travail: Temps plein, 35 à 40 heures par semaineExigences linguistiques: Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du QuébecPosition Title: Administrative AssistantLocation: LavalReports To: Sr. Director of StrategyWork Schedule: Full time, 35–40 hours/weekLanguage Requirements: Bilingual (English/French) preferred in Quebec and Ontario 1Aperçu du posteL'adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien essentiel aux équipes de direction et d'exploitation en coordonnant les activités de bureau, en gérant les communications et en assurant le bon fonctionnement des tâches administratives quotidiennes. Ce rôle est crucial pour maintenir l'efficacité organisationnelle et soutenir les opérations de première ligne et de soutien.Position OverviewThe Administrative Assistant provides essential support to management and operational teams by coordinating office activities, managing communications, and ensuring smooth day-to-day administrative functions. This role is critical to maintaining organizational efficiency and supporting frontline and back-office operations 2 3.Responsabilités principalesCoordination du bureauGérer les fournitures et l'inventaire du bureauOrganiser et maintenir les systèmes de classement (numériques et physiques)Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l'entretien des équipements de bureauCommunication & PlanningRépondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les dirigerPlanifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacementsPréparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunionsGestion documentaireRédiger, réviser et mettre en forme la correspondance,



les rapports et les présentationsAider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internesAccueil des clients et visiteursAccueillir et assister les visiteurs et les clientsCoordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jourSoutien à l'équipeSoutenir l'intégration des nouveaux employés (ex. : installation du poste de travail, demandes d'accès)Aider à la communication interne et à l'organisation d'événementsKey ResponsibilitiesOffice CoordinationMaintain office supplies and inventory.Organize and maintain filing systems (digital and physical).Coordinate courier services, mail distribution, and office equipment servicingCommunication & SchedulingAnswer and direct phone calls and emails.Schedule and confirm meetings, appointments, and travel arrangements.Prepare meeting agendas and take minutes.Document ManagementDraft, proofread, and format correspondence, reports, and presentations.Assist with data entry, invoice processing, and internal reporting.Customer & Visitor SupportGreet and assist visitors and clients.Coordinate with customer service or sales teams to relay messages and updates.Team SupportSupport onboarding of new employees (e.G., desk setup, access requests).Assist with internal communications and event planning.Compétences Et QualificationsMaîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRMExcellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanémentExcellentes aptitudes en communication écrite et oraleDiscrétion et professionnalisme dans la gestion d'informations confidentiellesSkills & QualificationsProficiency in Microsoft Office Suite and CRM systemsStrong organizational and multitasking abilitiesExcellent written and verbal communication skillsDiscretion and professionalism in handling confidential informationCompensationTaux horaire typique : 26 à 28,85 $ CADTypical hourly rate: 26-28.85$/hr CAD

📌 Adjointe Administrative (Sainte-Thérèse)
🏢 PGW Auto Glass
📍 Sainte-Thérèse