Résumé du poste:
Relevant du gestionnaire d’immeuble, l’administrateur du site est responsable de répondre aux demandes administratives d’ordre générale à plusieurs bureaux de location.

La ou le titulaire du poste fournie un service à la clientèle hors pair et un soutien opérationnel aux immeubles résidentiels tout en démontrant de l’enthousiasme avec toutes les parties prenantes.

Votre nouveau poste et ses responsabilités:
À titre de personne proactive, l’Adminstrateur répond aux demandes du site. En particulier :

Travailler en conformité avec toutes les parties, y compris tous les règlements et lois municipaux, provinciaux et fédéraux sur la location, le code du bâtiment et de prévention des incendies, ainsi que tous protocoles de santé et de sécurité

Mettre à jour et maintenir les informations dans les systèmes pertinents (c.-à-d. Mircom, Brivo) et le système d’intercom

Compléter tous les classements et numérisations du site

Organiser et maintenir les systèmes de classement, y compris le classement papier, le classement électronique et les archives

Aider à saisir, à tenir à jour et à vérifier les dossiers des résidents dans la base de données Yardi, y compris les renseignements sur les baux, la perception des loyers, le renouvellement des loyers et les avis aux résidents

Tenir à jour l’inventaire et commander les fournitures de bureau, dépliants et matériel promotionnel

Complétez l’inventaire et passez les commandes pour les garanties et les boîtes d’emménagement

Gérer les fournitures d’équipement de protection individuelle pour le personnel du site (c.-à-d. masques, désinfectant)

Préparer et consigner les ordres de travail (demandes de service résidents) et les changements, selon les besoins

Examiner et transmettre les factures des fournisseurs aux comptes payables

Planifier les inspections et les travaux en unité, au besoin

Travailler avec l’équipe des projets d’immobilisations pour préparer le site et informer les résidents,



soit la préparation et la distribution d’avis, la logistique du site, et répondre aux questions des résidents

Comprendre et respecter tous les critères énoncés dans le Programme d’Immeuble locative certifié (PILC) et le Programme de Logement multiples sans criminalité (PLMSC), le cas échéant

Maintenir les registres de stationnement, de casier et de résidents

Préparer les baux et les boîtes d’emménagement

Organiser le bureau et développer des systèmes d’organisation

Vérifier les fichiers électroniques pour s’assurer que les baux, les demandes, etc. sont numérisés et rapportés correctement

Recevoir et traiter les paiements de loyer

Coordonner et gérer les avis de non-paiement, les arriérages, les augmentations annuelle et tout autre document requis par la Régie du logement

Gérer les dossiers du site

Coordonner les problèmes de parasites, planifier les traitements, préparer les avis et les directives pour les résidents

Répondes aux appels deservice à la clientèle

Répondre, en temps opportun, à toutes les demandes de renseignements par téléphone et par courriel

Traiter toutes les demandes de renseignements, commentaires, plaintes ou préoccupations de manière professionnelle et courtoise

Fournir un soutien à l’équipe de location, au besoin

Fournir des commentaires, documenter les exigences et aider à la de formation des employés

Aider le gestionnaire de l’immeuble à obtenir des estimés de fournisseurs et d’entrepreneurs, à préparer des rapports mensuels, à suivre les dates de renouvellement et à obtenir des certificats d’assurance courants

Les informations pour les locataires





Documentation signée

Inscription et classement des dossiers

Registre de soutien des locataires

Tout autre élément requis en vertu de nouveau règlement

Obtention d’un diplôme d’études secondaires

2 à 3 ans d’expérience en administration de bureau, gestion de propriétés, vente ou service à la clientèle

Connaissance générale des lois liées au logement

Bonnes compétences en communication et en écriture en français et en anglais Bonne connaissance des systèmes informatiques, tels que la suite Microsoft Office (Outlook, Word et Excel) et Yardi

Capacité à travailler de façon autonome et en équipe

Bonne habileté à résoudre des conflits et négocier avec patience, tact et de façon efficace en situations émotiveset capacité à négocier avec des clients ayant des cultures, niveaux de scolarité et antécédents socio-économiques différents

Démontre une attitude professionnelle positive avec enthousiasme

Bonne capacité organisationnelle

Habiletés complémentaires :

Avoir suivi des cours au niveau postsecondaire en administration des affaires ou en systèmes et en méthodes de bureau

Avoir accès à un véhicule fiable

Ce poste vise à pourvoir un poste vacant existant. Il s'agit d'un poste permanent à temps plein.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Osgoode accueille favorablement les candidatures des personnes en situation de handicap et les encourage à postuler. Des mesures d'adaptation sont offertes, sur demande, à toutes les étapes du processus de sélection.

Bien qu'Osgoode Properties n'utilise pas d'outils d'intelligence artificielle (IA) pour la présélection des candidatures, des outils d'IA peuvent être utilisés par des fournisseurs externes dans le cadre du traitement des candidatures.

Tenant information packages

Tenant support registry

#J-18808-Ljbffr

📌 Administrateur du site (Quebec City)
🏢 Osgoode Properties
📍 Quebec City