SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Direction des finances et de l’administration

HORAIRE : 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, heures de bureau

L’adjoint-e administratif-tive veille au bon fonctionnement quotidien du Segal. À partir de notre réception, vous êtes le premier point de contact pour le personnel, les artistes et les visiteurs, ainsi qu’une personne-ressource clé pour notre directrice des finances et de l’administration et notre directrice artistique et générale.Vous prenez en charge les nombreuses tâches administratives et les menez à terme : coordination de comités, communications au personnel, procédures RH, soutien à la conformité, calendriers, suivi des échéances et aide à l’organisation d’activités internes. Si vous aimez être au cœur de l’action et contribuer au bon fonctionnement d’un milieu dynamique, ce poste est pour vous.

Principales responsabilités

1. Gestion du bureau, soutien opérationnel et protection des renseignements personnels

- Fournir un soutien administratif à la directrice des finances et de l’administration et à la directrice générale, notamment en assurant le suivi des échéances et des dossiers en suspens.
- Agir à titre de coordonnateur de la protection des renseignements personnels pour notre programme de confidentialité (Loi 25), en collaboration avec la responsable de la protection des renseignements personnels, afin de maintenir les processus nécessaires à la conformité des dossiers et à la mise à jour des registres, de suivre les activités requises, d’assurer les suivis auprès des services et de contribuer à documenter les incidents conformément aux procédures établies.
- Coordonner les comités internes du personnel : tenir à jour la liste des membres, planifier les réunions et soutenir les suivis requis.
- Soutenir les projets opérationnels et l’amélioration continue des processus.
- Coordonner l’accueil et le départ des employés : documents, postes de travail, cartes d’accès, comptes et orientation des nouveaux employés.
- Tenir à jour et organiser le matériel et les listes de contrôle d’accueil, et soutenir les RH dans les tâches administratives.
- Gérer les cartes d’accès des visiteurs et surveiller l’activité dans l’immeuble au moyen de caméras en circuit fermé.
- Tenir les politiques et procédures administratives ainsi que les fichiers partagés organisés et accessibles à l’aide des outils bureautiques courants.
- Préparer, au besoin, de la correspondance, des feuilles de calcul, des rapports et des présentations.
- Soutenir l’équipe des finances dans des tâches administratives, notamment le suivi dans des feuilles de calcul et la saisie de données.

2. Réception, événements et TI

- Accueillir le personnel, les artistes, les visiteurs et les fournisseurs, répondre à la ligne téléphonique principale et acheminer les demandes.
- Gérer les fournitures de bureau, l’équipement et les espaces communs, et assurer le suivi de l’entretien auprès des services internes ou des fournisseurs.
- Agir comme premier point de contact pour les problèmes informatiques du personnel et coordonner les solutions avec notre fournisseur TI externe.
- Gérer les calendriers partagés et les réservations de salles de réunion.
- Envoyer les avis à l’ensemble de l’organisation, notamment le calendrier des jours fériés et des fermetures.
- Gérer le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et les livraisons.
- Coordonner la logistique des activités internes, notamment les formations du personnel, les célébrations et les réunions trimestrielles, en collaboration avec l’adjoint artistique et exécutif et notre coordonnateur de l’hospitalité, au besoin.

Qualifications et expérience

- Au moins 3 ans d’expérience en administration de bureau, en soutien à la direction ou dans un rôle similaire.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- À l’aise avec Excel (tri, formules simples, feuilles de suivi), Microsoft 365, OneDrive et Google Workspace.
- Très organisé,



efficace et capable de gérer plusieurs tâches à la fois tout en travaillant à la réception.
- Souci du détail et grande précision dans le travail.
- Discrétion et bon jugement dans le traitement de renseignements confidentiels.
- Attitude chaleureuse, professionnelle et axée sur le service envers toutes les personnes qui franchissent la porte.

Atouts :

- Expérience des procédures RH ou de l’accueil des employés, et/ou soutien comptable de base, notamment le suivi dans des feuilles de calcul et la saisie de données.
- Études postsecondaires en administration ou en gestion.

Profil Vous êtes la personne qui remarque ce qui doit être fait et qui s’en charge, sans attendre qu’on le lui demande.

QUI SOMMES-NOUS?

Le Centre Segal des arts de la scène est l’une des principales compagnies de théâtre au Canada et un carrefour culturel dynamique au cœur de Montréal.

Nous créons, produisons et présentons des histoires audacieuses qui divertissent, inspirent et rassemblent. Des premières mondiales et succès de Broadway aux programmes communautaires et aux événements culturels, notre travail est guidé par la créativité, la collaboration et la conviction que le spectacle vivant a le pouvoir de rassembler.

Le Segal réunit une équipe passionnée d’amoureux du théâtre, d’artistes et de professionnels des arts qui ont à cœur leur travail et leurs collègues. Nous valorisons l’excellence artistique, l’inclusion et l’engagement communautaire significatif, et nous nous efforçons de créer un milieu de travail où chacun se sent habilité à contribuer, à évoluer et à s’épanouir dans un travail enrichissant.

En tant que fière institution culturelle juive, le Segal célèbre l’identité juive par les arts tout en favorisant le dialogue, les liens et la compréhension entre les communautés.

Si les arts vous passionnent, que la collaboration vous stimule et que vous souhaitez avoir un impact, nous aimerions vous connaître.

AVANTAGES SOCIAUX

- Assurance collective comprenant les soins de santé, les soins dentaires, l’assurance vie et d’autres protections
- Régime de retraite
- Environ 8 à 12 jours fériés supplémentaires selon le calendrier juif
- Rabais sur les abonnements au centre de conditionnement physique du YM-YWHA

AUTRES AVANTAGES OFFERTS

- Voyez les spectacles gratuitement et profitez de billets à tarif réduit pour vos proches
- Travaillez au quotidien avec des collègues créatifs, passionnés et agréables
- Apprenez, évoluez et essayez de nouvelles choses
- Créez des expériences mémorables pour des milliers de spectateurs chaque année

_______________________________ REPORTS TO: Director of Finance and Administration

SCHEDULE: 40 hours a week, Monday to Friday, 9 a.m. to 5 p.m.

The Administrative Assistant keeps the Segal running smoothly day to day. Working from our front desk, you are the first point of contact for staff, artists and visitors, and the go-to support for our Director of Finance and Administration and our General Manager. You take the many administrative tasks off their plates and see them through: committee coordination, staff communications, HR procedures, compliance support, calendars, deadline tracking, and assistance with internal events.

If you like being at the centre of things and making a busy place work better, this role is for you.

1. Office Management, Operational Support & Privacy

- Provide administrative support to the Director of Finance and Administration and the General Manager, including tracking deadlines and outstanding items.
- Act as privacy coordinator for our Privacy program (Law 25) working with the Data Privacy Officer to maintain processes significant to ensure data records are compliant and registers kept up to date, track required activities,



follow up with departments and help document incidents following established procedures.
- Coordinate internal staff committees: keep track of members, schedule meetings and support the follow up required.
- Support with operational projects and ongoing process improvements
- Coordinate onboarding and offboarding: paperwork, workstations, access cards, accounts and orientation for new employees.
- Maintain onboarding materials and checklists organized and up to date, and support HR with administrative tasks.
- Manage visitor access cards and monitor building activity through closed-circuit cameras.
- Maintain administrative policies, procedures and shared files organized and accessible with common office tools.
- Prepare correspondence, spreadsheets, reports and presentations, as needed.
- Support the finance team with administrative tasks such as spreadsheet tracking and data entry.

2. Reception & events & IT

- Welcome staff, artists, visitors and suppliers, answer the main phone line and direct inquiries.
- Manage office supplies, equipment and shared spaces, and follow up on maintenance with internal departments or suppliers.
- Act as the first point of contact for staff IT issues and coordinate solutions with our external IT provider.
- Manage shared calendars and meeting room bookings.
- Send organization-wide notices, such as holiday calendar (closures).
- Handle incoming and outgoing mail, couriers and deliveries.
- Coordinate logistics for internal events, such as staff trainings, celebrations and quarterly meetings, working with the Artistic and Executive Associate and our hospitality coordinator as needed.

Qualifications & Experience

- At least 3 years of experience in office administration, executive assistance or a similar role.
- Excellent spoken and written French and English.
- Comfortable working in Excel (sorting, simple formulas, tracking sheets), Microsoft 365, OneDrive and Google Workspace.
- Highly organized, efficient and ability to multi-task while working at reception desk
- Attention to details and accuracy of work
- Discretion and sound judgment with confidential information.
- Warm, professional and service-minded with everyone who comes through the door.

Assets:

- Bring experience with HR procedures or onboarding, and/or basic accounting support such as spreadsheet tracking and data entry.
- Have post-secondary studies in administration or business.

Profile You are the person who notices what needs doing and gets it done, without waiting to be asked.

WHO ARE WE?

The Segal Centre for Performing Arts is one of Canada’s leading theatre companies and a vibrant cultural hub in the heart of Montreal.

We create, produce, and present bold stories that entertain, inspire, and bring people together. From world premieres and Broadway hits to community programs and cultural events, our work is driven by creativity, collaboration, and a belief in the power of live performance.

The Segal is home to a passionate team of theatre lovers, artists, and arts professionals who care deeply about their work and each other. We value artistic excellence, inclusion, meaningful community engagement, and we strive to create a workplace where people feel empowered to contribute, grow, and have fun while doing fulfilling work.

As a proud Jewish cultural institution, the Segal celebrates Jewish identity through the arts while fostering dialogue, connection, and understanding across communities.

If you're excited by the arts, energized by collaboration, and eager to make an impact, we'd love to hear from you.

BENEFITS

- Group Insurance including health, dental and life insurance and other coverage
- Pension plan
- Approximately 8 to 12 additional Jewish calendar holidays
- Discounts for memberships at YM-YWHA fitness centre

ADDITIONAL BENEFITS OFFERED

- See shows for free and enjoy discounted tickets for your entourage
- Spend your days with creative, passionate, and fun coworkers
- Learn, grow, and try new things
- Create memorable experiences for thousands of patrons every year

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Benefits

- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Employee assistance program
- Life insurance
- Paid time off
- Vision care

Work Location: In person

📌 Adjoint·e administratif·ive / Administrative Assistant (Montreal)
🏢 Segal Centre For Performing Arts
📍 Montreal