EXA Architecture et Design est une entreprise qui s’inscrit dans la continuité de l’expertise d’EXA Design, où architecture et design d’intérieur convergent pour créer des espaces uniques et inspirants. En intégrant notre équipe, vous contribuerez à l’expansion de notre offre en architecture et design tout en collaborant étroitement avec des professionnels passionnés du design d’intérieur. Ensemble, nous transformons les espaces en expériences mémorables.

Votre rôle

Sous la supervision des propriétaires associé(es) et en étroite collaboration avec la direction et les équipes de projet, l’adjoint(e) administratif(ve) participera au bon fonctionnement et au développement de la firme en soutenant divers volets de l'entreprise, allant du développement des affaires aux technologies de l'information. Il/Elle sera chargé(e) d'effectuer le suivi des demandes de projets et des clients potentiels, de contribuer à la préparation des offres de services, de soutenir les activités de marketing et de recrutement, de tenir à jour les dossiers des employés et d'assurer le suivi auprès des fournisseurs. Le/La titulaire du poste mettra en œuvre ses compétences en organisation et en communication afin d'assurer la fluidité des suivis et la circulation de l'information, tout en respectant les priorités et les échéanciers de l'entreprise.

Principales responsabilités:

Volet Développement des affaires et soutien aux ventes

- Effectuer le premier contact avec les clients potentiels et présenter l’entreprise et ses services;
- Répondre aux nouvelles demandes de projets et assurer le suivi auprès des clients potentiels;
- Coordonner la prise de rendez-vous avec les personnes responsables des projets;
- Préparer et rédiger des offres de services,



qui sont soumises à approbation avant leur envoi;
- Participer aux activités de prospection et de développement de nouvelles occasions d’affaires.

Volet Soutien administratif et coordination des opérations

- Assurer le suivi administratif des dossiers courants;
- Recueillir et organiser l'information nécessaire à la préparation des documents.

Volet Marketing et communications

- Assister aux séances photos de certains projets ;
- Faire le suivi de l’avancement des tâches auprès de l’équipe marketing;
- Soutenir l'équipe marketing dans l'organisation et la tenue de certains événements;
- Obtenir des soumissions auprès de fournisseurs et en assurer le suivi.

Volet Ressources humaines

- Soutenir le processus de recrutement, notamment l’affichage des postes et le tri des CV;
- Assurer une communication fluide avec les candidats tout au long du processus;
- Créer les dossiers des employés dans le SIRH de l’entreprise et les maintenir à jour;
- Trier certains documents RH, en assurer la signature et les consigner dans le SIRH;
- Coordonner la prise de rendez-vous pour les entrevues.

Volet Technologie de l’information (TI)

- Obtenir des soumissions auprès de fournisseurs et en assurer le suivi;
- Assurer le suivi des licences et abonnements, ainsi que de leurs renouvellements;
- Transmettre aux fournisseurs les questions relatives à leurs logiciels ou à leur utilisation et acheminer les réponses aux bonnes personnes.





Avantages concurrentiels Poste permanent à temps plein avec horaire adaptable.

Possibilité de travailler en mode hybride.

Nouveaux bureaux lumineux et modernes.

Stationnement extérieur gratuit avec borne de recharge disponible.

Congés payés et vacances basées sur vos années d’expérience.

Une équipe conviviale et dynamique qui valorise le plaisir au travail.

Lunchs et 5 à 7 réguliers pour des moments de convivialité.

Qualifications requises

Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou dans un domaine connexe;

Minimum de 1 année dans un rôle de soutien administratif;

Bonne maîtrise de la suite office (Word, Excel, Outlook);

Bilinguisme de base (Français et Anglais) ;

Bonne capacité de rédaction en français;

Aisance à communiquer avec les clients, les fournisseurs et les candidats;

Autonomie et sens de l’initiative dans l’exécution des tâches courantes;

Capacité à gérer des tâches multiples, à organiser et à gérer les priorités;

Rigueur, minutie et discrétion;

Expérience dans le secteur du design, de l'architecture ou de la construction : un atout;

Connaissance d'un système d'information en ressources humaines (SIRH) : un atout.

Faites partie de l’aventure EXA!

Chez EXA Architecture et Design, vous aurez l’opportunité de contribuer à des projets ambitieux, de travailler en synergie avec une équipe multidisciplinaire et de participer à la création d’environnements qui dépassent les attentes. Si vous êtes motivé(e) à relever ce défi, nous avons hâte de vous rencontrer!

Rémunération : 24,00$ à 29,00$ par heure

Heures prévues : de 35.0 à 40.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 EXA Design
📍 Longueuil