À propos de nous | About Us La Clinique Vivago est une clinique inclusive et dynamique en santé mentale qui offre des services accessibles et de haute qualité. Nous valorisons la collaboration, la bienveillance et l’innovation et recherchons un·e adjoint·e administratif·ve motivé·e et organisé·e pour soutenir nos clients et notre équipe.

Clinique Vivago is a dynamic and inclusive mental health clinic committed to offering accessible, high-quality care. We value collaboration, compassion, and innovation, and are seeking a detail-oriented Administrative Assistant to support both clients and staff.

Sommaire du poste | Position Summary

L’adjoint·e administratif·ve assure le bon fonctionnement quotidien de la clinique : accueil des clients, soutien administratif à l’équipe, suivi financier et logistique, coordination avec des partenaires externes et soutien à la direction.

The Administrative Assistant ensures the smooth daily operations of the clinic: client reception, administrative support to the team, financial and logistical follow-up, coordination with external partners, and support to leadership.

Responsabilités principales | Key Responsibilities

Service à la clientèle | Client Services

- Répondre aux appels, courriels et télécopies; être à l’aise avec les appels téléphoniques.
- Accueillir les clients, planifier et confirmer les rendez-vous.
- Percevoir les paiements et s’assurer que les formulaires de consentement sont signés.
- Answer phone calls, emails, and faxes; comfortable with proactive calls.
- Welcome clients, schedule and confirm appointments.
- Collect payments and ensure consent forms are signed.

Finances

- Suivre les paiements des clients, envoyer les factures ainsi que les reçu de paiements et créer des listes/rapports des soldes dus.
- Communiquer avec les clients pour récupérer les paiements en retard.
- Compiler les reçus et tenir à jour la liste des dépenses de la clinique.
- Track client payments and create lists/reports of outstanding balances.
- Contact clients to recover overdue payments.




- Compile receipts and maintain expense tracking.

Soutien administratif | Administrative Support

- Maintenir et mettre à jour les dossiers et bases de données avec confidentialité.
- Aider les cliniciens dans leurs demandes administratives.
- Agir comme super-utilisateur des logiciels de la clinique.
- Maintain records/databases confidentially.
- Assist clinicians with administrative requests.
- Act as a clinic software super-user.

Soutien à l’équipe et à la direction | Team & Leadership Suppor

- Aider la direction avec l'embauche de nouveaux employés : envoi des trousses de bienvenue, suivi des nouveaux employés.
- Contribuer à la communication interne et à la coordination de l’équipe.
- Publier sur les réseaux sociaux le contenu approuvé par la direction.
- Assist leadership with onboarding: send welcome packages, follow up with new staff.
- Support internal communications and team coordination.
- Post approved content on the clinic’s social media.

Communication interne, externe et logistique | Internal, External Communication & Logistics

- Communiquer des informations importantes aux membres de l'équipe.
- Communiquer avec des cliniques, hôpitaux, pharmacies et partenaires.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et répondre à leurs demandes.
- Commander et gérer les fournitures nécessaires.
- Veiller à ce que les espaces soient approvisionnés, organisés et conformes.
- Liaise with clinics, hospitals, pharmacies, and partners.
- Communicate with vendors and handle inquiries.
- Order and manage clinic supplies.
- Ensure clinic areas are stocked, organized, and compliant.

Profil recherché | Qualifications

- Expérience en milieu médical ou administratif, un atout.




- Solides aptitudes organisationnelles et multitâches.
- Excellente communication en français et en anglais (oral et écrit).
- Maîtrise de Microsoft Office et logiciels de gestion clinique.
- Discrétion et professionnalisme.
- Confort et aisance au téléphone.
- Experience in medical or administrative setting preferred.
- Strong organizational and multitasking skills.
- Excellent communication in French and English (spoken & written).
- Proficiency with Microsoft Office and clinic management software.
- Discretion and professionalism.
- Comfortable and confident on the phone

Ce que nous offrons | What We Offer

- Une équipe cooperative et inclusive.
- Des opportunités de développement professionnel.
- Un travail porteur de sens avec un impact direct auprès des clients.
- Options d’horaire flexibles (temps plein / temps partiel).
- Assurances collectives.
- A supportive and inclusive team setting.
- Opportunities for professional growth and development.
- Meaningful work with direct client impact.
- Flexible scheduling (full-time / part time)
- Group insurance benefits.

Détails d’emploi | Employment Details

- Type d’emploi | Employment Type : Temps plein / Temps partiel | Full-Time / Part-Time
- Entrée en fonction | Start Date : Dès que possible | As soon as possible
- Salaire | Salary : Selon expérience | Based on experience
- Date limite | Deadline : Jusqu’à ce que le poste soit comblé | Until filled

Comment postuler | How to Apply Faites parvenir votre CV et lettre de motivation à [email protected] avec l’objet : Candidature adjoint·e administratif·ve.

Please send your CV and cover letter to [email protected] with the subject line: Administrative Assistant Application.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 20,00$ à 25,00$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire

Langue:
- Français (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Administrative Assistant / Adjoint·e administratif·ve (Montreal)
🏢 Clinique de santé inclusive Vivago
📍 Montreal