Description du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne dynamique, organisée et professionnelle pour occuper le poste de réceptionniste / adjointe administrative ou adjoint administratif au sein de notre équipe !

Dans ce rôle essentiel, vous serez le premier point de contact de notre entreprise. Vous serez responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion de la réception ainsi que de diverses tâches administratives.

Votre sens de l’organisation, votre souci du détail et votre attitude positive contribueront au bon fonctionnement quotidien du bureau et à la qualité du service offert à notre clientèle.

Ce poste représente une excellente occasion de travailler dans un environnement professionnel et accueillant où vos compétences administratives seront appréciées.

Responsabilités

- Accueillir chaleureusement les visiteurs et les clients afin d’offrir une première impression positive et professionnelle.
- Gérer un système téléphonique multilignes, répondre aux appels et les acheminer aux personnes concernées avec courtoisie et professionnalisme.
- Traiter efficacement la correspondance entrante et sortante, notamment les courriels, le courrier et les colis.
- Effectuer la saisie de données avec précision à l’aide de Microsoft Office et d’autres logiciels administratifs.
- Maintenir un système de classement organisé, tant numérique que papier, afin de faciliter la recherche de documents.
- Participer aux tâches de comptabilité de base à l’aide de QuickBooks ou d’un logiciel similaire, notamment la facturation et le suivi des dépenses.
- Offrir un excellent service à la clientèle en répondant rapidement et professionnellement aux demandes de renseignements.
- Effectuer diverses tâches administratives générales, telles que la photocopie, la relecture de documents et la gestion des fournitures de bureau.

Exigences et qualifications
- Expérience pertinente en administration de bureau, en réception ou dans un poste de soutien administratif.
- Bilinguisme complet en français et en anglais obligatoire, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Excellente maîtrise des outils informatiques,



notamment Microsoft Office (Word, Excel), Google Workspace (Gmail, Agenda) et les logiciels de saisie de données.
- Expérience à la réception ou dans la gestion d’un système téléphonique multilignes fortement souhaitée.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en communication, tant au téléphone qu’en personne.
- Connaissance du logiciel QuickBooks ou expérience en tenue de livres considérée comme un atout.
- Grand souci du détail et rigueur dans l’exécution des tâches.
- Capacité à gérer efficacement les systèmes de classement et à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion.
- Excellent sens de l’organisation et capacité à établir les priorités dans un environnement de travail dynamique.

Conditions de travail
- Durée du contrat : 6 mois, avec possibilité de renouvellement.
- Nombre de jours : 4 à 5 jours par semaine, selon un horaire flexible.
- Heures de travail : De 8 h 45 à 16 h, avec une certaine flexibilité.
- Langues : Excellente maîtrise du français et de l’anglais obligatoire.

Nous recherchons une personne fiable, motivée, polyvalente et capable de travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec notre équipe. Si vous êtes une personne organisée, accueillante et passionnée par le service à la clientèle, nous serions ravis de recevoir votre candidature !

Job Overview

We are seeking a dynamic and organized Receptionist/Administrator to join our team! In this vital role, you will be the welcoming face of our organization, managing front desk operations and providing essential administrative support. Your energetic approach and attention to detail will ensure smooth daily operations, exceptional customer service, and efficient office management.





This position offers an exciting opportunity to contribute to a professional environment where your organizational skills and positive attitude make a real difference.

Responsibilities

- Greet visitors and clients warmly, ensuring a positive first impression for everyone who enters the office.
- Manage multi-line phone systems, directing calls accurately and professionally using proper phone etiquette.
- Handle incoming and outgoing correspondence, including emails, mail, and packages with efficiency.
- Perform data entry tasks accurately using Microsoft Office and other relevant software.
- Maintain organized filing systems—both digital and paper—to ensure quick retrieval of documents.
- Support bookkeeping activities using QuickBooks or similar accounting software, including invoicing and expense tracking.
- Provide excellent customer support by addressing inquiries promptly and professionally.
- Perform general clerical duties such as photocopying, proofreading documents, and managing office supplies

Requirements

- Proven experience in office administration or clerical roles with strong organizational skills.
- Excellent computer skills with proficiency in Microsoft Office (Word, Excel), Google Workspace (Gmail, Calendar), and data entry software.
- Prior experience working at a front desk or handling multi-line phone systems is highly preferred.
- Strong customer service skills with the ability to communicate clearly via phone and in person.
- Knowledge of QuickBooks or bookkeeping experience is a plus.
- Attention to detail
- Demonstrated ability to manage filing systems efficiently and handle confidential information discreetly.
- Excellent organizational skills with the ability to prioritize tasks effectively in a fast-paced environment.

This position is for someone who is fully bilingual only in French and English. It is for a 6 month contract with the possibility of renewal. It is for 4-5 days a week (flexible) between 8:45am and 4pm (also slightly flexible) Pay: $18.00-$23.00 per hour

Benefits

- Adaptable schedule
- On-site parking

Work Location: In person

📌 Receptionist/Administration (Saint-Laurent)
🏢 Quba Promotions
📍 Saint-Laurent