TITLE: Administrator Climate Solutions

TERMS: Permanent Full-Time Position (34 hours per week Monday to Thursday)

LOCATION: Proximity to one of our three offices in Vancouver (məθkʷəyəm Sḵwxwú7mesh and səlilwətaɬ territories) or Montreal (Kanienkehà:ka territory) is preferred.

WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid with a combination of remote work and 1 day per week required in-office. Note that it will be eventually expected to move to 2 days per week

REPORTS TO: Director Climate Solutions

SALARY: $65740 Wage Band 1

TYPE: Unionized Role

CLASSIFICATION: Classe 2 - Administrator

APPLICATION DEADLINE: November 16 2026

THE ROLE

In collaboration with the Director coordinates administrative financial grant and operational processes that support the Climate Solutions portfolio. The Administrator Climate Solutions supports portfolio planning project implementation budget monitoring grant administration reporting and stakeholder coordination activities. With a focus on financial tracking documentation and process stewardship the Administrator helps ensure projects and funding requirements are managed accurately efficiently and in accordance with organizational policies and funding obligations.

KEY RESPONSIBILITIES

Portfolio Administration & Operations

- Coordinates administrative financial grant and operational processes that support the Climate Solutions portfolio.
- Supports portfolio planning grant proposals reporting financial monitoring and project implementation activities.
- Maintains portfolio records tracking systems documentation and reporting tools.
- Serves as a liaison between the Climate Solutions portfolio and organizational departments including Finance Operations Development People Culture & Equity and IT & Digital.
- Supports project leads with planning documentation and financial tracking of project activities.
- Coordinates quarterly planning activities team meetings and annual planning processes with the Director.
- Provides backup support during Coordinator absences or vacancies including contract administration invoice processing travel logistics event accreditation and visa coordination shared inbox management and other administrative and operational activities required to support portfolio delivery.

Budget & Financial Administration

- Maintains portfolio budget tracking and prepares financial information and reports.
- Monitors expenditures contracts and project budgets and supports budget planning and forecasting.
- Processes and tracks invoices contracts and related financial documentation.
- Coordinates contractor and vendor administration in accordance with organizational policies.
- Works with Finance to reconcile records and resolve administrative or financial discrepancies.

Grants Administration & Compliance

- Administers grant-related financial reporting and compliance requirements.
- Coordinates information and documentation required for grant applications and funder reports.
- Maintains grant records reporting schedules and funding agreement documentation.
- Monitors reporting deadlines and follows up on funding requirements with project teams.
- Supports Development with grant tracking and periodic reporting.

Quebec Climate Initiatives Support

- Provides administrative financial and grant administration support for Quebec-based climate initiatives and partnerships.
- Maintains records budgets reporting documentation and project trackers for Quebec-focused work.
- Supports administrative processes related to Indigenous partnership projects and funding agreements.
- Assists with tracking Quebec-specific funding opportunities and reporting requirements

TITRE DU POSTE: Administratrice ou administrateur solutions climatiques

CONDITIONS: Poste permanent à temps plein (34heures par semaine du lundi au vendredi)

LIEU: La proximité de lun de nos bureaux à Vancouver (territoires de məθkʷəyəm Sḵwxwú7mesh et səlilwətaɬ) ou à Montréal (territoire Kanienkehà:ka) est préférable.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL: Le poste est hybride avec une combinaison de travail à distance et de 1jour par semaine au bureau. Notez que lon sattend à ce que cette exigence passe à 2jours par semaine au bureau.

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE: Directeur solutions climatiques

SALAIRE: 65740$ Échelon salarial 1

TYPE: Poste syndiqué

CLASSIFICATION: Classe 2 Administrateurrice

DATE LIMITE POUR POSTULER: 16 novembre 2026

À PROPOS DU POSTE

En collaboration avec le directeur coordonne les processus relatifs à ladministration aux finances aux subventions et aux opérations qui assurent les activités du portefeuille de solutions climatiques. Ladministratrice ou ladministrateur solutions climatiques soutient la planification la mise en œuvre des projets le suivi budgétaire ladministration des subventions la production de rapports et les activités de coordination des parties prenantes associés au portefeuille. En se concentrant particulièrement sur le suivi financier la documentation et la gestion des processus ladministratrice ou ladministrateur veille à ce que les projets et les besoins de financement soient gérés avec exactitude efficacité et conformément aux politiques organisationnelles et aux obligations de financement.





PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Administration et opérations du portefeuille

- Coordonne les processus relatifs à ladministration aux finances aux subventions et aux opérations qui assurent les activités du portefeuille de solutions climatiques.
- Soutient la planification les demandes de subventions les rapports le contrôle financier et les activités de mise en œuvre des projets associés au portefeuille.
- Gère les dossiers les systèmes de suivi la documentation et les outils de production de rapports du portefeuille.
- Assure la liaison entre le portefeuille de solutions climatiques et les départements de lorganisation: finances; opérations; développement; employées culture organisationnelle et équité; TI; numérique.
- Soutient les responsables de projet pour la planification la documentation et le suivi financier des activités du projet.
- Coordonne les activités de planification trimestrielle les réunions déquipe et les processus de planification annuelle avec le directeur.
- Fournit un soutien lors des absences de la coordinatrice ou du coordinateur ou lorsque le poste est vacant y compris ladministration des contrats le traitement des factures la logistique des déplacements laccréditation pour les événements et la coordination des visas la gestion partagée de la boîte de réception et dautres activités administratives et opérationnelles nécessaires pour soutenir les activités du portefeuille.

Administration budgétaire et financière

- Assure le suivi du budget du portefeuille et prépare les renseignements et les rapports financiers.
- Surveille les dépenses les contrats et les budgets des projets et soutient la planification et les prévisions budgétaires.
- Traite et assure le suivi des factures des contrats et de la documentation financière connexe.
- Coordonne ladministration des entrepreneurs et des fournisseurs conformément aux politiques organisationnelles.
- Collabore avec léquipe des finances pour effectuer le rapprochement et résoudre les écarts administratifs ou financiers.

Administration et conformité des subventions

- Administre les exigences en matière de finances de production de rapports et de conformité liées aux subventions.
- Coordonne les renseignements et les documents requis pour les demandes de subvention et les rapports destinés aux bailleurs de fonds.
- Gère les dossiers de subvention les calendriers de production de rapports et la documentation associée aux ententes de financement.
- Surveille les échéances de production de rapports et assure le suivi des besoins de financement avec les équipes de projets.
- Soutient léquipe du développement pour le suivi des subventions et la production périodique de rapports.

Soutien aux initiatives climatiques québécoises

- Fournit un soutien en matière dadministration de finances et dadministration des subventions pour les initiatives et les partenariats climatiques québécois.
- Gère les dossiers les budgets les documents liés aux rapports et les outils de suivi des projets pour le travail axé sur le Québec.
- Soutient les processus administratifs liés aux projets de partenariat autochtone et aux ententes de financement.
- Fournit un soutien pour le suivi des possibilités de financement et des exigences en matière de rapports propres au Québec.

Qualifications :

QUALIFICATIONS

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to:

- 35 years of administration and project management experience delivering projects tracking budgets and managing change and adoption within teams.
- Experienced in managing vendors and associated contracts ensuring projects are delivered within budget timeline and scope.
- Strong budget management skills and financial acumen.
- Proficient in MS Excel.
- Familiarity with project management software such as Asana is desirable.
- Bilingualism
- Excellent English language skills are required.
- High-intermediate French language skills are required.

WHAT YOU BRING TO THE ROLE

- Excellent organizational skills typically acquired through the completion of a bachelors degree program or equivalent experience in administration finance or project management.
- Strong documentation skills.
- Proactive and forward-thinking always one step ahead of the team efficiently removing blockers and impediments to progress.
- Exceptional communication and interpersonal skills including team building facilitation negotiation and conflict resolution.
- Skilled in managing communications and relationships with various stakeholders and in adapting your leadership style accordinglyfrom team members to executives.
- Highly self-motivated driven by your own initiative to prioritize competing demands and meet deadlines in a dynamic ambiguous environment.




- Thrive in environments of change innovation and collaboration.
- Adept at creating new processes to improve integration and coordination across teams.
- A natural problem solver focused on practical and effective solutions.
- Share DSFs commitment to addressing Canadas most pressing environmental challenges and embrace our organizational values: solution-seeking courageous collaborative integrity-driven and committed.
- Highly disciplined approach to strategy; youve demonstrated your ability to effectively realize a complex vision with a diverse team bonus points if youve worked with a geographically distributed team or within a matrix management system.
- Committed to rigour and accountability and comfortable with measurement and data-driven analysis of project outcomes.

QUALIFICATIONS

Nous savons que lexpérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes:

- Au moins trois à cinqans dexpérience en administration et en gestion de projets en exécution de projets en suivi de budgets et en gestion du changement et de ladoption au sein déquipes.
- Expérience dans la gestion des fournisseurs et des contrats associés sassurant que les projets sont livrés dans les limites du budget de léchéancier et de la portée.
- Excellentes compétences en gestion budgétaire et sens aigu des finances.
- Maîtrise de MS Excel.
- Une bonne connaissance des logiciels de gestion de projet comme Asana est souhaitable.
- Bilinguisme
- Excellentes compétences linguistiques en anglais requises.
- Compétences linguistiques en français de niveau élevé à intermédiaire requises.

VOTRE APPORT

- Excellentes compétences organisationnelles généralement acquises par le biais dun programme de baccalauréat ou dune expérience équivalente en administration finance ou gestion de projet.
- Excellentes compétences en documentation.
- Personnalité proactive et avant-gardiste toujours une longueur davance sur léquipe élimine efficacement les obstacles au progrès.
- Compétences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles notamment en ce qui concerne la consolidation déquipe la facilitation la négociation et la résolution de conflits.
- Compétences dans la gestion des communications et des relations avec les diverses parties prenantes et capacité dadapter votre style de leadership selon le public des membres de léquipe aux cadres.
- Très grande motivation grand sens de linitiative permettant de prioriser les demandes concurrentes et respecter les délais dans un environnement dynamique et ambigu.
- Capacité à prospérer dans des environnements de changement dinnovation et de collaboration.
- Capacité à créer de nouveaux processus pour améliorer lintégration et la coordination entre les équipes.
- Capacité naturelle à résoudre les problèmes en mettant laccent sur des solutions pratiques et efficaces.
- Adhésion à lengagement de la FDS pour relever les défis environnementaux les plus pressants au Canada et alignement avec nos valeurs: recherche de solutions courage collaboration intégrité et engagement.
- Approche stratégique très disciplinée; vous avez démontré votre capacité à réaliser efficacement une vision complexe avec une équipe diversifiée; des points bonus si vous avez travaillé avec une équipe géographiquement répartie ou au sein dune organisation matricielle.
- Engagement envers la rigueur et la responsabilisation et à laise avec la mesure et lanalyse des résultats des projets fondée sur les données.

Additional Information :

WHAT WE OFFER

- Four-day workweek
- Competitive salary and generous advantages package
- Hybrid work opportunities
- Supportive work culture
- Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people members of the LGBTQIA2S trans and gender-diverse communities women and people with disability chronic illness and/or neurodiversity.

CE QUE NOUS OFFRONS

- Semaine de travail de quatre jours
- Un salaire compétitif et un ensemble davantages sociaux généreux
- Possibilités de travail hybride
- Culture de travail solidaire
- La possibilité de contribuer à lamélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui sy trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à ladresse suivante : Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de léquité et de la diversité et de la création dun lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant léquité en particulier les Autochtones et les personnes racialisées les membres des communautés 2ELGBTQIA les personnes trans et de la pluralité des genres les femmes et les personnes ayant un handicap une maladie chronique et/ou une neurodiversité.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

📌 Administrator, Climate Solutions Administratrice ou administrateur, solutions climatiques (Montreal)
🏢 David Suzuki Foundation
📍 Montreal