About UsSecuro, an innovative company with 35 years of experience in property security, is looking for a bilingual dispatch agent and receptionist to join our agile team. We offer customized residential and commercial security solutions using state-of-the-art technology.Key Responsibilities – Reception & Technician-Dispatch AdministratorReception & Front-Desk DutiesWarmly greet all visitors, clients, and vendors; ensure sign-in / security protocols are followedManage a multi-line phone system and shared email inbox, triaging inquiries to the right team membersProvide first-level information on company services, pricing, and basic troubleshooting stepsReceive mail, packages, and courier deliveries; log and distribute promptlyKeep the lobby and front desk area tidy, stocked, and client-ready at all timesTechnician Dispatch & SchedulingMonitor incoming service requests (calls, emails, ticketing software) and create service orders with complete, accurate detailsPrioritize jobs using urgency, client SLA, technician skill set, and geographic proximityBuild efficient daily and weekly routes; adjust schedules in real time when emergencies or delays ariseConfirm appointments with clients (phone, SMS, or email) and send reminders / access instructionsTrack technician departures, arrivals, and job completion status using GPS or workforce-management tools (e.G., TrackTik, Zendesk, Service Titan)Coordinate parts availability, equipment pick-ups, and site access requirements before dispatchingAdministrative & Customer SupportEnter and update client information, job notes, and time logs in the CRM / ERP systemGenerate work orders, service reports, and PO numbers; obtain client signatures on completionPrepare daily dispatch summaries and technician workload reports for managementAssist accounting by flagging billable hours, collecting credit-card details, and verifying purchase order referencesFollow up on open tickets, warranty claims, and return-visit needs to ensure timely resolutionCommunication & CoordinationServe as the central point of contact between field technicians, sales reps, project managers, and clientsEscalate technical issues or resource conflicts to appropriate supervisors without delayMaintain clear, bilingual (English/French) communication when required,



both verbally and in writingProvide technicians with job documentation (drawings, access codes, H&S; forms) before arrival on siteCompliance, Safety & Continuous ImprovementVerify that technicians possess required certifications, permits, and PPE for each jobRecord incident reports, near-misses, and customer complaints according to company procedureContribute to process improvements—e.G., refining dispatch workflows, creating phone/email templates, or updating SOPsProtect confidential client data by following privacy and cybersecurity policiesThese responsibilities combine the front-of-house professionalism of a receptionist with the real-time logistical coordination needed to keep technicians productive and clients satisfied.Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciensAccueil et réceptionAccueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d'inscriptionGérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnesFournir un premier niveau d'information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de baseRéceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuerrapidementMaintenir l'aire d'accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout tempsPlanification et répartition des techniciensSurveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exactsPrioriser les interventions selon l'urgence, les SLA,



les compétences des techniciens et la proximité géographiqueÉlaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires entemps réel lors d'urgences ou de retardsConfirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d'accèsSuivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d'œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d'équipement et les exigences d'accès avant la répartitionSoutien administratif et service à la clientèleSaisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERPGénérer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature duclient à la clôturePréparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la directionAider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commandeFaire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapideCommunication et coordinationServir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clientsÉlever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernésMaintenir une communication claire et bilingue (français/anglais) à l'oral et à l'écritRemettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d'accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur siteConformité, sécurité et amélioration continueVérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque interventionConsigner les rapports d'incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interneContribuer à l'amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel/téléphone, mise à jour des SOPProtéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécuritéCes responsabilités combinent le professionnalisme d'un poste d'accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

📌 Adjoint Administratif / Reception (Dorval)
🏢 Securo
📍 Dorval