Nous recherchons une personne pour assurer l’exécution logistique des activités du Centre d’entrepreneuriat universitaire : voir à ce que chaque atelier, chaque formation et chaque événement se tienne dans des conditions impeccables, et à ce que les personnes qui y participent vivent une expérience sans accroc.

Concrètement, la personne titulaire veille à ce que les salles soient montées, le matériel disponible et fonctionnel, les formateur·trice·s et intervenant·e·s confirmés, et les lieux ouverts et fermés aux bons moments. Elle travaille avec le soutien des agentes de soutien administratif et est sous la responsabilité de la direction aux opérations.

Ce poste est un rôle d’exécution logistique et de service à la clientèle.

Responsabilités

Description du rôle

Nous recherchons une personne pour assurer l’exécution logistique des activités du Centre d’entrepreneuriat universitaire : voir à ce que chaque atelier, chaque formation et chaque événement se tienne dans des conditions impeccables, et à ce que les personnes qui y participent vivent une expérience sans accroc.

Concrètement, la personne titulaire veille à ce que les salles soient montées, le matériel disponible et fonctionnel, les formateur·trice·s et intervenant·e·s confirmés, et les lieux ouverts et fermés aux bons moments. Elle travaille avec le soutien des agentes de soutien administratif et est sous la responsabilité de la direction aux opérations.

Ce poste est un rôle d’exécution logistique et de service à la clientèle.

Responsabilités

Logistique des formations, des ateliers et des événements





- Assurer le montage des salles de formation avant chaque activité et les remettre en état après.
- S’assurer que le matériel, les équipements et les fournitures sont disponibles, fonctionnels et en quantité suffisante.
- Confirmer la présence des formateur·trice·s et des intervenant·e·s, leur transmettre les informations utiles et préparer leur accueil.
- Assurer la logistique des activités en présentiel et en virtuel : réservation de salles, traiteur, inscriptions, accueil des participant·e·s.
- Assurer l’accueil des partenaires qui font des événements à la Centrale
- Être présent·e sur place pendant les activités et régler les imprévus au fur et à mesure.
- Coordonner la contribution des agentes de soutien administratif à la préparation des activités, en collaboration avec la direction des opérations.

Ouverture, fermeture et gestion des espaces (La Centrale)

- Assurer l’ouverture et la fermeture de La Centrale selon le calendrier des activités.
- Veiller à l’état des lieux, à la propreté des espaces communs et au bon fonctionnement des équipements.
- Gérer les réservations de salles et les accès aux locaux.
- Signaler les besoins d’entretien ou de réparation et assurer le suivi avec les fournisseurs.

Service à la clientèle et expérience participante





- Être le point de contact des participant·e·s et répondre à leurs demandes tout au long de leur parcours.
- Veiller à la qualité du soutien offert aux personnes participantes en ligne — admissions, questions, soutien technique de premier niveau.
- Recueillir les commentaires après chaque activité et les transmettre aux conseiller·ère·s responsables des programmes.

Soutien administratif des cohortes

- Assurer le suivi des inscriptions, des participations et des présences, avec les agentes de soutien.
- Préparer les documents, les outils et les ressources nécessaires au déroulement des activités.
- Tenir à jour les dossiers et les suivis administratifs des cohortes.

Données, outils et plateforme Airtable

- Coordonner et assurer le maintien de la plateforme Airtable (CRM interne) à moyen terme — un parcours de formation est prévu dès l’entrée en poste.
- Configurer et maintenir les formulaires, les automatisations de courriels et les bases de données des programmes.
- Produire les rapports et les tableaux de suivi demandés par l’équipe.
- Proposer et mettre en place des améliorations aux processus administratifs.

Soutien ponctuel aux communications (volet secondaire)

- Préparer les invitations, rappels et communications courantes destinées aux personnes participantes.
- Soutenir la promotion des activités et des événements auprès de la communauté universitaire.
- Rassembler les témoignages, photos et contenus issus des activités pour l’équipe marketing.

Et toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

- Diplôme d’études collégiales (DE

📌 Coordonnateur.trice des activités et de l'expérience participant (Canada)
🏢 Entrepreneuriat ULaval
📍 Canada