Coordonnateur – Achats indirects et fournisseurs

Vous aimez coordonner les achats, assurer des suivis rigoureux auprès des fournisseurs et contribuer concrètement au bon déroulement des opérations? Profitez d’un mode de travail hybride et évoluez dans un environnement multisite où vous prendrez en charge les achats indirects, les demandes de soumissions, les bons de commande ainsi que le suivi administratif des dépenses.

Notre client, une entreprise du secteur de la logistique en pleine évolution, recherche une personne organisée, polyvalente et orientée vers les solutions. Vous jouerez un rôle central dans l’approvisionnement en consommables, fournitures et articles MRO, la coordination des fournisseurs de biens et de services ainsi que le suivi des commandes, des interventions et des factures.

Ce qu’il y a pour vous :

- Salaire : 57K-62K par année.
- Poste permanent et à temps plein.
- Horaire de 40 heures par semaine.
- 4 jours au bureau et 1 jour en télétravail.
- Poste principalement basé à Saint-Eustache.
- Déplacements ponctuels entre les sites de Saint-Eustache et de Mirabel.
- Remboursement des frais de déplacement effectués dans le cadre du travail.
- Assurances collectives complètes après 3 mois de service.
- Programme d’aide aux employés.
- Accès à la télémédecine.
- Cellulaire fourni ou allocation mensuelle disponible.
- 3 semaines de vacances.
- 5 journées de maladie payées par année.
- 5 journées additionnelles non payées.
- 1 journée de congé pour l’anniversaire à chaque année de service complétée.

Responsabilités :

- Effectuer les achats indirects de consommables, de fournitures, d’équipements de sécurité et d’articles MRO nécessaires aux opérations des différents sites.
- Recueillir et analyser les besoins des équipes internes afin de déterminer les produits ou les services requis et de prioriser les demandes.
- Rechercher et évaluer de nouveaux fournisseurs en fonction des besoins opérationnels.
- Demander et comparer des soumissions en tenant compte des prix, des délais, de la qualité, des modalités de paiement et du niveau de service offert.
- Participer aux discussions et aux négociations portant sur les prix, les conditions d’achat, les délais d’intervention et les ententes de service.
- Créer les bons de commande dans QuickBooks Online et transmettre aux fournisseurs les renseignements nécessaires à la livraison des biens ou à la prestation des services.
- Effectuer le suivi des bons de commande, des confirmations, des livraisons, des délais et des engagements pris par les fournisseurs.
- Effectuer le suivi des niveaux de fournitures et contribuer à la mise en place de méthodes simples et efficaces de réapprovisionnement, notamment l’approche Kanban lorsque cela est pertinent.
- Maintenir à jour les renseignements relatifs aux fournisseurs, aux soumissions, aux contrats, aux ententes de service, aux commandes et aux achats effectués.
- Développer progressivement un portefeuille structuré de fournisseurs fiables pour les différentes catégories de biens et de services.
- Repérer des fournisseurs de remplacement afin d’assurer la continuité des opérations et de réduire les délais lorsqu’un besoin urgent survient.
- Coordonner les demandes de services de maintenance auprès des fournisseurs externes, notamment les demandes de soumissions, les bons de commande, la planification des interventions et les suivis.
- Planifier et coordonner les visites des fournisseurs et des techniciens sur les différents sites lorsque leur intervention est requise.
- Coordonner les fournisseurs associés aux inspections périodiques, à certains équipements, aux installations et aux exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et des équipes internes jusqu’à la livraison des biens, la réalisation des services ou la fermeture complète des demandes.
- Collaborer étroitement avec les équipes des différents sites afin de comprendre leurs besoins, de résoudre les problèmes liés aux commandes et d’assurer un bon niveau de service interne.
- Transmettre à la comptabilité les bons de commande, les soumissions, les factures et les pièces justificatives nécessaires au traitement des achats et des dépenses.
- Vérifier la cohérence entre les soumissions approuvées, les bons de commande, les biens ou services reçus et les factures transmises.
- Collaborer avec la technicienne comptable afin de résoudre les écarts entre les commandes, les factures et la documentation disponible.
- Appliquer les notions comptables générales nécessaires au traitement adéquat des achats, des dépenses, des fournisseurs et des centres de coûts.
- Utiliser QuickBooks Online dans le cadre des responsabilités liées aux achats et aux bons de commande, sans prendre en charge de fonctions comptables spécialisées.
- Participer au suivi des dépenses et préparer, au besoin, l’information nécessaire aux analyses du département.
- Compiler et structurer les données relatives aux achats, aux fournisseurs, aux délais, aux coûts et aux niveaux de service.
- Préparer et maintenir des tableaux de suivi permettant de visualiser les commandes en cours, les dépenses, les échéances et les éléments nécessitant une intervention.
- Assurer la qualité, l’exactitude et la cohérence des renseignements consignés dans les outils et les rapports du département.
- Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus liés aux achats, aux fournisseurs, aux bons de commande et au suivi des factures.
- Suggérer des méthodes simples permettant de mieux organiser ou d’automatiser certaines activités administratives.
- Utiliser et contribuer à l’amélioration des outils du département, notamment Excel, SharePoint, Microsoft Lists, Power Apps et Power Automate, avec l’appui de l’équipe des technologies de l’information.
- Documenter les méthodes de travail et participer à la création ou à la mise à jour des procédures du département.
- Se déplacer ponctuellement entre les sites de Saint-Eustache et de Mirabel afin de rencontrer les équipes internes, d’accueillir certains fournisseurs ou de coordonner des interventions.

Ce dont vous aurez besoin pour réussir :

Qualifications requises

- Diplôme d’études collégiales en administration, en comptabilité, en gestion des opérations, en logistique, en approvisionnement ou dans un autre domaine pertinent,



ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- 2-4 années d’expérience pertinente en achats, en approvisionnement, en achats indirects ou MRO, en administration des opérations ou dans un rôle comparable.
- Expérience dans la recherche de fournisseurs, les demandes de soumissions, la comparaison d’offres et le suivi des commandes.
- Expérience dans la création et le suivi de bons de commande.
- Bonne compréhension du cycle fournisseurs, incluant le traitement des achats, les factures, les pièces justificatives, les dépenses et les centres de coûts.
- Capacité à repérer et à résoudre les écarts entre les soumissions, les bons de commande, les biens ou services reçus et les factures.
- Bonne compréhension générale de la comptabilité, sans expertise comptable spécialisée requise.
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel et de Microsoft 365.
- Très bonne aisance avec les outils informatiques et intérêt pour l’amélioration des processus et des méthodes de travail.
- Capacité à gérer plusieurs demandes, commandes et suivis simultanément dans un environnement opérationnel.
- Capacité à se déplacer ponctuellement entre les sites de Saint-Eustache et de Mirabel.
- Français courant et anglais fonctionnel afin de communiquer avec certains fournisseurs et partenaires.

Qualifications souhaitées

- Expérience avec QuickBooks Online ou un autre logiciel comptable ou système ERP.
- Expérience avec des achats indirects, des articles MRO, des consommables, des équipements de sécurité ou des services externes.
- Expérience dans un environnement industriel, manufacturier, logistique ou multisite.
- Expérience dans la coordination de fournisseurs de maintenance ou de services techniques.
- Connaissance de Power Apps, Power Automate, SharePoint, Microsoft Lists, Power Query ou d’outils comparables.
- Expérience dans une organisation en croissance où les processus, les procédures et les outils doivent être développés ou améliorés.
- Connaissance de méthodes simples de réapprovisionnement et de gestion des fournitures, notamment Kanban.
- Connaissance générale des contrats de service, des inspections périodiques ou des exigences relatives à la santé et à la sécurité au travail.

Compétences comportementales

- Sens de l’organisation, rigueur et excellente qualité des suivis.
- Habiletés de négociation et capacité à comparer les coûts, les délais, les modalités et la qualité des services proposés.
- Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs demandes simultanément.
- Autonomie, initiative et capacité à prendre en charge un dossier jusqu’à sa fermeture.
- Débrouillardise et orientation vers les solutions.
- Souci de l’exactitude et attention particulière à la qualité des données et de la documentation.
- Orientation vers le service interne et compréhension des besoins des équipes opérationnelles.
- Capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs, les équipes opérationnelles et les différents services internes.
- Capacité à structurer l’information, à documenter les processus et à proposer des améliorations réalistes.
- Curiosité technologique et facilité à apprendre de nouveaux outils et systèmes.
- Polyvalence et aisance dans un environnement où les demandes et les priorités peuvent évoluer rapidement.
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec les opérations, les finances, les technologies de l’information et les fournisseurs externes.

Pourquoi Recrute Action?

Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.

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Indirect Procurement and Vendor Coordinator

Do you enjoy coordinating purchases, maintaining thorough vendor follow-ups, and contributing directly to smooth business operations? Benefit from a hybrid work arrangement and join a multisite environment where you will oversee indirect purchasing, requests for quotations, purchase orders, and the administrative follow-up of expenses.

Our client, a growing company in the logistics sector, is looking for an organized, versatile, and solution-oriented professional. You will play a central role in procuring consumables, supplies, and MRO items, coordinating product and service vendors, and following up on orders, service calls, and invoices.

What is in it for you:

- Salary: 57K-62K per year.
- Permanent, full-time position.
- 40-hour workweek.
- 4 days in the office and 1 day working remotely.
- Position primarily based in Saint-Eustache.
- Occasional travel between the Saint-Eustache and Mirabel sites.
- Reimbursement of work-related travel expenses.
- Comprehensive group insurance after 3 months of service.
- Employee assistance program.
- Access to telemedicine.
- Company-provided cell phone or monthly allowance.
- 3 weeks of vacation.
- 5 paid sick days per year.
- 5 additional unpaid days.
- 1 anniversary day off for each completed year of service.

Responsibilities:

- Purchase indirect materials, consumables, supplies, safety equipment, and MRO items required to support operations across multiple sites.
- Gather and assess internal team requirements to determine the products or services needed and prioritize requests.
- Identify and evaluate new vendors based on operational requirements.
- Request and compare quotations based on pricing, lead times, quality, payment terms, and service levels.
- Participate in discussions and negotiations regarding pricing, purchasing terms, service response times, and service agreements.
- Create purchase orders in QuickBooks Online and provide vendors with the information required to deliver goods or perform services.
- Follow up on purchase orders, confirmations, deliveries, lead times, and vendor commitments.




- Monitor supply levels and contribute to the implementation of simple and effective replenishment methods, including Kanban when appropriate.
- Maintain accurate and up-to-date information regarding vendors, quotations, contracts, service agreements, purchase orders, and completed purchases.
- Gradually build and maintain a structured network of reliable vendors across various categories of goods and services.
- Identify alternate vendors to support operational continuity and reduce delays when urgent needs arise.
- Coordinate maintenance service requests with external vendors, including requests for quotations, purchase orders, scheduling, and follow-ups.
- Schedule and coordinate vendor and technician visits to the various sites when required.
- Coordinate vendors involved in periodic inspections, equipment servicing, facility requirements, and occupational health and safety activities.
- Follow up with vendors and internal teams until goods are delivered, services are completed, or requests are fully closed.
- Work closely with teams across the various sites to understand their needs, resolve order-related issues, and maintain a strong level of internal service.
- Provide Accounting with purchase orders, quotations, invoices, and supporting documentation required to process purchases and expenses.
- Verify consistency between approved quotations, purchase orders, goods or services received, and vendor invoices.
- Work with the Accounting Technician to resolve discrepancies involving purchase orders, invoices, and supporting documentation.
- Apply general accounting principles required for the proper processing of purchases, expenses, vendors, and cost centres.
- Use QuickBooks Online for purchasing and purchase order responsibilities, without being responsible for specialized accounting functions.
- Assist with expense tracking and prepare information required for departmental analyses.
- Compile and organize data regarding purchases, vendors, lead times, costs, and service levels.
- Prepare and maintain tracking tools for open purchase orders, expenses, deadlines, and items requiring follow-up.
- Ensure the accuracy, quality, and consistency of information entered into departmental tools and reports.
- Contribute to the improvement and standardization of processes related to purchasing, vendor management, purchase orders, and invoice follow-up.
- Recommend practical ways to better organize or automate certain administrative activities.
- Use and contribute to the improvement of departmental tools, including Excel, SharePoint, Microsoft Lists, Power Apps, and Power Automate, with support from the Information Technology team.
- Document work methods and contribute to the development and updating of departmental procedures.
- Travel occasionally between the Saint-Eustache and Mirabel sites to meet with internal teams, receive vendors, or coordinate service activities.

What you will need to succeed:

Required qualifications

- College diploma in business administration, accounting, operations management, logistics, procurement, or another relevant field, or an equivalent combination of education and experience.
- Approximately two to four years of relevant experience in purchasing, procurement, indirect or MRO purchasing, operations administration, or a comparable role.
- Experience identifying vendors, requesting quotations, comparing proposals, and following up on orders.
- Experience creating and monitoring purchase orders.
- Good understanding of the vendor cycle, including purchases, invoices, supporting documentation, expenses, and cost centres.
- Ability to identify and resolve discrepancies between quotations, purchase orders, goods or services received, and invoices.
- General understanding of accounting principles, without requiring specialized accounting expertise.
- Good command of Microsoft Excel and Microsoft 365.
- Robust computer skills and an interest in improving processes and work methods.
- Ability to manage multiple requests, orders, and follow-ups simultaneously in an operational environment.
- Ability to travel occasionally between the Saint-Eustache and Mirabel sites.
- Fluency in French and functional English to communicate with certain vendors and business partners.

Preferred qualifications

- Experience with QuickBooks Online or another accounting software or ERP system.
- Experience purchasing indirect materials, MRO items, consumables, safety equipment, or external services.
- Experience in an industrial, manufacturing, logistics, or multisite environment.
- Experience coordinating maintenance or technical service vendors.
- Knowledge of Power Apps, Power Automate, SharePoint, Microsoft Lists, Power Query, or comparable tools.
- Experience working in a growing organization where processes, procedures, and tools need to be developed or improved.
- Knowledge of basic replenishment and supply management methods, including Kanban.
- General knowledge of service agreements, periodic inspections, or occupational health and safety requirements.

Soft skills

- Strong organizational skills, attention to detail, and excellent follow-up abilities.
- Negotiation skills and the ability to compare costs, timelines, terms, and service quality.
- Ability to prioritize and manage multiple requests simultaneously.
- Autonomy, initiative, and the ability to manage a file through to completion.
- Resourcefulness and a solution-oriented mindset.
- Commitment to accuracy and close attention to data and documentation quality.
- Strong internal customer service orientation and an understanding of operational team requirements.
- Ability to communicate effectively with vendors, operational teams, and internal departments.
- Ability to organize information, document processes, and recommend realistic improvements.
- Technological curiosity and the ability to learn new tools and systems.
- Versatility and adaptability in an environment where requests and priorities may change quickly.
- Team-oriented approach and the ability to collaborate with Operations, Finance, Information Technology, and external vendors.

Why Recruit Action?

Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.

#RA1

Rémunération : 57 000,00$ à 62 000,00$ par an

Avantages :

- Assurance Dentaire
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Travail à domicile

Lieu du poste : Télétravail hybride à Saint-Eustache, QC

📌 Coordonnateur – Achats indirects et fournisseurs / Indirect Procurement and Vendor Coordinator (Saint-Eustache)
🏢 Recrute Action
📍 Saint-Eustache