Sous la responsabilité de la cheffe du développement philanthropique et de l’administration, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la Fondation Chaînon. Vous assurez le traitement des dons , la gestion de la base de données et les suivis auprès des donateur·trices et partenaires . Vous soutenez également la direction générale et les gestionnaires dans les activités administratives , la coordination interne et les initiatives philanthropiques .

Principales responsabilités

Dons et relations avec les donateur·trices

- Répondre aux demandes des donateur·trices et partenaires avec professionnalisme, diligence et bienveillance.
- Assurer les communications du service aux donateur·trices et les suivis par courriel, téléphone et courrier postal.
- Traiter et consigner les dons dans ProDon.
- Préparer et transmettre les lettres de remerciement, les reçus fiscaux et les autres communications liées aux dons.
- Assurer le suivi des problèmes de traitement des dons.

Gestion de la base de données

- Veiller à la mise à jour, à l’exactitude et à l’intégrité des données, notamment à l’affectation adéquate des dons.
- Produire les rapports et les listes nécessaires aux activités de l’équipe, notamment aux fins de sollicitation.
- Rédiger et mettre à jour les procédures de saisie.
- Proposer des améliorations et contribuer à leur mise en œuvre.

Gestion administrative et soutien financier

- Organiser le classement des dossiers physiques et numériques dans SharePoint, dans le respect des règles de conservation et de confidentialité.
- Trier et distribuer le courrier,



gérer les fournitures et veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau.
- Coordonner la logistique des activités internes et les suivis auprès des fournisseurs.
- Assurer le suivi du processus d’approbation des comptes de dépenses et du traitement des factures, en collaboration avec la direction.
- Émettre les factures, coordonner les paiements et préparer les dépôts bancaires.
- Contribuer aux conciliations bancaires mensuelles, en collaboration avec la comptabilité.
- Appliquer les procédures relatives à la gestion des dons et à la protection des renseignements personnels.

Soutien à la direction et à la coordination interne

- Soutenir la direction générale et les gestionnaires dans la gestion de leurs agendas et la planification des rencontres et des visites.
- Coordonner la logistique des réunions et des visites : convocations, documents, réservation des salles et accueil.
- Tenir à jour les tableaux de suivi collaboratifs de l’équipe.
- Préparer les ordres du jour des rencontres d’équipe, rédiger les notes et assurer le suivi des actions.

Soutien aux activités philanthropiques

- Soutenir la préparation des demandes de financement : recherche d’information, rédaction de sections, collecte des pièces justificatives, mise en forme et suivi des échéances.




- Tenir à jour le calendrier des dépôts et des redditions de comptes.
- Participer à l’organisation des activités de financement, notamment à la gestion d’encans.
- Contribuer aux activités de reconnaissance des donateur·trices.

Exigences et qualifications requises

- Formation technique ou collégiale (DEC) en administration, en bureautique, en gestion ou dans un domaine connexe.
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste d’adjoint·e, d’agent·e administratif·ve ou dans un rôle similaire.
- Excellentes compétences rédactionnelles en français et bonne connaissance de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Maîtrise de Microsoft 365 : Word, Excel, Outlook, Teams et SharePoint.
- Aisance avec les outils collaboratifs et numériques.
- Grande rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
- Discrétion et respect de la confidentialité des renseignements sensibles.
- Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément, y compris en période de pointe.
- Communication professionnelle, chaleureuse et claire, à l’écrit comme à l’oral.
- Sens de l’initiative et volonté de faciliter le travail des autres.
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec des personnes de différentes disciplines.
- Intérêt marqué pour la mission du Chaînon et la cause des femmes en situation de vulnérabilité.
- Excellente maîtrise d’un logiciel de gestion de la relation avec les donateur·trices (CRM philanthropique); connaissance de ProDon, un atout impo

📌 Adjoint·e administratif ou administrative (Canada)
🏢 Chaînon
📍 Canada