OFFRE D’EMPLOI (Poste régulier à temps plein) Disponible à la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement, située au Campus Macdonald à Sainte-Anne-de-Bellevue.

Sommaire du poste

Relevant du doyen associé aux études supérieures et postdoctorales, la personne titulaire du poste fournit des services et un soutien pour l’ensemble des activités du bureau des études supérieures et postdoctorales de la Faculté. Elle communique avec les candidates et candidats, les étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs, les directrices et directeurs des programmes d’études supérieures des unités, les conseillères et conseillers académiques départementaux ainsi que les administratrices et administrateurs, par divers moyens, notamment en personne, par courriel, par téléphone et par l’intermédiaire de plateformes virtuelles. Elle assure également la liaison avec le Bureau central des études supérieures et postdoctorales ainsi qu’avec les Services aux étudiants, au besoin. La prestation de renseignements détaillés, l’explication des politiques et règlements académiques ainsi que le respect de ceux-ci constituent des aspects importants du rôle. La personne résout les problèmes liés aux demandes d’admission et coordonne la production et la distribution de documents.

Responsabilités principales

Traiter les demandes d’admission aux études supérieures, notamment en surveillant les renseignements des candidates et candidats dans le système de demande en ligne, en calculant la moyenne cumulative (CGPA), en repérant les demandes admissibles à des équivalences ou exemptions, en vérifiant l’intégralité des dossiers et en transmettant les dossiers admissibles aux directrices et directeurs des programmes d’études supérieures pour évaluation et décision d’admission.





- Participer à la vérification et à la mise à jour des sections pertinentes du calendrier électronique (e-Calendar).
- Fournir un soutien administratif pour les examens doctoraux de synthèse avec soutenance orale, y compris la planification et la réservation des salles.
- Coordonner la soumission des notes, assurer le suivi des échecs de cours en identifiant les facteurs contributifs, les mesures de soutien disponibles et en effectuant le suivi requis.
- Vérifier les dossiers des étudiantes et étudiants finissants et assurer l’exactitude des listes de diplômées et diplômés. Participer aux activités de collation des notes.
- Agir à titre de personne-ressource auprès des étudiantes et étudiants des cycles supérieurs en répondant à leurs préoccupations et à leurs questions, de l’inscription à l’obtention du diplôme. Participer aux activités d’accueil et d’orientation des nouvelles étudiantes et nouveaux étudiants. Envoyer des rappels aux directrices et directeurs de recherche ainsi qu’aux étudiantes et étudiants afin qu’ils complètent leurs rapports annuels de progression, assurer le suivi des taux de soumission et signaler les écarts aux superviseures et superviseurs.
- Aider les étudiantes et étudiants, les stagiaires de recherche aux cycles supérieurs et les boursières et boursiers postdoctoraux à remplir les formulaires universitaires et gouvernementaux et à suivre les procédures administratives,



notamment pour l’obtention de permis de travail temporaires et la navigation sur les sites Web pertinents.
- Fournir un service de première ligne au comptoir de services de l’unité selon un horaire rotatif, et agir comme premier point de contact pour les demandes adressées à la Faculté. Répondre aux demandes en personne, par courriel, par téléphone ou par voie virtuelle, et fournir des renseignements détaillés sur les conditions d’admission (y compris les exigences relatives aux permis d’études pour les étudiantes et étudiants internationaux), l’inscription, les programmes d’études particuliers ainsi que sur la Faculté et l’Université dans son ensemble.
- Participer aux séances d’information et aux ateliers destinés aux coordonnatrices et coordonnateurs des programmes d’études supérieures et aux étudiantes et étudiants, tels que les séances d’accueil libre des GPC et les colloques sur l’éthique et la recherche.
- Fournir un soutien administratif à la doyenne associée ou au doyen associé aux études supérieures pour divers projets, notamment la compilation de données, la production de statistiques et la préparation de rapports.
- Participer aux réunions régulières de l’unité afin d’échanger de l’information sur les programmes d’études supérieures, de discuter des dossiers non courants et de collaborer entre les différents secteurs de responsabilité. Formuler des recommandations visant l’amélioration de la qualité des services, des délais de réponse et de l’efficacité des processus.
- Assurer, au besoin, la planification de réunions et de rendez-vous.
- Tenir à jour les dossiers administratifs, coordonner l’archivage des documents, effectuer le tri du courrier entrant

📌 Coordonnateur des affaires étudiantes (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal