Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu: Montréal, Québec

À PROPOS DE FTAI AVIATION LTD. (NASDAQ: FTAI)

FTAI possède et entretient des moteurs de jets commerciaux, en mettant l’accent sur les moteurs CFM56 et V2500. Le portefeuille exclusif de produits de FTAI, incluant la Module Factory et une coentreprise pour la fabrication de pièces PMA pour moteurs, lui permet d’offrir des économies de coûts et une flexibilité à sa clientèle composée de compagnies aériennes, de bailleurs et d’acteurs de la maintenance, réparation et opérations (MRO). De plus, FTAI possède et loue des avions à réaction, ce qui facilite souvent l’acquisition de moteurs à des prix avantageux.

FTAI investit dans des actifs aéronautiques et des produits aérospatiaux générant des flux de trésorerie solides et stables, avec un potentiel de croissance des bénéfices et d’appréciation des actifs.

FTAI opère à l’échelle mondiale et possède des bureaux à New York, Miami, Montréal, Singapour, Dubaï, au Royaume-Uni et en Irlande.

APERÇU DU POSTE

L’adjoint(e) administratif(ve) offre du soutien administratif au directeur général et à l’ensemble de l’équipe de direction de l’entreprise canadienne de manière professionnelle, efficace et confidentielle. Le rôle sert également de ressource administrative centrale pour tous les employés canadiens, afin d’assurer le fonctionnement efficace et productive du bureau. De plus, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsable des communications internes de l’entreprise canadienne : il ou elle élabore, crée et distribue les communications hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles à l’ensemble de l’équipe. Les tâches sont hautement confidentielles et exigent une connaissance vaste et approfondie des politiques, des procédures et des pratiques de l’organisation. Les responsabilités exigent de la discrétion, du jugement, du tact, de l’aplomb et la capacité de prioriser des demandes concurrentes provenant de plusieurs dirigeants. La personne candidate maîtrise PowerPoint pour la création de présentations et doit avoir de l’expérience avec d’autres applications logicielles pertinentes.

Le poste exige la capacité de travailler de façon autonome et en collaboration, de résoudre des problèmes, ainsi que de mettre en place et d’utiliser des systèmes et des procédures pour gérer un bureau.

Responsabilités

Soutien à la direction (directeur général et équipe de direction)

- Gérer et tenir à jour les calendriers, les horaires et les rendez-vous du directeur général et de l’équipe de direction, en coordonnant les priorités de plusieurs dirigeants
- Organiser les déplacements et préparer des itinéraires détaillés pour les dirigeants
- Produire les rapports de dépenses dans les délais requis
- Assurer la liaison avec les dirigeants au sein de la société, y compris le siège social et les autres unités d’affaires
- Contribuer à la gestion des budgets d’exploitation
- Examiner et résumer divers rapports et la correspondance




- Rédiger de la correspondance au nom des dirigeants; préparer, compiler et réviser la correspondance, les communications, les présentations et autres documents
- Effectuer des recherches sur divers sujets, en résumer les conclusions et préparer des présentations pour l’équipe de direction
- Préparer les documents d’ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions pour les réunions de l’équipe de direction, de la haute direction et autres
- Surveiller, traiter et distribuer les communications entrantes

Soutien aux employés et au bureau

- Servir de premier point de contact pour les demandes administratives des employés de l’entreprise canadienne
- Coordonner la logistique des assemblées générales, des réunions de tous les employés, des événements de reconnaissance, des visites de sites et des visites de clients
- Soutenir la logistique d’accueil des nouveaux employés en partenariat avec les RH (espace de travail, équipement, accès et documents de bienvenue)
- Coordonner les services de bureau, les fournitures, les demandes liées aux installations et les relations avec les fournisseurs
- Mener à terme des projets en assignant le travail au personnel et en assurant le suivi des résultats
- Interagir et communiquer avec le personnel interne à tous les niveaux
- Examiner les pratiques opérationnelles et mettre en œuvre des améliorations au besoin

Communications de l’entreprise canadienne

- Gérer le calendrier des communications internes de l’entreprise canadienne et veiller à ce que toutes les communications soient diffusées selon l’échéancier
- Hebdomadaire : élaborer, créer et envoyer une mise à jour hebdomadaire à tous les employés couvrant les priorités clés, les faits saillants opérationnels, les rappels en matière de sécurité et de qualité, les événements à venir et les annonces
- Mensuel : élaborer, créer et envoyer un bulletin mensuel présentant les faits saillants du rendement de l’entreprise, la reconnaissance des employés (anniversaires de service, réalisations, nouvelles embauches), des portraits de départements et des mises à jour des RH
- Trimestriel : élaborer, créer et envoyer une mise à jour trimestrielle de l’entreprise en partenariat avec le directeur général et l’équipe de direction, résumant les résultats, les priorités stratégiques et les perspectives du prochain trimestre; appuyer les présentations des assemblées générales connexes
- Recueillir le contenu et les commentaires des dirigeants et des chefs de département, puis rédiger, réviser et corriger toutes les communications afin d’en assurer l’exactitude, le ton et la cohérence




- Veiller à ce que toutes les communications soient produites en français et en anglais et respectent les exigences linguistiques du Québec
- Veiller à ce que les communications respectent les normes de marque de FTAI et à ce que l’information confidentielle soit traitée de façon appropriée
- Tenir à jour les listes de distribution, les modèles de communication et des archives des communications passées
- Utiliser les écrans d’affichage, le courriel et d’autres canaux pour joindre les employés au bureau et à l’atelier
- Recueillir les commentaires et améliorer continuellement le format et l’efficacité des communications

Qualifications

- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’équivalent
- 5 ans ou plus d’expérience à soutenir plusieurs dirigeants
- Expérience démontrée en rédaction et en production de communications internes, de bulletins ou de mises à jour destinées aux employés
- Excellentes compétences en rédaction, en révision et en correction en français et en anglais
- Maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
- Une expérience avec SharePoint, les infolettres par courriel ou les outils de conception constitue un atout
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités et des échéances concurrentes
- Haut niveau de professionnalisme et de confidentialité
- Bilinguisme : maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)

Ce que nous vous offrons:

- Rémunération compétitive
- Temps pour vous ressourcer avec des vacances, des journées personnelles, des congés fériés et des congés parentaux
- Couverture médicale, dentaire et vision complète pour vous et votre famille dès votre premier jour d'emploi
- Soins de santé virtuels (accès 24/7 à des professionnels de santé)
- Compte de dépenses pour bien-être pour vous soutenir dans votre parcours de santé
- Programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF) incluant des séances de conseil gratuites en personne
- Assurance voyage médicale
- Installations de conditionnement physique sur site
- Régime enregistré d'épargne-retraite incluant des cotisations de l’entreprise dès le premier jour d’emploi, avec accès à des conseillers financiers pour des conseils en placement et planification financière

Déclaration d'Égalité des Chances: FTAI Aviation est un employeur favorisant l'égalité des chances qui valorise la diversité en milieu de travail. Nous nous engageons à offrir un excellent service à tous nos clients, y compris les personnes en situation de handicap, et nous encourageons les commentaires sur la prestation de ces services.

Exigences linguistiques au Québec:

Une connaissance intermédiaire de l’anglais est nécessaire afin de communiquer avec les autres établissements de l’entreprise, les partenaires et les clients situés à l’extérieur du Québec, ainsi que pour lire, interpréter et rédiger, au besoin, de la documentation, de la correspondance et des rapports en anglais.

📌 Assistant(e) administratif(ve)
🏢 FTAI Aviation
📍 Montreal