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À propos de nous

Dress for Success® Montréal est un organisme à but non lucratif dédié à l’autonomisation des femmes et des personnes non binaires, en les accompagnant vers l’indépendance économique et la réussite professionnelle. Grâce à ses programmes et services, l’organisme leur offre les outils, les ressources et le soutien nécessaires pour renforcer leur confiance, faire progresser leur carrière et bâtir un avenir prometteur.

Objectif du poste La personne titulaire du poste soutient la prestation et la coordination efficaces des programmes et des services de Dress for Success Montréal, en accordant une attention particulière au parcours de la confiance à la carrière (Confidence to Career Pathway).

Sous la supervision de la personne responsable des programmes et en collaboration avec la direction générale et les autres membres de l'équipe, elle fournit un soutien administratif, un service à la clientèle ainsi qu'un soutien à la gestion des données et aux opérations afin d'assurer le bon déroulement des programmes, la tenue rigoureuse des dossiers et le respect des exigences liées aux programmes financés. Ce rôle appuie les services axés sur l'emploi et contribue à la mission globale de l'organisme.

Principales responsabilités

1. Administration et coordination des programmes

- Soutenir la coordination des rendez-vous des personnes participantes, des ateliers, des activités des programmes, des inscriptions et des communications avec les personnes participantes.
- Préparer le matériel des ateliers, tenir les registres de présence et soutenir les personnes qui animent les activités ainsi que les bénévoles afin d'assurer le bon déroulement des activités.
- Tenir à jour les calendriers des programmes, les horaires, les listes des personnes participantes et les outils administratifs connexes.
- Participer à la planification et à la coordination des événements, des ateliers et des autres activités des programmes, y compris occasionnellement en soirée et la fin de semaine, selon les besoins.

2. Accueil et soutien aux personnes participantes

- Soutenir les processus d'accueil et consigner les évaluations des besoins des personnes participantes.
- Tenir des dossiers et des registres exacts et confidentiels concernant les personnes participantes.
- Répondre aux demandes de renseignements et coordonner les rendez-vous, les suivis et l'orientation vers les programmes internes et les ressources communautaires externes appropriés.
- Assurer le suivi des orientations et effectuer les relances nécessaires pour obtenir les documents manquants et satisfaire aux exigences administratives en suspens.
- Contribuer à un environnement accueillant, inclusif et respectueux.

3. Gestion des données, production de rapports et suivi des programmes financés

- Saisir, mettre à jour et tenir les renseignements sur les personnes participantes, les services offerts, les présences, les orientations et les résultats des programmes.
- Assurer le suivi des progrès des personnes participantes et des résultats des programmes dans le cadre du parcours de la confiance à la carrière et des autres initiatives financées.
- Compiler les statistiques des programmes et les pièces justificatives nécessaires à la production des rapports.
- Aider la personne responsable des programmes à assurer le suivi des livrables liés aux subventions, des échéances de production des rapports et des exigences de conformité du programme de Soutien des services d'emploi (SSE).
- Repérer les renseignements manquants ou les incohérences et effectuer les suivis nécessaires pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des données.
- Assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements sur les personnes participantes conformément aux politiques de l'organisme et aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.

4. Soutien administratif et opérationnel

- Fournir un soutien administratif à la prestation des programmes, notamment pour la préparation de documents, la saisie de données, le classement, la correspondance et la gestion des dossiers.
- Soutenir, au besoin, la planification des horaires et la coordination des bénévoles pour les activités des programmes. Collaborer étroitement avec la personne responsable de la boutique afin de coordonner les activités liées aux programmes, aux ateliers et aux services.
- Repérer les possibilités d'améliorer les processus administratifs et l'efficacité opérationnelle.

5. Collaboration au sein de l'équipe et partenariats communautaires

- Collaborer avec les personnes responsables des programmes et de la boutique pour coordonner les services et assurer l'efficacité des opérations quotidiennes.
- Soutenir les communications et la coordination avec les partenaires communautaires,



les organismes qui orientent des personnes participantes vers nos services et les personnes qui animent les ateliers.
- Participer aux activités de sensibilisation visant à faire connaître les programmes et les services de Dress for Success Montréal.
- Participer aux activités des programmes et fournir un soutien opérationnel selon les besoins de la direction générale.

Qualifications et expérience

- Diplôme d'études collégiales ou expérience équivalente en administration, en coordination de programmes, en services sociaux ou dans un domaine connexe.
- Une expérience en soutien administratif, en service à la clientèle, en coordination de programmes ou au sein d'organismes à but non lucratif constitue un atout.
- Expérience en saisie de données, en gestion de dossiers, en production de rapports et en traitement de dossiers confidentiels des personnes participantes.
- Une expérience dans le soutien de programmes financés, notamment en matière de suivi des données, des livrables et des exigences de production de rapports, constitue un atout.
- Excellente maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit, et bonne maîtrise de l'anglais.

Compétences et aptitudes

- Solides compétences en organisation, en administration et en gestion du temps.
- Grand souci du détail et engagement envers la tenue rigoureuse des dossiers.
- Maîtrise de Microsoft 365, d'une plateforme de gestion de la relation client (CRM), comme Salesforce ou une autre, et de Google Workspace, notamment Docs, Sheets, Drive et Calendar. Une maîtrise avancée d'Excel est requise.
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Capacité à gérer plusieurs priorités, à respecter les échéances et à travailler de façon autonome et en équipe.
- Empathie, discrétion, professionnalisme et engagement à servir des femmes et des personnes non binaires issues de divers horizons.
- Souplesse et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique axé sur la mission de l'organisme.

Horaire de travail La personne titulaire du poste travaille généralement pendant les heures normales de bureau. Une disponibilité occasionnelle en soirée et la fin de semaine est requise pour soutenir les ateliers, les programmes, les événements spéciaux et les autres activités prévus en dehors des heures habituelles d'ouverture. Engagement envers la mission La personne retenue démontrera un engagement profond envers la mission et les valeurs de Dress for Success Montréal ainsi qu'envers l'autonomisation des femmes et des personnes non binaires afin de favoriser leur indépendance économique grâce à la préparation à l'emploi, au développement professionnel et à un accompagnement continu.

Autres responsabilités

D'autres tâches connexes peuvent être confiées à la personne titulaire du poste afin de soutenir la prestation efficace des programmes et le bon fonctionnement de l'organisme.

Pour postuler

Les personnes intéressées sont invitées à postuler via LinkedIn ou à transmettre leur CV et leur lettre de motivation à l'adresse suivante : [email protected]

About Us

Dress for Success® Montréal is a non-profit organization dedicated to empowering women and non-binary individuals by helping them achieve economic independence and professional success. Through our programs and services, we provide the tools, resources, and support needed to build confidence, advance careers, and create a promising future.

Job Purpose The Administrative and Program Coordinator supports the effective delivery and coordination of Dress for Success Montréal's programs and services, with a particular focus on the Confidence to Career Pathway.

Working under the direction of the Program Manager and in collaboration with the Executive Director and other members of the team, the coordinator provides administrative, client service, data management, and operational support to ensure smooth program delivery, accurate record-keeping, and compliance with funded program requirements. The role supports employment-focused services and contributes to the organization's overall mission.

Key Responsibilities

1. Program Administration and Coordination

- Support the coordination of appointments for program participants, workshops, program activities, registrations, and participant communications.
- Prepare workshop materials, maintain attendance records,



and support facilitators and volunteers to ensure activities run smoothly.
- Maintain program calendars, schedules, participant lists, and related administrative tools.
- Assist with planning and coordinating events, workshops, and other program activities, including occasional evenings and weekends as required.

2. Client Intake and Participant Support

- Support client intake processes and document participant needs assessments.
- Maintain accurate and confidential participant files and records.
- Respond to inquiries and coordinate appointments, follow-ups, and referrals to appropriate internal programs and external community resources.
- Track referrals and follow up on outstanding documentation and administrative requirements.
- Contribute to a welcoming, inclusive, and respectful environment.

3. Data Management, Reporting and Funded Program Monitoring

- Enter, update, and maintain participant information, services provided, attendance, referrals, and program outcomes.
- Track participant progress and program outcomes in support of the Confidence to Career Pathway and other funded initiatives.
- Compile program statistics and supporting documentation required for reporting.
- Assist the Program Manager in monitoring grant deliverables, reporting deadlines, and Employment Services and Supports (ESS) compliance requirements.
- Identify missing information or discrepancies and follow up to ensure data accuracy and completeness.
- Maintain the confidentiality and security of participant information in accordance with organizational policies and applicable privacy requirements.

4. Administrative and Operational Support

- Provide administrative support related to program delivery, including document preparation, data entry, filing, correspondence, and record management.
- Support volunteer scheduling and coordination for program activities, as needed. Work closely with the Boutique Manager to coordinate activities related to programs, workshops, and services.
- Identify opportunities to improve administrative processes and operational efficiency.

5. Team Collaboration and Community Partnerships

- Work collaboratively with the Program Manager and Boutique Manager to coordinate services and ensure effective day-to-day operations.
- Support communication and coordination with community partners, referral organizations, and workshop facilitators.
- Assist with outreach activities that increase awareness of Dress for Success Montréal's programs and services.
- Participate in program activities and provide operational support as required by the Executive Director.

Qualifications and Experience

- College diploma or equivalent experience in administration, program coordination, social services, or a related field.
- Experience in administrative support, client services, program coordination, or nonprofit organizations is an asset.
- Experience with data entry, record management, reporting, and maintaining confidential participant files.
- Experience supporting funded programs, including data tracking, monitoring deliverables, and meeting reporting requirements, is an asset.
- Fluency in spoken and written French and proficiency in English.

Skills and Competencies

- Strong organizational, administrative, and time-management skills.
- Excellent attention to detail and commitment to accurate record-keeping.
- Proficiency in Microsoft 365, a CRM platform (such as Salesforce or another equivalent), and Google Workspace, including Docs, Sheets, Drive, and Calendar. Advanced Excel skills are required.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and work independently and collaboratively.
- Empathy, discretion, professionalism, and a commitment to serving women and non-binary individuals from diverse backgrounds.
- Flexibility and adaptability in a dynamic, mission-driven setting.

Work Schedule The coordinator will generally work during regular business hours. Occasional evening and weekend availability is required to support workshops, programs, special events, and other activities scheduled outside regular operating hours. Commitment to the Mission The successful candidate will demonstrate a strong commitment to the mission and values of Dress for Success Montréal and to empowering women and non-binary individuals to achieve economic independence through employment readiness, professional development, and ongoing support.

Other Duties

Other related duties may be assigned from time to time to support the effective delivery of programs and the smooth operation of the organization.

How to Apply

Interested candidates are invited to apply through LinkedIn or submit their résumé and cover letter to: [email protected]

Job Type: Full-time

Pay: From $22.00 per hour

Education

- DCS / DEC (preferred)

Experience:
- Customer service: 2 years (preferred)

Work Location: In person

📌 Coordonnateur ou coordonnatrice de l’administration et des programmes (Montreal)
🏢 Dress for Success Montreal
📍 Montreal