On ne fait pas que traiter, on transforme des vies.

QUI SOMMES-NOUS

FEMINA offre des services de physiothérapie, d’ostéopathie, de massothérapie et d'accompagnent psychosocial, tous rassemblés sous un même toit. La clinique propose également des services en pédiatrie pour faciliter l’accès à des soins de qualité aux mamans et à leurs bébés.

FEMINA se démarque en étant le seul centre spécialisé pour les femmes à Québec, avec une expertise reconnue en santé périnéale, pelvienne et en pédiatrie.

Notre mission : contribuer au bien-être de la femme par une prise en charge globale de sa santé et de celle de son bébé, tout en levant le voile sur des problématiques encore trop tabous. L’équipe multidisciplinaire accompagne chaque patiente avec dignité, respect et empathie, dans une approche d’intervention éducative et personnalisée.

Ici, tu rejoins une équipe soudée qui travaille en collaboration étroite avec le réseau public et privé dans une approche globale, humaine, où chaque intervention compte.

Et oui, même l’administration est au cœur de notre impact.

Sommaire du rôle

Tu carbures aux journées bien remplies et tu sais garder le cap pour que ton équipe performe tout en se sentant bien ?

Chez FEMINA, les opérations administratives sont le cœur battant de la clinique. C’est toi qui les orchestreras : tu verras l’ensemble, tu trancheras vite, tu mobiliseras ton équipe et tu transformeras chaque journée chargée en journée réussie, pour la clientèle comme pour l’équipe.

Tu relèveras directement de la directrice générale et tu travailleras main dans la main avec la coordonnatrice clinique. Tu seras la référence opérationnelle de la clinique et un·e vrai·e partenaire de la direction. Ici, tes idées ne resteront pas sur papier : tu les implanteras, tu en feras le suivi et tu en verras l’impact concret.

Ton terrain de jeu

Assurer la fluidité des opérations administratives

- Tu dirigeras les opérations administratives au quotidien et répartiras le travail selon les priorités
- Tu coordonneras les horaires de l’équipe administrative et, avec la coordonnatrice clinique, ceux des thérapeutes
- Tu absorberas les imprévus (absences, surcharges, urgences) et bâtiras une relève interne solide

Mobiliser ton équipe

- Tu encadreras et soutiendras l’équipe d’adjointes administratives, animeras les rencontres et suivras les actions




- Tu participeras au recrutement et piloteras l’intégration et la formation des nouvelles personnes
- Tu géreras les vacances et absences dans notre SIRH (Altee) et contribueras à un climat de travail sain et stimulant

Optimiser, toujours

- Tu seras la personne-ressource pour nos plateformes (Jane, Medexa, Altee) : configuration, mises à jour, liens avec les fournisseurs
- Tu rédigeras et amélioreras les procédures, repéreras les irritants et proposeras des solutions qui font gagner du temps
- Tu fourniras à la direction les indicateurs et recommandations utiles à la prise de décision

Tenir les finances et la logistique

- Tu géreras les paiements administratifs (dont Croix Bleue), la facturation, les comptes à recevoir et les conciliations
- Tu géreras l’inventaire, les fournisseurs et les commandes (jusqu’à 4 000 $), et coordonneras l’entretien des équipements

Faire vivre l’expérience FEMINA

- Tu assureras une expérience client chaleureuse, professionnelle et cohérente, de l’accueil aux espaces communs
- Tu analyseras les avis, sondages et commentaires, et transformeras ce qu’ils révèlent en améliorations concrètes
- Tu coordonneras les ateliers, les événements, les activités de reconnaissance et la vie d’équipe

Ce qui fera de toi la bonne personne

- Tu es orienté·e résultats : tu aimes les objectifs clairs, les décisions rapides et les dossiers réglés
- Tu es hyper relationnel·le : tu crées des liens facilement, tu rassembles et les gens ont envie de te suivre
- Tu es un·e as de l’organisation : jongler avec plusieurs priorités te stimule au lieu de t’épuiser
- Tu es solide sous pression : face à l’imprévu, tu restes calme, tu trouves la solution et tu passes à la suite
- Tu as un leadership bienveillant : exigeant·e sur la qualité, humain·e dans la manière
- Tu es toujours en mode amélioration : « on a toujours fait comme ça » n’est pas un argument pour toi
- Tu es intègre et discret·ète : la confidentialité est non négociable

Ce que tu apportes





- Au moins 5 ans d’expérience en coordination administrative clinique ou en gestion des opérations clinique
- Une expérience confirmée en supervision de personnel : horaires, délégation, suivi de la performance
- De l’aisance avec les tâches comptables de base et avec la gestion de clients insatisfaits ou de situations sensibles
- Un DEC en administration, en gestion ou dans un domaine connexe (une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera considérée)
- La maîtrise de la suite Office ou de Google Workspace, et une aisance avec les logiciels de gestion (horaires, CRM, SIRH, logiciels cliniques)
- Une bonne connaissance des règles de confidentialité en contexte clinique

Atouts : une expérience dans une entreprise en croissance.

Les conditions

- 35 h par semaine, du lundi au vendredi, avec un horaire versatile (arrivée entre 7 h 30 et 9 h, départ entre 16 h et 17 h)
- Une disponibilité pour intervenir en cas d’imprévu sur la plage d’ouverture (jusqu’à 21 h les lundis, mardis et jeudis)
- Taux horaire plus bonis d’équipe allant jusqu’à 1,5 %

Pourquoi FEMINA ? Tu profiteras de :

- Rabais sur nos services : massothérapie, ostéopathie, physiothérapie et tous les autres soins de la clinique
- Assurances collectives payées en partie par l’employeur et programme d’aide aux employés (PAE)
- 3 semaines de vacances dès la première année et 4 semaines à partir de la deuxième
- 4 journées maladie ou personnelles par année et jusqu’à 5 journées sans solde
- Fermeture complète pendant les Fêtes pour un vrai repos (prise sur ta banque de vacances ou sans solde, à ton choix)
- Locaux lumineux, modernes et fraîchement rénovés
- Culture de gestion axée sur le respect, la bienveillance et l’initiative, avec une vraie ouverture à l’intrapreneuriat
- Satisfaction d’équipe mesurée régulièrement, parce que le bien-être n’est pas qu’un discours
- Club social actif et activités d’équipe toute l’année

Tu te reconnais ? Écris-nous à [email protected], on a déjà hâte de te rencontrer !

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 30,00$ à 36,00$ par heure

Avantages

- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- RVER
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur(trice) des opérations administratives (Quebec City)
🏢 Clinique Femina
📍 Quebec City