Vous aimez le contact avec les gens et le travail bien organisé? Vous savez offrir un accueil chaleureux tout en gardant le fil de vos priorités?
Bélanger Barkati Notaires recherche une personne bilingue, rigoureuse et attentionnée pour assurer la réception et contribuer au bon fonctionnement du bureau.
Votre rôle
Sous la supervision de la notaire propriétaire, vous accueillerez la clientèle, coordonnerez les communications et les rendez-vous et offrirez un soutien administratif à l’équipe.
Vos principales responsabilités
- Accueillir les clients et les visiteurs avec courtoisie.
- Répondre aux appels, prendre des messages complets et acheminer les demandes aux bonnes personnes.
- Traiter les courriels et la boîte vocale générale.
- Gérer l’agenda des notaires et envoyer les confirmations et rappels de rendez-vous.
- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les documents.
- Préparer les envois et coordonner les livraisons et les cueillettes.
- Numériser, photocopier, transmettre, classer et archiver les documents.
- Commander les fournitures et maintenir la réception et les salles de rencontre en ordre.
- Effectuer les publications des actes notariés.
- Effectuer les déplacements autorisés pour la remise de chèques.
- Soutenir les adjointes dans certaines tâches administratives et gérer les imprévus à la réception.
Dans toutes vos activités,
vous veillerez à protéger les renseignements confidentiels et à transmettre les questions juridiques au notaire.
Ce que nous recherchons
- Une formation en secrétariat ou en bureautique, ou une combinaison pertinente d’études, de formation et d’expérience.
- De l’expérience en réception, en service à la clientèle ou en soutien administratif.
- Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, pour accueillir et servir la clientèle dans les deux langues.
- Une aisance avec Outlook, Word, les agendas électroniques et la numérisation.
- Une expérience en milieu notarial et une connaissance de ParaMaître constituent des atouts.
Vous vous reconnaîtrez si vous êtes une personne…
- Chaleureuse, courtoise et diplomate.
- Organisée et attentive aux détails.
- Discrète et respectueuse de la confidentialité.
- Capable de gérer plusieurs demandes et de garder son calme.
- Fiable, autonome et prête à collaborer avec l’équipe.
Conditions de travail
- Lieu : Vieux Montréal
- Statut : Permanent à temps plein
- Horaire : 40 heures par semaine
- Salaire : Compétitif selon expérience
- Entrée en fonction : Dès que possible
Envie de vous joindre à notre équipe? Faites-nous parvenir votre CV. Nous avons hâte de découvrir votre candidature!