Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à lUniversité McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Sommaire du poste :Sous la direction du directeur, Engagement mondial, le titulaire du poste fournit un soutien administratif et logistique aux activités de lunité. Il soutient la planification et la tenue dévénements, de visites de délégations internationales et de conférences; offre un soutien administratif quotidien au directeur et aux directeurs associés (gestion de lagenda, des déplacements et des demandes de remboursement de dépenses); appuie les communications et la gestion du contenu numérique; administre les formulaires en ligne et la boîte courriel partagée; et participe à ladministration des programmes de financement international.Principales responsabilités :Soutien aux événements et aux délégations internationales (40 %)Coordonner la logistique des événements, des conférences, des ateliers et des visites de délégations internationales organisés par les Relations internationales.Contribuer à la coordination de laccueil des délégations, notamment la réservation des salles et des lieux, les services de traiteur, laccueil, les déplacements, les dossiers dinformation et la logistique sur le campus.Contribuer aux événements et aux activités de mobilisation, notamment les démarches auprès des personnes conférencières, les listes dinvités, les invitations, les processus dinscription en ligne et le matériel dévénement.Soutenir les communications liées aux événements et aux initiatives spéciales, notamment les ressources numériques, le matériel promotionnel, les dossiers dinformation, ainsi que les rapports et le suivi après lévénement.Offrir un soutien sur place lors des événements : accueil et inscription des personnes participantes, coordination, dépannage et services daccueil.Soutenir la préparation des dossiers dinformation (notes biographiques, programmes, listes de participation et documents dappui), en communiquant les échéances et en veillant à ce que les contenus soient colligés dans les délais prévus.Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes afin de garantir le bon déroulement des événements et le respect des échéanciers.Réaliser les activités de suivi après les événements : diffusion de sondages, relevé des présences, production de rapports et gestion des dossiers.Traiter les dépenses liées aux événements et les remboursements aux personnes invitées, et en faire le rapprochement, conformément aux politiques et procédures de lUniversité.Assurer la tenue du classement, des dossiers et des systèmes de fichiers, des dossiers dévénements, des bases de données de contacts et de la documentation à des fins de consultation et de reddition de comptes, y compris la révision, larchivage et la gestion de notre système de classement SharePoint.Soutien administratif et opérationnel (20 %)Gérer le calendrier de la direction, planifier les réunions, coordonner les rendez-vous et assurer la liaison avec le personnel administratif de direction de lUniversité et des organisations partenaires externes.Coordonner les déplacements de la direction au Canada et à létranger : inscription aux conférences,



transport, hébergement, itinéraires et documents requis.Coordonner la signature et la distribution des documents numériques.Préparer et soumettre les comptes de dépenses de la direction et les documents financiers connexes, conformément aux politiques et procédures de lUniversité.Organiser les réunions internes, préparer les ordres du jour et les documents, prévoir les services de traiteur et rédiger les comptes rendus au besoin.Offrir un soutien administratif aux directions adjointes selon les besoins : planification des déplacements, traitement des dépenses et coordination des réunions.Soutenir les activités dapprovisionnement, dachat et de traitement des factures au besoin.Soutien aux communications et au contenu numérique (20 %)Contribuer à la promotion des programmes, des possibilités, des événements et des initiatives à linternational par les médias sociaux, les sites Web, les infolettres et dautres canaux de communication.Planifier et publier le contenu approuvé sur les plateformes de communication désignées.Coordonner la collecte de récits, de témoignages, de photos et de contenus auprès du corps professoral, de la population étudiante, des partenaires et dautres parties prenantes.Organiser et tenir à jour les ressources numériques : photos, modèles, présentations, publications et matériel de communication.Soutenir le processus de révision et dapprobation du matériel de communication en coordonnant la rétroaction des parties prenantes concernées.Contribuer à la mise à jour du contenu du site Web et veiller à ce que linformation demeure exacte et à jour.Formulaires, boîte courriel et gestion de linformation (10 %)Assurer le suivi des demandes reçues dans la boîte courriel partagée des Relations internationales et y répondre, en les acheminant à la personne appropriée au besoin.Assurer le suivi et la gestion des formulaires en ligne, notamment le formulaire de demande de visite internationale et le formulaire de proposition de protocole dentente (PE) ou daccord de collaboration (AC).Vérifier que les formulaires soumis sont complets et exacts, et faire un suivi auprès des personnes demanderesses lorsque des renseignements supplémentaires sont nécessaires.Tenir à jour les bases de données et les systèmes de suivi des demandes de visite, des propositions de partenariat et des demandes de renseignements sur les programmes.Préparer des rapports et des synthèses périodiques sur les formulaires soumis et sur les tendances des demandes.Conserver les dossiers des demandes soumises et contribuer à la mise à jour des formulaires et des modèles.Assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements et des dossiers.Administration des possibilités de financement (10 %)Contribuer à ladministration des possibilités de financement internationales et des autres programmes des Relations internationales : réception des candidatures, gestion des documents,



correspondance et tenue de dossiers.Coordonner la transmission des candidatures et des documents dappui aux personnes évaluatrices et aux comités dévaluation.Répondre aux questions des personnes candidates et les diriger vers les personnes-ressources appropriées des programmes au besoin.Contribuer à la promotion des possibilités de financement par les canaux de communication internes et externes.Rédiger et diffuser du contenu promotionnel pour les programmes de financement : mises à jour du site Web, infolettres et messages sur les listes de diffusion.Tenir à jour les bases de données des personnes candidates et des bourses ou subventions octroyées, et sassurer que les dossiers des programmes sont exacts.Soutenir la coordination et la communication des étapes dévaluation, davis doctroi, de reddition de comptes et dadministration après loctroi.Contribuer à la préparation de statistiques, de synthèses et de rapports dévaluation des programmes.En tant quun des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de lemployeur jusqu’à 10%) (si éligible)Régime enregistré dépargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)Politique de vacances compétitiveDeux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottantsNeuf (9) « vendredis dété » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du TravailCongés payés pendant la période des vacances de décembreCrédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)Jusquà deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permetAvant de postuler, veuillez noter que pour travailler à lUniversité McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.Connaissance du français et de langlais: LUniversité McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici .Formation et expérience minimales requises :DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautiqueSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Director Global EngagementDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-10-29Date limite pour postuler :2026-11-12L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected] .
#J-18808-Ljbffr

📌 Coordonnateur·trice administratif·ve (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal