Sommaire du poste

Relevant de la direction, la personne titulaire du poste assure un rôle central de soutien administratif, comptable et projets. Elle contribue à la rigueur des dossiers de construction, au cycle de facturation, au suivi documentaire des projets, à l’intégration des employés et au soutien direct à la direction. Elle agit comme point de coordination entre la direction, les chargés de projets, les clients, les sous-traitants et les fournisseurs.

Le profil que nous recherchons

Vous êtes une personne organisée, autonome et minutieuse qui aime autant les chiffres que la coordination de projets. Vous appréciez les environnements dynamiques où chaque journée apporte son lot de défis et où votre contribution a un impact concret sur le succès de l'entreprise. Votre capacité à gérer plusieurs priorités, à entretenir d'excellentes relations de travail et à trouver des solutions fera de vous un joueur clé au sein de notre équipe.

Pourquoi vous joindre à nous?

Parce que chez nous, votre expertise ne sera pas limitée à une seule fonction. Vous occuperez un rôle essentiel et diversifié, avec l'occasion de contribuer activement au développement et à la performance de l'entreprise tout en travaillant auprès d'une équipe cooperative et engagée.

Principales responsabilités

Comptabilité de construction et contrôle des factures

· Effectuer la codification des factures de fournisseurs et de sous-traitants selon les projets, postes budgétaires et centres de coûts applicables.

· Veiller à l’acheminement des factures pour approbation et assurer le suivi des validations requises.

· Gestion complète des comptes fournisseurs et des comptes clients

· Encaissements et conciliations bancaires

· Soutenir la gestion des comptes payables et des comptes recevables, incluant le classement, les suivis et la résolution des écarts administratifs.

· Préparer l’information nécessaire aux remises de taxes et collaborer aux vérifications comptables périodiques.

· Valider les informations administratives requises auprès des organismes pertinents, notamment l’ARQ et la CCQ, selon les procédures internes.

· Compiler les factures et pièces justificatives nécessaires aux suivis comptables de la direction.

· Production des états de compte clients

· Participation aux écritures de fin de mois

· Conciliation des comptes du grand livre

· Collaboration à la préparation des dossiers de fin d'année

· Ouverture et suivi des projets dans les systèmes de gestion

· Suivi budgétaire et contrôle des coûts

Facturation progressive et suivis financiers de projets

· Préparer la facturation progressive mensuelle des projets et les documents justificatifs requis en collaboration avec les chargés de projet.

· Préparer les factures clients et assurer le suivi du processus de facturation selon les échéanciers établis.

· Préparer, au besoin, la facturation liée aux immeubles ou aux entités associées confiées à l’administration.

· Valider les rapports de projets et bons de commande avant la facturation ou la fermeture d’une période.

· Effectuer le suivi des approbations, retenues, quittances et autres documents nécessaires au paiement.

· Suivi des quittances, dénonciations et documents contractuels;

· Suivi des retenues contractuelles





· Collaboration avec les chargés de projets pour le suivi financier

· Validation des heures, achats et sous-traitants imputés aux projets

· Maintenir un registre clair des factures émises, des montants à recevoir et des éléments en attente.

· Analyse des coûts et de la rentabilité des projets

Bons de commande et sous-traitance

· Préparer les bons de commande et contrats administratifs destinés aux fournisseurs et sous-traitants en collaboration avec les chargés de projet.

· Assurer le suivi des approbations et des signatures des documents de projet.

· Gestion des documents de conformité des sous-traitants et en vérifier la validité et l’exhaustivité.

· Assurer le suivi des dénonciations de contrat, quittances, attestations, assurances, licences et documents fiscaux applicables.

· Maintenir à jour les dossiers des sous-traitants avec rigueur et signaler rapidement les éléments non conformes ou expirés.

Administration et documentation de projets

· Effectuer les ouvertures et fermetures de chantier auprès de la CNESST et de la CCQ.

· Préparer les documents administratifs de démarrage de nouveaux projets, incluant les fiches d’information, plans de prévention, procédures et répertoires documentaires.

· Mettre à jour les plans, descriptions et renseignements de projets dans les plateformes utilisées par l’entreprise.

· Préparer les contrats clients et assurer le suivi des signatures et versions finales.

· Remplir les formulaires administratifs requis et assurer le suivi des dossiers de projets.

· Classer et maintenir à jour les dossiers clients, fournisseurs, sous-traitants et projets afin d’en assurer la traçabilité et la conformité.

· Assister les chargés de projets et les coordonnateurs dans leurs besoins administratifs et documentaires.

Intégration des employés et soutien aux ressources humaines

· Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.

· Organiser la présentation des logiciels, outils de travail et procédures à suivre.

· Préparer les documents d’embauche, politiques internes, accès et renseignements nécessaires à l’entrée en poste.

· Coordonner la remise des uniformes, équipements et autres éléments requis.

· Présenter ou faire présenter la politique de dépenses et les attentes administratives applicables.

· Assurer le suivi des dossiers d’employés et soutenir les activités courantes de ressources humaines.

· Contribuer à l’encadrement administratif des départs d’employés, incluant la récupération des accès, équipements et documents.

Gestion locative et soutien administratif immobilier

· Assister l’équipe de direction dans l’administration courante des immeubles et des dossiers de gestion locative.

· Participer à la préparation, à la mise à jour, au classement et au suivi des baux, renouvellements, annexes et autres documents locatifs.

· Tenir à jour un registre des baux comprenant les principales échéances, renouvellements,



indexations et obligations administratives.

· Préparer et transmettre les avis, documents et suivis administratifs requis auprès des locataires, selon les directives de la direction.

· Assurer le suivi de la facturation des loyers, des paiements reçus, des sommes à recevoir et des écarts nécessitant une intervention.

· Effectuer la tenue de livres liée aux activités locatives, incluant la saisie, le classement et la conciliation des pièces justificatives.

· Compiler les dépenses d’exploitation des immeubles et préparer l’information nécessaire aux suivis financiers et comptables.

· Collaborer avec la direction, les locataires, les fournisseurs et les professionnels externes afin d’assurer un suivi administratif rigoureux des dossiers locatifs.

Soutien Administratif

· Préparer, réviser et organiser la documentation nécessaire aux rencontres, décisions et suivis de la direction.

· Offrir un soutien administratif ponctuel à la direction, incluant la compilation de documents et de factures.

· Assurer la confidentialité des renseignements financiers, commerciaux et personnels traités dans le cadre du poste.

· Toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du Groupe Vecteur I, selon les priorités établies par la direction.

Compétences et qualités recherchées

· Grande rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs échéances simultanément.

· Très bonne maîtrise du français écrit et parlé; anglais fonctionnel considéré comme un atout.

· Discrétion, jugement professionnel et respect absolu de la confidentialité.

· Autonomie, débrouillardise et capacité à faire avancer les dossiers avec un minimum de supervision.

· Aisance avec les outils informatiques, les logiciels comptables et les plateformes de gestion documentaire.

· Compréhension des réalités de la construction, de la facturation progressive et des exigences documentaires des chantiers.

· Approche collaborative, orientée vers le service, les solutions et le respect des processus.

· Connaissance des logiciels de gestion de projet Dreeven et de comptabilité Avantage (un atout)

Formation et expérience

· Diplôme en administration, comptabilité, bureautique ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente.

· Expérience pertinente en administration ou comptabilité dans le secteur de la construction.

· Expérience en facturation progressive, comptes payables, comptes recevables et gestion documentaire de projets.

· Connaissance des exigences de la CNESST, de la CCQ, de l’ARQ et des documents de conformité des sous-traitants, un atout important.

Rémunération : 72 450,00$ à 80 050,00$ par an

Avantages :

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Boisbriand, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:

- construction et projets: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Responsable administratif, comptabilité et projets (Boisbriand)
🏢 Vecteur I Construction
📍 Boisbriand