Adjoint(e) de direction et coordonnateur(trice) administratif(ve) – Remplacement de congé de maternité

À propos
de BML Health BML Health est une entreprise de services en technologies de la santé à portée internationale, établie à Montréal et spécialisée dans les dispositifs médicaux et la santé numérique. Nous travaillons avec des entreprises de dispositifs médicaux, des jeunes entreprises (startups), des PME et des organisations multinationales afin de développer des technologies de santé innovantes et de les commercialiser. L'opportunité Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction et coordonnateur(trice) administratif(ve) hautement organisé(e), proactif(ve) et débrouillard(e) pour se joindre à notre équipe dans le cadre d'un remplacement de congé de maternité. Il s'agit d'un poste polyvalent qui repose sur la confiance et qui combine le soutien à la direction, les opérations commerciales, l'administration de bureau, le soutien administratif en comptabilité ainsi que le soutien aux clients et aux ventes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction de l'entreprise et jouerez un rôle important dans le bon fonctionnement des activités quotidiennes. La personne idéale est autonome, prend les choses en main, sait anticiper les besoins, est à l'aise avec la gestion de plusieurs priorités simultanément et aime être la personne qui veille à ce que tout soit fait. Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne qui apprécie la diversité des tâches, l'autonomie et le travail au sein d'une entreprise en pleine croissance et à l'esprit entrepreneurial. Remplacement de congé de maternité Date d'entrée en fonction : 4 janvier 2026 Durée : 12 mois Principales responsabilités Soutien à la direction
- Gérer les agendas, organiser les réunions et coordonner les déplacements professionnels et les réservations.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions et assurer les suivis après celles-ci.
- Gérer les courriels et les communications avec les clients, les partenaires et les différents contacts de l'entreprise.
- Coordonner la révision, l'approbation et la signature de documents.
- Rédiger et réviser des communications professionnelles.
- Assurer le traitement confidentiel des renseignements et des documents sensibles.
- Mettre à jour les listes de contacts de l'entreprise. Administration du bureau et des opérations
- Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d'entretien.
- Coordonner l'entretien des bureaux, les réparations, les livraisons et certaines courses au besoin.
- Veiller à ce que les bureaux et les salles de réunion soient propres, bien organisés et prêts à accueillir les visiteurs.
- Effectuer le suivi des dépenses et du budget liés au bureau.
- Gérer les informations relatives à l'accès aux bureaux (clés, codes, procédures d'urgence, etc.).
- Organiser les activités d'équipe, notamment les anniversaires des employés, le barbecue annuel et les événements des Fêtes.
- Anticiper les besoins administratifs et opérationnels et prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Soutien administratif en comptabilité
- Participer aux tâches liées à la fermeture mensuelle des comptes.
- Organiser les factures, les reçus et les documents liés aux comptes fournisseurs.
- Classer et téléverser les reçus dans Hubdoc.
- Faire le suivi des paiements et des factures en attente.
- Préparer et assurer le suivi de la facturation des clients dans Xero.
- Participer à la création et à la mise à jour des dossiers clients dans Xero.
- Effectuer le suivi des budgets et des dépenses récurrentes de l'entreprise.
- Assurer le suivi des factures des sous-traitants et des feuilles de temps.
- Communiquer avec les ressources comptables externes et leur transmettre les documents nécessaires. Soutien aux ventes et administration des clients




- Traiter les nouvelles demandes de clients potentiels selon les procédures établies.
- Créer et tenir à jour les dossiers et les coordonnées des clients.
- Effectuer le suivi des références et mettre à jour les contacts dans HubSpot.
- Fournir un soutien administratif pour la gestion des dossiers clients.
- Assurer le suivi des demandes et des communications avec les clients.
- Participer à la préparation de rapports sur les activités des partenaires et les opérations de l'entreprise.

Votre profil
Nous recherchons une personne fiable, organisée et proactive, qui aime la variété dans son travail et qui est capable de gérer ses responsabilités de façon autonome. Vous possédez :
- Au moins 5 ans d'expérience dans un poste d'adjoint(e) de direction, de coordonnateur(trice) administratif(ve), de gestionnaire de bureau ou dans un rôle similaire.
- Une excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
- Un excellent sens de l'organisation et un grand souci du détail.
- La capacité de gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément.
- Un bon jugement professionnel et un sens élevé de la confidentialité.
- Une attitude proactive et le réflexe de prendre des initiatives.
- La capacité de travailler de façon autonome dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
- Une bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, etc.).
- De l'expérience en administration, en comptabilité ou en gestion de bureau. Les éléments suivants seront considérés comme des atouts :
- Connaissance de Xero.
- Connaissance de Hubdoc.
- Connaissance de HubSpot.
- Connaissance d'Adobe.
- Connaissance d'Intervals.
- Expérience en tenue de livres ou en soutien administratif comptable.
- Expérience dans une entreprise de services professionnels ou de consultation. Ce que

nous offrons

- Un poste à temps plein pour un remplacement de congé de maternité de 12 mois.
- Un mode de travail hybride.
- Des horaires flexibles.
- Un horaire régulier du lundi au vendredi.
- Une assurance collective complète, incluant les soins médicaux et dentaires.
- Des services de télémédecine et une assurance voyage.
- Une petite équipe collaborative dans un environnement entrepreneurial.
- L'occasion de travailler dans un secteur innovant et en pleine croissance : les dispositifs médicaux et la santé numérique.
- Un poste varié offrant beaucoup d'autonomie et des possibilités d'apprentissage.
- Une collaboration directe avec la direction et une participation active à plusieurs aspects des activités de l'entreprise. // Executive Assistant & Administrative Coordinator – Maternity leave About BML Health BML Health is a Montreal-based global health technology services company focused on Medical Device and Digital Health. We work with medical device companies, startups, SMEs, and multinational organizations to develop and bring innovative healthcare technologies to market. The Opportunity We are looking for a highly organized, proactive, and resourceful Executive Assistant & Administrative Coordinator to join our team as a maternity leave replacement. This is a hands-on, high-trust role that combines executive support, business operations, office administration, accounting administration, and client/sales support. You will work closely with company leadership and play an important role in keeping the day-to-day business running smoothly. The ideal candidate is someone who takes ownership, anticipates needs, is comfortable juggling multiple priorities, and enjoys being the person who makes sure things get done.



This is an excellent opportunity for someone who enjoys variety, autonomy, and working within a growing and entrepreneurial company. Maternity Leave Position start date: January 4, 2026 Duration: 12 months

Key Responsibilities
Executive Support
- Manage executive calendars, meetings, travel arrangements, and reservations.
- Prepare meeting agendas, materials, logistics, and follow-ups.
- Manage correspondence with clients, partners, and the general company inbox.
- Coordinate document reviews, approvals, and signatures.
- Support professional communication with clients and partners.
- Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
- Assist with company mailing lists and communications.
- Maintain accurate company contact information and documentation. Office & Business Administration
- Manage office supplies, cleaning supplies, and facilities requests.
- Coordinate office maintenance, repairs, deliveries, and occasional errands.
- Ensure meeting rooms and the office are organized and client-ready.
- Track office-related spending and maintain the office budget.
- Maintain building access information, keys, codes, and emergency procedures.
- Coordinate employee birthdays, the annual company BBQ, holiday events, and other team activities.
- Identify operational needs and proactively address issues before they become problems. Accounting Administration
- Support monthly month-end processes.
- Organize invoices, receipts, and accounts payable documentation.
- Upload and organize receipts through Hubdoc.
- Track payments and outstanding invoices.
- Support client invoicing and client setup in Xero.
- Maintain budgets and track recurring company expenses.
- Coordinate subcontractor invoices and timesheet reminders.
- Liaise with and support external accounting resources. Sales Support & Client Administration
- Process new leads according to established procedures.
- Maintain accurate client records and documentation.
- Track referrals and maintain HubSpot contacts.
- Provide administrative support on client files.
- Ensure client inquiries are followed up appropriately.
- Support partner activity reporting and other company reporting requirements. About You You are someone who is organized, dependable, resourceful, and comfortable taking ownership. You bring:
- 5+ years of experience in an Executive Assistant, Administrative Coordinator, Office Manager, or similar role.
- Excellent written and verbal communication skills in both French and English.
- Exceptional organization and attention to detail.
- The ability to manage multiple priorities while staying calm and focused.
- Strong professional judgment and discretion.
- A proactive mindset, you notice what needs to be done and take care of it.
- The ability to work independently and confidently in a fast-paced, entrepreneurial environment.
- Solid Microsoft 365 skills.
- Experience with accounting, office administration, or business administration. Experience with the following is an asset:
- Xero
- Hubdoc
- HubSpot
- Adobe
- Intervals
- Accounting or bookkeeping administration
- Professional services or consulting environments

What We Offer

- Full-time maternity leave replacement position
- Hybrid work environment
- Adaptable

working hours
- Monday to Friday schedule
- Full Health and Dental benefits, telemedicine and travel insurance
- Collaborative and entrepreneurial team
- Exposure to the growing Medical Device and Digital Health ecosystems
- A varied role with significant autonomy and learning opportunities
- The opportunity to work closely with leadership and contribute across multiple areas of the business Pay: $65,000.00-$75,000.00 per year

Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Life insurance
- Vision care
- Work from home Work

Location:
Hybrid remote in Montréal, QC H3K 1P2

📌 Adjointe de direction et coordonnatrice administrative – Remplacement de congé de maternité (Montreal)
🏢 BML Technology
📍 Montreal