Sommaire du poste Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) joue un rôle central dans le bon fonctionnement du cabinet. Cette personne assure la coordination de diverses activités administratives, opérationnelles et comptables, tout en offrant un soutien de qualité aux associés, à l'équipe et à la clientèle. Agissant comme point de référence pour plusieurs processus internes, elle contribue à l'efficacité des opérations, à l'amélioration continue des pratiques administratives ainsi qu'à une expérience client professionnelle et chaleureuse. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Accueil et service à la clientèle
- Accueillir les clients, visiteurs et fournisseurs avec professionnalisme et courtoisie.
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer l'acheminement efficace des communications.
- Gérer les boîtes courriel générales du cabinet et assurer les suivis requis.
- Répondre aux demandes générales des clients et les accompagner dans la résolution de situations simples liées à leur dossier.
- Coordonner la réception, la transmission et la remise de documents clients.
- Contribuer à offrir une expérience client positive et professionnelle à toutes les étapes des interactions. Gestion des comptes fournisseurs
- Recevoir, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs.
- Assurer la coordination du processus d'approbation des factures auprès des gestionnaires concernés.
- Effectuer le suivi des approbations en suspens et des échéances de paiement.
- Préparer les paiements conformément aux procédures établies.
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs lorsque requis.
- Participer à l'amélioration des processus liés à la gestion des comptes fournisseurs. Coordination administrative et soutien aux opérations
- Coordonner l'ouverture et la fermeture administrative des dossiers clients.
- Maintenir à jour les bases de données, les dossiers administratifs et les systèmes de gestion documentaire.
- Participer à l'optimisation et à l'amélioration continue des processus administratifs du cabinet.
- Collaborer à la mise en place et à l'utilisation de nouveaux outils ou procédures visant à accroître l'efficacité opérationnelle. Soutien à la vie du cabinet
- Collaborer avec les associés et l'équipe des ressources humaines dans la réalisation de projets spéciaux.
- Participer à l'organisation d'activités, d'événements et de rencontres internes.
- Coordonner les commandes de fournitures de bureau et assurer le suivi des inventaires.
- Contribuer au maintien d'un environnement de travail organisé, efficace et accueillant.
- Soutenir différentes initiatives visant à améliorer l'expérience employé et l'expérience client.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
- AEC ou DEC en administration, comptabilité, bureautique ou dans un domaine connexe.
- Expérience pertinente en coordination, administration et/ou service à la clientèle.
- Expérience dans un cabinet comptable ou de services professionnels (atout significant). Compétences et qualités
- Excellentes habiletés de communication en français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Excellent sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Approche professionnelle et orientée vers le service à la clientèle.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel et Teams).
- Connaissance du logiciel Quickbooks, un atout.
- Intérêt pour l'amélioration des processus et l'utilisation des outils technologiques. Avantages
- Poste permanent à temps plein (35h à 37,5h/semaine).
- Horaire : lundi au vendredi, de 9h à 17h; bureau fermé les vendredis de juillet et août
- Journées maladies et mobiles payées annuellement
- Congés fériés supplémentaires
- Assurance maladie avec participation de l’employeur
- REER collectif avec participation de l’employeur
- Un montant accordé annuellement pour promouvoir l’activité physique
- Bureau fermé durant le temps des fêtes
- Plusieurs activités sociales organisées tout au long de l’année
Avantages:
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire) Langue:
- français (Obligatoire) Lieu du poste : En présentiel