DESCRIPTION OFFICIELLE DU POSTE Titre du poste : Assistant(e) administratif(ve) Département : Administration Supérieur immédiat : Contrôleur financier et/ou Président Lieu de travail : 6279, boulevard Couture, Saint-Léonard (Québec) H1P 3G7 Statut : À déterminer selon les conditions d'embauche 1. OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE L'assistant(e) administratif(ve) est responsable d'assurer le soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement des activités quotidiennes d'Importations Travaglini Inc. La personne titulaire du poste doit veiller à l'exactitude des informations, au suivi des dossiers, à la coordination des communications et au respect des procédures internes de l'entreprise. Elle travaille en étroite collaboration avec la direction, le contrôleur financier, les représentants commerciaux et le personnel de l'entrepôt. 2. DESCRIPTION DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS A. Administration générale
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
- Recevoir et transmettre les communications aux personnes concernées.
- Préparer, rédiger et envoyer des courriels et documents administratifs.
- Effectuer le classement et l'archivage des documents.
- Maintenir à jour les dossiers clients et fournisseurs.
- Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes informatiques.
- Assurer le suivi des demandes et des dossiers en cours. B. Gestion des commandes clients
- Recevoir et saisir les commandes des clients dans le système informatique.
- Vérifier l'exactitude des produits, quantités, prix et conditions de vente.
- Préparer les documents nécessaires au traitement des commandes.
- Communiquer avec l'entrepôt pour confirmer la disponibilité des marchandises.
- Effectuer le suivi des commandes jusqu'à leur livraison.
- Informer les clients de tout retard, changement ou problème concernant leurs commandes.
- Assurer le suivi des commandes auprès des clients importants, notamment Costco, Sobeys et TJ Maxx, selon les directives de la direction. C. Gestion des fournisseurs et des achats
- Communiquer avec les fournisseurs locaux et internationaux.
- Effectuer le suivi des bons de commande auprès des fournisseurs.
- Vérifier les confirmations de commandes et les factures reçues.




- Effectuer le suivi des marchandises commandées, expédiées et reçues.
- Signaler toute différence concernant les prix, quantités ou produits livrés.
- Assurer le suivi des documents d'importation et de transport. D. Soutien au département de comptabilité
- Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs.
- Comparer les factures avec les bons de commande et les documents de réception.
- Identifier et signaler toute différence de prix, quantité ou montant facturé.
- Préparer les documents nécessaires au traitement des comptes payables et recevables.
- Effectuer le suivi des factures clients et des paiements en retard.
- Classer les factures, preuves de paiement et pièces justificatives.
- Transmettre les dossiers au contrôleur financier pour vérification et approbation. Key : Aucun paiement à un fournisseur ne peut être effectué sans vérification et approbation préalable du contrôleur financier et/ou du président, conformément aux procédures internes de l'entreprise. E. Coordination avec l'entrepôt et le transport
- Assurer la communication entre le département administratif et l'entrepôt.
- Vérifier les informations relatives aux réceptions et aux expéditions.
- Effectuer le suivi des livraisons avec les transporteurs.
- Vérifier les bons de livraison et les documents de transport.
- Signaler les erreurs de préparation, les marchandises manquantes ou endommagées.
- Assurer le suivi des réclamations relatives au transport et aux livraisons. F. Gestion documentaire et importation
- Classer et conserver les documents relatifs aux importations.
- Effectuer le suivi des factures commerciales, listes de colisage et documents de transport.
- Collaborer à la préparation des dossiers d'importation.
- Assurer le suivi des documents douaniers et des frais de transport.
- Maintenir les dossiers fournisseurs à jour. 3.



RESPONSABILITÉS ET AUTORITÉ L'assistant(e) administratif(ve) doit respecter les politiques, procédures et directives établies par la direction. La personne titulaire du poste :
- N'est pas autorisée à engager des dépenses ou à prendre des engagements financiers sans autorisation.
- Ne peut approuver ou effectuer des paiements aux fournisseurs sans approbation préalable.
- Ne peut modifier les prix de vente ou les conditions commerciales sans autorisation.
- Doit signaler immédiatement toute anomalie, erreur ou situation inhabituelle à son supérieur immédiat.
- Doit préserver la confidentialité des informations financières, commerciales et opérationnelles de l'entreprise. 4. QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
- Formation en administration ou expérience équivalente.
- Expérience pertinente dans un poste administratif.
- Bonne connaissance de Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.
- Bonne maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
- Capacité à communiquer avec des fournisseurs internationaux.
- Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.
- Aptitude à travailler avec précision et à respecter les échéanciers.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. 5. QUALITÉS PERSONNELLES
- Honnêteté et intégrité.
- Rigueur et souci du détail.
- Sens de l'organisation.
- Autonomie et initiative.
- Ponctualité et assiduité.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe et attitude professionnelle.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique. 6. INDICATEURS DE PERFORMANCE Le rendement de l'employé sera notamment évalué selon les critères suivants :
- Exactitude des commandes et des données saisies.
- Respect des délais et des échéanciers.
- Qualité du suivi des dossiers clients et fournisseurs.
- Rapidité de traitement des demandes administratives.
- Exactitude et organisation des documents.
- Qualité de la communication avec les différents départements.
- Respect des procédures et directives de la direction. Rémunération : 19,00$ à 22,00$ par heure Heures prévues : 40.0 par semaine Lieu du poste : En présentiel

📌 Assistant(e) administratif(ve)
🏢 Importations Travaglini
📍 St-Léonard