L’adjointe administrative joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des activités quotidiennes du bureau. Elle assure la coordination des tâches administratives, la gestion des fournitures et des équipements, le suivi des demandes informatiques ainsi que le soutien logistique aux différents départements. Elle veille à maintenir un environnement de travail organisé, fonctionnel et professionnel, tout en assurant un service efficace auprès des employés et des partenaires externes. Principales responsabilités1. Gestion administrative quotidienne
- Réceptionner, trier et traiter quotidiennement le courrier et les courriels entrants, en priorisant ces activités en début de journée.
- Dater le courrier reçu et l'acheminer rapidement aux départements concernés.
- Assurer le suivi des demandes administratives et des besoins urgents du bureau.
- Répondre aux demandes des employés et assurer leur acheminement aux personnes responsables.
- Effectuer divers suivis administratifs afin de soutenir les opérations quotidiennes. 2. Gestion des fournitures et des équipements
- Effectuer les commandes hebdomadaires de fournitures de bureau et de produits essentiels (café, boissons, papeterie, papier hygiénique, sacs à poubelle, etc.).
- Gérer les commandes auprès des fournisseurs, notamment Amazon et Bureau en Gros.
- Assurer le suivi des commandes, des livraisons et des besoins en approvisionnement.
- Coordonner l'achat et le remplacement des équipements informatiques et accessoires (écrans, souris, claviers, etc.).
- Organiser le recyclage des appareils électroniques désuets, au besoin.
- Veiller à la disponibilité des fournitures nécessaires au bon fonctionnement du bureau. 3. Coordination et suivi des demandes informatiques (IT)
- Consulter régulièrement les tickets informatiques dans la plateforme désignée.
- Assurer le suivi de l'avancement des demandes et de la résolution des problèmes.
- Identifier les demandes urgentes et effectuer les suivis nécessaires auprès des intervenants concernés.
- Veiller à la bonne compréhension et à l'application de la procédure de demandes informatiques (personne-ressource, délais et plateforme à utiliser).




- Coordonner les besoins informatiques liés à l'arrivée et au départ des employés, notamment la préparation, la remise et la récupération des équipements ainsi que les demandes d'accès. 4. Soutien administratif, facturation et comptes de dépenses
- Assurer le suivi de la facturation dans la plateforme Ariba pour le client Rio.
- Effectuer le traitement et le suivi des comptes de dépenses de Chantal.
- Vérifier les documents et les pièces justificatives nécessaires au traitement des demandes.
- Effectuer les suivis auprès des personnes concernées afin d'assurer le respect des échéanciers.
- Soutenir les activités administratives des différents départements, selon les besoins. 5. Coordination des événements, comités et déplacements
- Assurer le suivi des tâches administratives et des réservations liées aux différents comités.
- Effectuer les réservations nécessaires à l'organisation de réunions et d'événements.
- Coordonner les réservations d'hébergement dans le cadre des déplacements professionnels.
- Assurer les suivis logistiques auprès des fournisseurs et des intervenants concernés.
- Collaborer à la bonne organisation des activités internes. 6. Coordination des demandes de marketing
- Coordonner les demandes administratives liées au marketing avec Ebner.
- Assurer le suivi des commandes de cartes professionnelles.
- Faciliter les échanges entre les équipes internes et les partenaires externes pour répondre aux besoins en matériel promotionnel et corporatif. 7. Entretien et organisation des espaces de travail
- Veiller à la propreté, à l'organisation et au bon fonctionnement des espaces communs, particulièrement la cuisine.
- Assurer le suivi des besoins d'entretien et de réapprovisionnement de la cuisine.
- Coordonner les interventions d'entretien ponctuelles, notamment le nettoyage des tapis.




- Signaler les problèmes liés aux installations et coordonner les interventions nécessaires.
- Contribuer au maintien d'un environnement de travail accueillant, propre et fonctionnel. Qualifications et compétences recherchées Formation et expérience
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Expérience pertinente dans un poste de soutien administratif, de coordination de bureau ou dans une fonction similaire.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et Teams).
- Aisance avec les plateformes de gestion des demandes, des commandes et de la facturation.
- Bonne maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, selon les besoins du poste. Compétences et aptitudes
- Excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Autonomie, débrouillardise et esprit d'initiative.
- Rigueur et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle interne.
- Capacité à effectuer des suivis rigoureux et à respecter les échéanciers.
- Discrétion et professionnalisme dans le traitement des informations.
- Esprit d'équipe, polyvalence et facilité d'adaptation. Objectifs du poste
- Assurer un traitement rapide et efficace des demandes administratives quotidiennes.
- Garantir la disponibilité des fournitures et des équipements nécessaires aux opérations.
- Favoriser une résolution efficace des demandes informatiques grâce à des suivis structurés.
- Maintenir une coordination fluide entre les départements et les fournisseurs externes.
- Contribuer à un environnement de bureau agréable, organisé et fonctionnel.
- Améliorer continuellement les processus administratifs afin d'optimiser l'efficacité des opérations. Rémunération : à partir de 23,00$ par heure Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages:
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Stationnement sur place Lieu du poste : En présentiel

📌 Réceptionniste / Adjoint(e) administrative (St-Laurent)
🏢 GNA alutech
📍 St-Laurent