Poste : coordonnateur(trice) de bureau
Lieu de travail : Montréal, QC
Type de poste : temps plein

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) de bureau très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir les activités quotidiennes d’un bureau à Montréal. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, d’accueil et de coordination aux employés, à la direction, aux clients et au conseil d’administration.

De solides compétences en communication, une maîtrise de Microsoft Office, en particulier d’Excel, et la capacité de traiter les renseignements confidentiels avec discrétion sont essentielles.

Réception et accueil

- Veiller à ce que l’aire d’accueil soit propre, bien organisée et accueillante.
- Fournir des renseignements généraux et une aide administrative aux employés et aux visiteurs.
- Soutien administratif et de bureau
- Tenir à jour les listes de contacts de l’entreprise, les dossiers et les fichiers administratifs.
- Coordonner le renouvellement des polices d’assurance liées aux véhicules et aux locaux.
- Aider à l’administration générale du bureau, au classement, à la gestion des documents et à d’autres tâches administratives.

Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses à l’aide de Microsoft Excel.

- Vérifier que les rapports de dépenses sont complets, exacts et accompagnés des pièces justificatives appropriées.
- Aider le service de la comptabilité à la saisie de données, à la mise à jour des feuilles de calcul et aux tâches administratives.
- Tenir à jour le calendrier du bureau et tenir les employés informés des réunions, événements et dates importantes à venir.
- Soutien au conseil d’administration et au secrétaire général
- Tenir à jour et protéger les dossiers confidentiels du conseil d’administration et les documents de l’entreprise.
- Préparer et diffuser la correspondance générale au nom du conseil d’administration.
- Coordonner les avis de convocation aux réunions du conseil d’administration conformément aux règlements administratifs de l’entreprise.
- Préparer les dossiers des réunions du conseil d’administration et organiser les documents d’appui.
- Aider à la préparation, à la rédaction et à la finalisation des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, y compris les détails de la réunion, la liste des présents, les points à l’ordre du jour, les discussions, les rapports, les motions, les résolutions et les résultats des votes.




- Coordonner l’examen et l’approbation des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.
- Tenir à jour des dossiers organisés des réunions du conseil d’administration, des résolutions et des autres documents de l’entreprise.

Expérience antérieure dans un poste administratif, de coordination de bureau ou similaire.

- Bonne maîtrise de Microsoft Excel, notamment pour la création et la gestion de feuilles de calcul, l’utilisation de formules de base, le tri et le filtrage de données, ainsi que la préparation de rapports de dépenses.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Outlook, PowerPoint et Excel.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français.
- Aisance avec les chiffres et capacité à effectuer des tâches administratives et comptables de base.

Autre exigence linguistique : anglais
- Si vous êtes un professionnel de l’administration organisé, débrouillard et proactif qui aime soutenir la direction, coordonner les activités du bureau et traiter des renseignements confidentiels, nous vous encourageons à poser votre candidature dès aujourd’hui.

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Position: Office Coordinator
Job Type: Full-time

We are seeking a highly organized and detail-oriented Office Coordinator to support the day-to-day operations of an office in Montreal. This position provides administrative, reception, and coordination support to employees, management, clients, and the Board of Directors.

Strong communication skills, proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, and the ability to handle confidential information with discretion are essential.

Reception & Front Desk Operations

- Answer incoming telephone calls, direct calls to the appropriate individuals, and take and distribute messages.
- Maintain a clean, organized,



and welcoming reception area.
- Provide general information and administrative assistance to employees and visitors.
- Administrative & Office Support
- Draft, format, proofread, and prepare business correspondence, letters, reports, and other documents.
- Assist with preparing presentations and meeting materials.
- Maintain and update corporate contact lists, records, and administrative files.
- Coordinate the renewal of vehicle and office-related insurance policies.
- Assist with general office administration, filing, document management, and other administrative tasks.

Prepare and maintain expense reports using Microsoft Excel.

- Verify that expense reports are complete, accurate, and supported by appropriate documentation.
- Assist the accounting department with data entry, spreadsheet updates, and administrative tasks.
- Scheduling, Calendars & Travel Coordination
- Maintain the office calendar and keep employees informed of upcoming meetings, events, and important dates.
- Schedule and coordinate internal and external meetings, including invitations, room reservations, and preparation of materials.
- Arrange business travel, including transportation, accommodations, and itineraries.
- Board of Directors & Corporate Secretary Support
- Maintain and safeguard confidential Board of Directors records and corporate documents.
- Maintain organized records of Board meetings, resolutions, and other corporate documents.

Previous experience in an administrative, office coordination, or similar role.

- Good working knowledge of Microsoft Excel, including creating and maintaining spreadsheets, using basic formulas, sorting and filtering data, and preparing expense reports.
- Proficiency in Microsoft Office, including Word, Outlook, PowerPoint, and Excel.
- Excellent written and verbal communication skills in French.
- Comfortable working with numbers and handling basic administrative accounting tasks.

Other Language Requirement: English

- Reasons for Language Requirement: Communication with clients
- This opportunity offers a competitive annual salary of up to $63,000 and the chance to contribute to the smooth day-to-day operations of a professional office environment.

If you are an organized, resourceful, and proactive administrative professional who enjoys supporting management, coordinating office activities, and handling confidential information, we encourage you to apply today.

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