Sous l'autorité de la direction, la technicienne en administration assume un rôle clé dans le soutien administratif, financier et opérationnel de l'organisation. Elle est responsable du suivi rigoureux du cycle comptable, notamment de la facturation, des comptes payables et recevables, des conciliations, du suivi budgétaire et des flux de trésorerie.

Elle assure également la gestion des processus d'approvisionnement, le suivi des fournisseurs et des inventaires, ainsi que le contrôle administratif et financier des dossiers liés aux clés et aux cautions.

Autonome et rigoureuse, elle contribue à l'optimisation des processus administratifs, à la fiabilité des données financières et à l'amélioration des outils de gestion du département.

Responsabilités principales

1. Gestion financière et comptable

- Effectuer le suivi budgétaire régulier et collaborer à la préparation des prévisions budgétaires avec la direction.
- Réaliser les conciliations bancaires et assurer le suivi des flux de trésorerie.
- Prendre en charge le traitement des factures et le suivi des comptes payables.
- Assurer le suivi des comptes recevables et des comptes clients.
- Émettre les factures et effectuer les relances financières pour les comptes en retard.
- Préparer les fins de mois financières et rassembler les pièces justificatives requises pour la comptabilité.
- Effectuer les dépôts d'argent et de chèques.
- Assurer le contrôle et le rapprochement des paiements dans CASA.
- Vérifier la conformité des données entre CASA et les fichiers Excel.
- Effectuer le suivi financier des locations,



notamment la facturation de l'École Internationale de Français.
- Assurer le suivi rigoureux des données financières liées aux cautions et aux départs.
- Effectuer les prévisions des sommes nécessaires aux départs.

2. Gestion des clés, des cautions et des accès

- Assurer la gestion rigoureuse et la mise à jour du registre des clés.
- Effectuer le contrôle des données relatives aux clés et aux cautions.
- Assurer la conciliation du compte de clés.
- Inscrire et contrôler les cautions dans les fichiers Excel et dans CASA.
- Effectuer le contrôle des écarts entre les données opérationnelles et financières.
- Assurer le suivi des dates d'expiration des cartes d'accès.
- Effectuer le suivi des renouvellements des cartes d'accès sécurisées.
- Collaborer avec les équipes concernées afin d'assurer l'intégrité des données relatives aux clés, aux cautions et aux accès.

3. Approvisionnement, inventaires et logistique

- Gérer le processus d'achat, de la cueillette des besoins internes jusqu'à l'émission des bons de commande.
- Préparer et effectuer les commandes de papeterie et de fournitures nécessaires aux opérations.
- Assurer le suivi des fournisseurs.
- Effectuer le suivi des livraisons et des commandes.
- Contrôler les inventaires de fournitures, de matériel et d'équipements nécessaires aux opérations.
- Effectuer les réapprovisionnements requis.
- Assurer la mise à jour des données d'inventaire.
- Assurer le suivi administratif du matériel et des équipements.

4. Soutien administratif et optimisation des processus

- Assurer le classement numérique et physique des dossiers financiers et administratifs.
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📌 Technicien(ne) en administration (Trois-Rivieres)
🏢 University of Quebec
📍 Trois-Rivieres