Sous la responsabilité de la Cheffe de service, ressources financières, le spécialiste en procédés administratifs - volet hébergement assure la coordination et la gestion des activités administratives liées aux différents services d'hébergement offerts par l'organisme ainsi qu'aux événements spéciaux. Il ou elle est responsable de l'administration des contrats, de la facturation, du suivi des encaissements et du soutien aux partenaires internes et externes, dans une perspective d'efficacité opérationnelle et de qualité de service.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion des contrats

- Rédiger, gérer et assurer le renouvellement des contrats d’hébergement pour les communautés religieuses ainsi que pour les partenaires externes.
- Veiller au respect des clauses contractuelles et des engagements financiers convenus.

Gestion des réservations

- Recevoir et traiter les demandes de réservation d’hébergement, tout en validant avec les équipes internes les services requis et les besoins des clients.
- Assurer un suivi rigoureux des disponibilités et des besoins spécifiques de la clientèle.
- Maintenir à jour la gestion des espaces locatifs et optimiser leur disponibilité.

Gestion des comptes recevables

- Assurer la gestion complète des comptes recevables, incluant la facturation, le suivi des paiements et le recouvrement des créances.
- Préparer et transmettre les factures conformément aux grilles tarifaires établies, en veillant à l’exactitude des informations facturées.
- Effectuer le suivi des paiements, assurer les relances auprès des clients en défaut de paiement et contribuer à la résolution des litiges, au besoin.

Rapports financiers

- Préparer des rapports financiers périodiques relatifs aux activités d’hébergement, incluant les revenus générés et les dépenses associées.
- Participer à l’élaboration et au suivi du budget annuel des services d’hébergement.

Collaboration et communication





- Collaborer étroitement avec les différents secteurs d’activités de l’établissement ainsi qu’avec les communautés religieuses afin de répondre efficacement aux besoins des usagers.
- Maintenir une communication professionnelle et efficace avec les responsables des communautés et les accompagnateurs afin d’assurer une expérience client positive.

Gestion administrative

- Assurer la mise à jour et la tenue des dossiers administratifs, financiers et contractuels liés aux activités d’hébergement.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels afin d’optimiser l’efficacité et la qualité des services offerts.

EXIGENCES DU POSTE

Formation académique

- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou universitaires en administration, comptabilité, finance, gestion, ou dans tout autre domaine pertinent.

Compétences techniques

- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite.
- Connaissance du logiciel HOPEM (Atout)
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel (Atout)

Profil de compétences recherchées

- Expérience préalable dans un rôle administratif ou financier, de préférence dans le secteur à but non lucratif ou du secteur de la santé.
- Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéanciers.
- Capacité à communiquer avec tact, professionnalisme et courtoisie auprès d’une clientèle diversifié.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des renseignements traités.
- Disponibilité pour effectuer des déplacements occasionnels entre les différents établissements de l’organisation.

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages :

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Indemnité kilométrique
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- RVER
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Spécialiste en procédé administratif volet hébergement (Montreal)
🏢 Carrefour Providence
📍 Montreal