Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Sommaire du poste :Sous la direction du directeur, Engagement mondial, le titulaire du poste fournit un soutien administratif et logistique aux activités de l'unité. Il soutient la planification et la tenue d'événements, de visites de délégations internationales et de conférences; offre un soutien administratif quotidien au directeur et aux directeurs associés (gestion de l'agenda, des déplacements et des demandes de remboursement de dépenses); appuie les communications et la gestion du contenu numérique; administre les formulaires en ligne et la boîte courriel partagée; et participe à l'administration des programmes de financement international.
Principales

responsabilités:
Soutien aux événements et aux délégations internationales (40 %)Coordonner la logistique des événements, des conférences, des ateliers et des visites de délégations internationales organisés par les Relations internationales.
Contribuer à la coordination de l'accueil des délégations, notamment la réservation des salles et des lieux, les services de traiteur, l'accueil, les déplacements, les dossiers d'information et la logistique sur le campus.
Contribuer aux événements et aux activités de mobilisation, notamment les démarches auprès des personnes conférencières, les listes d'invités, les invitations, les processus d'inscription en ligne et le matériel d'événement.




Soutenir les communications liées aux événements et aux initiatives spéciales, notamment les ressources numériques, le matériel promotionnel, les dossiers d'information, ainsi que les rapports et le suivi après l'événement.
Offrir un soutien sur place lors des événements : accueil et inscription des personnes participantes, coordination, dépannage et services d'accueil.
Soutenir la préparation des dossiers d'information (notes biographiques, programmes, listes de participation et documents d'appui), en communiquant les échéances et en veillant à ce que les contenus soient colligés dans les délais prévus.
Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes afin de garantir le bon déroulement des événements et le respect des échéanciers.
Réaliser les activités de suivi après les événements : diffusion de sondages, relevé des présences, production de rapports et gestion des dossiers.
Traiter les dépenses liées aux événements et les remboursements aux personnes invitées, et en faire le rapprochement, conformément aux politiques et procédures de l'Université.
Assurer la tenue du classement, des dossiers et des systèmes de fichiers, des dossiers d'événements, des bases de données de contacts et de la documentation à des fins de consultation et de reddition de comptes, y compris la révision, l'archivage et la gestion de notre système de classement SharePoint.
Soutien administratif et opérationnel (20 %)Gérer le calendrier de la direction,



planifier les réunions, coordonner les rendez-vous et assurer la liaison avec le personnel administratif de direction de l'Université et des organisations partenaires externes.
Coordonner les déplacements de la direction au Canada et à l'étranger : inscription aux conférences, transport, hébergement, itinéraires et documents requis.
Coordonner la signature et la distribution des documents numériques.
Préparer et soumettre les comptes de dépenses de la direction et les documents financiers connexes, conformément aux politiques et procédures de l'Université.
Organiser les réunions internes, préparer les ordres du jour et les documents, prévoir les services de traiteur et rédiger les comptes rendus au besoin.
Offrir un soutien administratif aux directions adjointes selon les besoins : planification des déplacements, traitement des dépenses et coordination des réunions.
Soutenir les activités d'approvisionnement, d'achat et de traitement des factures au besoin.
Soutien aux communications et au contenu numérique (20 %)Contribuer à la promotion des programmes, des possibilités, des événements et des initiatives à l'international par les médias sociaux, les sites Web, les infolettres et d'autres canaux de communication.
Planifier et publier le contenu approuvé sur les plateformes de communication désignées.
Coordonner la collecte de récits, de témoignages, de photos et de contenus auprès du corps professoral, de la population étudiante, des partenaires et d'autres parties prenantes.
Organiser et tenir à jour les ressources numériques : photos, modèles, présentations, publications et matériel de communication.
Soutenir le processus de révision et d'approbation du matériel de communication en coordonnant la rétroactio

📌 Coordonnateur·trice administratif·ve (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal