Assistant Corporate Secretary (apply by November 7th) We are committed to delivering Canada to the world, and we want you to join us on this mission The Canadian Commercial Corporation is Canada’s only government to government contracting agency. For over 75 years, governments around the world have entrusted us to reliably deliver made-in Canada solutions and projects of national importance. Through our international contracting expertise, we simplify and expedite acquisitions from Canadian suppliers across sectors including aerospace, defense and security, information and communications technology, cleantech and energy, and public infrastructure. If you want to support Canadian businesses to build successful commercial relationships with governments around the world, CCC could be your next career move. Reporting to the Vice-President Legal Services, General Counsel and Corporate Secretary, the Assistant Corporate Secretary plays a key role in providing support to the Board of Directors for the day-to-day and recurring operations and the provision of advisory, and governance expertise to the Corporate Secretary, the Senior Management Committee (SMC), and the Board of Directors and its committees. The Assistant Corporate Secretary supports the planning and management of the governance function, maintains strong relationships across CCC, and with various central agencies of government, with regard to corporate governance of CCC. What you’ll be doing
- Responsible to deliver governance advice necessary to the proper conduct and discharge of the Board of Directors’ fiduciary obligations owed to the Corporation
- Provides strategic guidance to the Corporation, SMC and the Corporate Secretary on governance related matters including in the preparation of and conduct of Board of Directors’ and committee meetings
- Draft and present legal interpretation of Crown Corporation governance obligations under the *Financial Administration Act
* , the *CCC Act
* , and By-Law No. 1 of the Corporation to the Board of Directors, SMC and the Corporate Secretary.
- Reviews and updates governance-related documents, including Terms of Reference, workplans and relevant corporate policies to ensure compliance with legislation, Treasury Board Secretariat guidance and best practices, presenting to the Board of Directors for review and approval.
- Prepares meeting agendas according to Terms of Reference, workplans and action items and presents for approval of senior management and Board and Committee Chairs.
- Attends Board and Committee meetings as recording secretary and maintains corporate record of decisions and discussions, including drafting of all Board resolutions, minutes, and attendance documents and forward planning for action lists and implementation of Board decisions.
- Assists in the collection, review and quality assurance for all materials presented to the Board by Management, including strategic advice and quality checks to ensure Board information needs for decision-making are met; and ensures appropriate access through Board portal to provide access to materials.
- Maintains documents, profiles and matrixes to support Board succession planning and recruitment through central agencies, as well as appointment processes for Board Committee assignments and record of membership.
- Prepares documentation for external stakeholders (Global Affairs Canada, news releases), to ensure appropriate messaging and flag disclosure issues, and arranges orientation sessions and continuing education programs to ensure appropriate information is shared by all Board members.
- Anticipates and addresses CCC’s corporate governance needs to stay current with emerging trends and best practices in the area of corporate governance. What you’ll bring to CCC
- Completion of a bachelor's degree in finance, accounting, business administration, law or other related field;
- Consideration will be given to candidates with Admission to the Law Society of Ontario and are in good standing, or a relevant certification (e.g. Governance Professional of Canada
- GPC.
D)
- Minimum of 3 years’ experience working in Corporate governance or federal public service/Crown corporations;
- Knowledge of Board governance and related practices,



processes, policies, and procedures
- Knowledge of MS365, as well as the broader CCC, its internal departments, and business lines
- Knowledge of office productivity software and databases, discipline-specific software (e.g. Diligent Board Books), enterprise software, and technology devices What we will offer you
- Competitive & transparent compensation package
- Comprehensive benefit program
- Defined-benefit pension plan
- Employee and Family Assistance Program (EFAP)
- In-house learning and development opportunities
- Health and Wellness Allowances
- Career Growth Opportunities
- Free onsite fitness center Check out Life at CCC for more Employee must be able to work in a hybrid work setting in Ottawa, ON. *CCC promotes a workplace that celebrates diversity and inclusion. CCC is also committed to employment equity and encourages applications from women, Indigenous people, persons with disabilities, and members of visible minorities. Please advise us of any accommodation requirements during the selection process.
* --------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Secrétaire général adjoint (Veuillez soumettre votre candidature au plus tard le 7 novembre) Nous sommes déterminés à faire connaître le Canada au monde entier et nous souhaitons que vous vous joigniez à nous dans cette mission. La Corporation commerciale canadienne est la seule agence de passation de marchés de gouvernement à gouvernement au Canada. Depuis plus de 75 ans, des gouvernements du monde entier nous font confiance pour leur fournir des solutions et des projets d'importance nationale fabriqués au Canada. Grâce à notre expertise en matière de contrats internationaux, nous simplifions et accélérons les acquisitions auprès de fournisseurs canadiens dans des secteurs tels que l'aérospatiale, la défense et la sécurité, les technologies de l'information et des communications, les technologies propres et l'énergie, ainsi que les infrastructures publiques. Si vous souhaitez aider les entreprises canadiennes à établir des relations commerciales fructueuses avec les gouvernements du monde entier, la CCC pourrait être votre prochaine étape professionnelle. Relevant du vice-président, Services juridiques, de l’avocat général et du secrétaire de la Corporation, le secrétaire général adjoint joue un rôle clé en fournissant un soutien au conseil d’administration dans les activités quotidiennes et récurrentes, et en fournissant des conseils et une expertise en gouvernance au secrétaire de la Corporation, au Comité de la haute direction ainsi qu’au conseil d’administration et à ses comités. Le secrétaire général adjoint soutient la planification et la gestion de la fonction de gouvernance, et entretient des relations solides au sein de la Corporation commerciale canadienne (CCC) et avec divers organismes centraux du gouvernement en ce qui concerne sa gouvernance organisationnelle. Ce que vous ferez
- Fournir les conseils de gouvernance nécessaires à la bonne conduite et à l’exécution des obligations fiduciaires du conseil d’administration envers la Corporation.
- Fournir des conseils stratégiques à la Corporation, au Comité de la haute direction et au secrétaire de la Corporation sur les questions liées à la gouvernance, y compris pour la préparation et la tenue des réunions du conseil d’administration et des comités.
- Rédiger l’interprétation juridique des obligations de gouvernance des sociétés d’État en vertu de la *Loi sur la gestion des finances publiques
* , de la *Loi sur la CCC
* et du règlement administratif no 1 de la Corporation, et la présenter au conseil d’administration, au Comité de la haute direction et au secrétaire de la Corporation.




- Examiner et mettre à jour les documents liés à la gouvernance, y compris le mandat, les plans de travail et les politiques d’entreprise pertinentes, afin d’assurer la conformité aux lois, aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et aux pratiques exemplaires, et présenter ces documents au conseil d’administration pour qu’il les examine et les approuve.
- Préparer les ordres du jour des réunions selon le mandat, les plans de travail et les mesures à prendre, et les soumettre à l’approbation de la haute direction et des présidents du conseil d’administration et des comités.
- Assister aux réunions du conseil d’administration et des comités en tant que secrétaire de séance et tenir les comptes rendus organisationnels des décisions et des discussions, ce qui comprend la rédaction de l’ensemble des résolutions, procès-verbaux et documents de présence du conseil d’administration, ainsi que la planification anticipée des listes des mesures à prendre et la mise en œuvre des décisions du conseil d’administration.
- Aider à la collecte, à l’examen et à l’assurance de la qualité de tous les documents présentés au conseil d’administration par la direction, y compris les conseils stratégiques et les vérifications de la qualité, afin que les besoins en information du conseil d’administration pour la prise de décisions soient satisfaits; assurer un accès approprié aux documents par l’intermédiaire du portail du conseil d’administration.
- Tenir à jour des documents, des profils et des matrices pour soutenir la planification de la relève du conseil d’administration et le recrutement par les organismes centraux, ainsi que les processus de nomination pour les affectations aux comités et au conseil d’administration et la composition actuelle et passée de ceux-ci.
- Préparer les documents pour les parties prenantes externes (Affaires mondiales Canada, communiqués de presse) pour veiller à ce que les messages soient appropriés et signaler les enjeux liés à la divulgation, et organiser des séances d’orientation et des programmes de formation continue pour veiller à ce que tous les membres du conseil d’administration disposent de l’information appropriée.
- Anticiper et traiter les besoins de la CCC en matière de gouvernance organisationnelle afin qu’elle soit informée des nouvelles tendances et des pratiques exemplaires dans ce domaine. Ce que vous apportez à la CCC
- Baccalauréat en finance, en comptabilité, en administration des affaires, en droit ou dans un domaine connexe.
- La candidature des personnes qui sont membres en règle du Barreau de l’Ontario ou qui ont une attestation pertinente (p. ex., Governance Professional of Canada – GPC.
D) sera prise en compte.
- Minimum de 3 années d’expérience professionnelle en gouvernance organisationnelle ou dans la fonction publique fédérale ou une société d’État.
- Connaissance de la gouvernance du conseil d’administration et des pratiques, processus, politiques et procédures connexes.
- Connaissance de Microsoft 365 ainsi que de la CCC dans son ensemble, de ses services internes et de ses secteurs d’activité.
- Connaissance des logiciels de productivité bureautique et des bases de données, des logiciels propres au domaine (p. ex. Diligent Board Books), des logiciels d’entreprise et des appareils technologiques Ce que nous vous offrons
- Une rémunération globale concurrentielle & compétitif
- Programme complet d'avantages sociaux
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Programme d'aide aux employés et aux familles (EFAP)
- Possibilités d'apprentissage et de développement en interne
- Allocation de santé et de bien-être
- Possibilités d'évolution de carrière
- Centre de fitness gratuit sur place *Visitez la vie a la CCC pour en savoir plus* *La CCC favorise un milieu de travail qui célèbre la diversité et l'inclusion. La CCC s'engage également à respecter l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de femmes, d'autochtones, de personnes handicapées et de membres de minorités visibles. Veuillez nous informer de toute adaptation requise au cours du processus de sélection.*

📌 Assistant Corporate Secretary (Ottawa)
🏢 Canadian Commercial Corporation | Corporation commerciale canadienne
📍 Ottawa