Équipe - Descriptionsommaire de la fonction

Sous l’autorité de l’adjointe au Directeur, Ressourceshumaines, volet recherche, et sous la supervision immédiate de la responsabledes affaires académiques, la personne titulaire du poste assure le soutienadministratif lié à la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants et desstagiaires du Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine. Elle assurenotamment la réception et le traitement des demandes, la collecte et lavalidation des documents requis, la saisie et la mise à jour des informationsdans les différents systèmes ainsi que les suivis administratifs qui endécoulent.

Elle maîtrise les différentes étapes liées àl’ouverture, à la modification et à la fermeture des dossiers et collaboreétroitement avec les membres de l’équipe des ressources humaines de laDirection du Centre de recherche, l’équipe de gestion des dossiers de laDirection des ressources humaines et le service de la paie du CHUSainte-Justine. Dans le cadre de ses responsabilités, elle est appelée àprendre en charge certains dossiers de façon autonome, à agir commepersonne-ressource auprès de la communauté étudiante et à participer activementaux activités et événements du Bureau des affaires académiques.

Responsabilités

Gestion de dossiers

- Gérerle processus d'enregistrement des nouveaux étudiants et stagiaires :réception des demandes, transmission des documents à compléter et réception desdocuments requis pour l’ouverture du dossier ;
- Fairedes rencontres d’accueil des nouveaux étudiants ;
- Assurerla continuité des services lors d’absences ponctuelles de la responsable desaffaires académiques
- Procéderà l’ouverture des dossiers aux ressources humaines (Carte d’accès, code réseau,adresse courriel institutionnels, Quanum, etc.) ;
- Assurerun suivi de la validité des documents (permis d’études ou de travail, NAS,etc.);




- Entretenirla base de données FRQ des étudiants afin de présenter des données cohérenteset à jour lors de la transmission des données officielles du FRQS en juillet dechaque année ;
- Fairele suivi des fins de bourses externes et des versements aux étudiants etassurer l’application de la politique de rémunération minimale ;
- Gérerles demandes de changements de versements de bourses des chercheurs auxétudiants;
- Assurerla fermeture de dossier lors du départ de l'étudiant. Acheminer la listepériodique des départs aux différents intervenants concernés;
- Coordonneret assurer un suivi pour l’obtention des preuves d’inscription trimestrielledes étudiants dans les délais prévus et faire le lien avec son gestionnairepour les candidats qui ne sont plus inscrits;
- Assurerun suivi de la répartition des bourses internes incluant le tableau des boursiers;
- Effectuerdes changements d’adresses.

Immigration et candidats internationaux

- Effectuer les démarchesadministratives relevant de l’employeur dans le portail web de l’IRCC ettransmettre aux candidats l’information nécessaire à la soumission de leurdemande de permis de travail;
- Orienterles personnes candidates vers les ressources appropriées pour toute questiond’immigration nécessitant une interprétation ou un conseil spécialisé.

Soutien à la communauté étudiante

- Agir comme personne-ressource de première ligneauprès des étudiantes et étudiants et des stagiaires pour les questionsrelevant de son champ de responsabilités;
- Répondre aux demandes, accompagner les personnesdans leurs démarches administratives et les orienter vers les ressourcesappropriées, au besoin;

Évènements

- Participeractivement, en collaboration avec la responsable aux affaires académiques, àl’organisation et au déroulement des différents événements en lien avec lesaffaires académiques (congrès, portes ouvertes, salons d’emplois, etc.);
- Pourraitavoir besoin de travailler en dehors des heures régulières de façon sporadique.

📌 Technicien(ne) en administratif(ive)-Secteur ressources humaines(Remplacement)
🏢 CHU Sainte-Justine
📍 Montreal